Vous le savez peut-être déjà, toutes les entreprises ayant des factures destinées au secteur public doivent le faire via une facture électronique. Ce type de facture, bien distinct des simples numérisations de documents papier, devrait être imposé aux autres types d’entreprises entre le 1er juillet 2024 et le 1er janvier 2026. Voyons ensemble en quoi elles consistent et ce que cela implique pour la sphère économique du pays à l’avenir.
Sommaire
Cet article a été initialement diffusé sur le groupe Facebook Compta Pour Les Professions Libérales, réseau d'entraide des praticiens libéraux dans leur comptabilité.
Les factures électroniques, qu’est-ce que c’est ?
Une facture électronique est un format de facture lisible aussi bien par vos clients ou patients que pour les machines. Elle doit comporter une structure technique particulière qui fait qu’elle pourra être analysée automatiquement par des logiciels spécialisés.
Ces logiciels deviendront une part importante de la vie de toutes les entreprises puisque toutes les factures émises ou reçues devront passer par leur biais. Il convient de préciser qu’une facture électronique restera une facture avant tout et devra garder toutes les mentions obligatoires des factures classiques existant aujourd’hui.
⚠️ Une facture papier numérisée est donc bien différente d’une facture électronique. Dans ce cas, on parle plutôt de facture dématérialisée.
Enjeux
Les objectifs majeurs du gouvernement avec la mise en place de la facture électronique sont les suivants :
- Simplifier la vie des entreprises
Avec la facture électronique, une seule et même plateforme gèrera toute leur facturation. Plus besoin du casse tête administratif de savoir comment conserver ses factures, si elles ont valeur probante ou, pour ceux adeptes du papier, où et comment les stocker. De plus, l’objectif à terme est de simplifier les obligations déclaratives de TVA en préremplissant les déclarations. Une nouvelle simplification bienvenue !
- Renforcer leur compétitivité
Avec l’allègement de la charge administrative, la diminution des délais de paiement et aux gains de productivité liés à la dématérialisation, le gouvernement estime un gain pour l’économie d’au moins 4,5 milliards d’euros. A savoir : une facture électronique coûte moins cher qu’un timbre poste alors qu’une facture papier peut revenir jusqu’à 10 euros tous coûts confondus.
- Améliorer la détection de la fraude
La cour des comptes a évalué à 25 milliards d’euros le coût de la fraude fiscale (particuliers et entreprises confondues) et certaines sources l’évaluent même à 100 milliards. C’est donc une somme non négligeable dont le gouvernement ne peut se passer et qui, de plus, rétablira la balance entre les fraudeurs et les entrepreneurs de bonne foi pour une concurrence plus loyale.
- Améliorer la connaissance en temps réel de l’activité des entreprises
Qui devra utiliser les factures électroniques ?
A terme, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront utiliser les factures électroniques. Mais cette application se fera progressivement et par taille d’entreprises, selon un calendrier bien précis.
Calendrier de la réforme
- A partir du 1er juillet 2024, toutes les entreprises assujetties devront être en mesure de recevoir les factures électroniques ;
- A cette même date, les grandes entreprises devront également les transmettre ;
- A compter du 1er janvier 2025, ce sont les entreprises de taille intermédiaire qui devront envoyer des factures électroniques
- Enfin, au 1er janvier 2026 toutes les entreprises, PME et micro-entreprises (aussi appelées auto-entreprises) comprises, devront faire partie du dispositif.
💡 Bien qu’ils soient généralement en franchise de base, les auto-entrepreneurs sont techniquement assujettis à la TVA. Ils devront donc s’équiper dès 2024 d’une solution pour recevoir (puis transmettre, en 2026) des factures électroniques des autres acteurs économiques du pays.
Les règles bientôt en application
Les formats de facture électronique
L’EDI pour Electronic Data Interchange est le principe qui consiste à échanger des documents d’ordinateur à ordinateur plutôt que de personne à personne. Cependant, la création de documents capable de répondre à cette contrainte peut prendre différents formats (EDIFACT, ANSI, TRADACOMS…) ayant chacun des normes et des versions différentes. Ces normes répondent généralement aux besoins de certaines industries, qui diffèrent d’une profession à une autre. De plus, ces fichiers étant purement informatiques, il n’existe parfois pas de pendant graphique à la facture et il faut faire appel à un « traducteur » pour qu’un humain puisse le lire.
Si, dans un premier temps, la numérisation classique des documents papiers sera acceptée, le gouvernement cherche à terme à ce que toutes les entreprises utilisent des factures au format structuré (comprendre lisible par une machine) ou mixte (également lisible par l’homme) pour atteindre les objectifs cités ci-dessus. Un standard de facture mixte existe déjà depuis 2017 : Factur-X, un standard franco-allemand.
L’archivage des factures électroniques
Pour que l’archivage de vos factures soit reconnu, elles doivent obtenir une valeur probante. Cette dernière doit répondre à trois principes : les documents doivent être authentifiés, intègres et intelligibles. Enfin, les factures électroniques doivent être conservées dans leur format original, soit le format dans lequel elles ont été émises.
Une fois archivées, les factures sont scellées et horodatées puis stockées dans un coffre-fort numérique, qui permet leur traçabilité et leur conservation. Seuls les prestataires agréés par le Cofrac le permettent. Indy en fait partie, alors faites nous confiance pour donner valeur probante à vos documents !
Les avantages de la facture électronique
Les avantages de la facture électronique sont nombreux :
- Le coût économique : comme présenté précédemment, une facture électronique coûte bien moins cher qu’une facture papier et améliorera la productivité des entreprises ;
- Le coût écologique : de la même manière, l’envoi d’une facture papier émet plus de gaz à effet de serre qu’une facture électronique. Cette réforme permettra donc un geste pour la planète ;
- Amélioration des délais de paiement : Le suivi des transactions sera facilité et vous pourrez ainsi être sûrs que votre facture sera bien reçue. Des innovations dans les moyens de paiement permettront à terme de rendre plus facile le règlement de vos factures. (soit, cela n’empêchera pas les mauvais payeurs de ne pas payer, mais les recours seront peut-être facilités).
- Sécurité et qualité : Lorsque toute la chaîne de facturation sera automatisée, les erreurs seront réduites et vous bénéficierez d’outils pour tout gérer de la création du devis à la facturation.
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