Le Grand Livre comptable des professions libérales

Les professionnels libéraux ont de nombreuses obligations comptables et doivent notamment tenir des documents comptables. Ils permettent de garder des traces de toutes les transactions en lien avec leur activité professionnelle. Voici les documents comptables obligatoires des professions libérales :

• Le Livre des recettes pour les micro-BNC,
• Le Livre-Journal pour les BNC,
• Le FEC si comptabilité informatisée.

Dans cet article, nous vous présentons le Grand Livre comptable des professions libérales et vous expliquons comment le tenir et comment le conserver.

Qu’est-ce que le Grand Livre comptable des professions libérales ?

Définition du Grand Livre comptable

Le Grand Livre est un document comptable qui regroupe l’ensemble des mouvements et transactions par comptes comptables. Il fait partie de la liasse fiscale, il est donc envoyé à l’administration fiscale accompagné d’autres documents comptables comme la déclaration 2035, les tableaux OG, la Balance, le Livre-Journal, le Fichier FEC, etc. lors de la clôture de l’exercice fiscal.

Version papier ou dématérialisée ?

Le Grand Livre comptable peut avoir la forme que vous souhaitez, à condition que les règles de contenu que nous allons vous énumérer ci-dessous soient respectées. Ainsi, votre Grand Livre peut prendre la forme d’un registre, d’un classeur, ou être totalement dématérialisé. Le Grand Livre comptable dématérialisé est bien sûr le plus courant aujourd’hui avec le succès de la comptabilité en ligne, car il est plus pratique à gérer et plus facile à produire. En se connectant au compte bancaire en temps réel, les logiciels ne loupent aucune donnée !

Le Grand Livre comptable est-il obligatoire ?

Le Grand Livre est obligatoire pour les professionnels au régime réel des Bénéfices Industriels et Commerciaux (BIC), mais la plupart des logiciels de comptabilité en ligne l’éditent également pour les professions libérales au régime BNC. Il permet de vérifier la bonne tenue de la comptabilité et de retrouver facilement une transaction en cas de contrôle. En revanche, le Grand Livre comptable des professions libéral n’est pas obligatoire pour les micro-BNC, qui eux ont pour obligation de remplir un livre des recettes.

À quoi ressemble le Grand Livre comptable ?

Le rôle du Grand Livre comptable

Concrètement, le Grand Livre se présente sous la forme d’un classement par comptes comptables, listant chronologiquement toutes les opérations. Le Grand Livre comptable présente donc l’ensemble des mouvements qui ont un impact sur un exercice comptable, ainsi que les soldes du compte au début de la période et à la fin de la période.

Les types de Grand Livre comptable

En plus du Grand Livre général, qui rassemble les données comptables, il existe deux types de Grand Livre auxiliaire qui s’intègrent dans le Grand Livre général :

• Le Grand Livre auxiliaire client, également nommé “collectif clients”, qui rassemble les comptes individuels des clients (numéro 411).
• Le Grand Livre auxiliaire fournisseur, également nommé “collectif fournisseurs”, qui rassemble les comptes individuels des fournisseurs (numéro 401).

Ces deux Grand Livre auxiliaires ne sont pas tenus par les professions libérales mais plutôt par les professionnels du commerce.

Comment remplir son Grand Livre comptable ?

Le Grand Livre se découpe donc en différents comptes comptables, avec leurs numéros et leurs noms, classés par ordre numérique.

À l’intérieur de chaque compte, il faut indiquer les opérations par date avec les informations suivantes :

• Numéro de compte
• Nom du compte
• Date de l’opération
• Libellé de l’opération
• Référence si besoin (pour les factures notamment, mais ce n’est pas obligatoire)
• Montant à indiquer en colonne débit ou en colonne crédit
• Journal de comptabilisation (banque, achats, ventes, opérations diverses, etc.)

Généralement, les informations suivent un ordre comptable défini, et les opérations apparaissent de manière chronologique. Par exemple, tous les frais de repas hors domicile seront à intégrer dans le compte numéro 625300, “Frais de repas hors domicile”, et toutes les immobilisations seront à mettre dans le compte 210000, “Immobilisations”.

💡 Il ne doit pas y avoir d’altération ni de blanc, car le Grand Livre comptable est un document comptable définitif.

Exemple d’un Grand Livre comptable

Le Grand Livre comptable se présente généralement sous cette forme :

Dans le Grand Livre, les opérations se regroupent par comptes et les comptes sont quant à eux classés par numéro d’après la nomenclature du Plan Comptable Général dont voici les classes principales :

• Classe 1 : Comptes de capitaux
• Classe 2 : Comptes d’immobilisations
• Classe 3 : Comptes de stocks et en-cours
• Classe 4 : Comptes de tiers
• Classe 5 : Comptes financiers
• Classe 6 : Comptes de charges
• Classe 7 : Comptes de produits
• Classe 8 : Comptes spéciaux
• Classe 9 : Comptabilité analytique

Vous êtes utilisateurs d’Indy ? Pour télécharger votre Grand Livre comptable, cliquez sur l’onglet « Documents » situé dans le menu de gauche. Allez ensuite sur « Grand Livre », cliquez sur « Visualiser », et enfin sur “Télécharger” en haut à droite.

Combien de temps faut-il conserver son Grand Livre ?

Vous devez conserver vos documents comptables, dont votre Grand Livre, ainsi que les pièces justificatives pendant une durée totale de 10 ans, quelle que soit sa forme (registre papier ou dématérialisé). Cette durée de conservation s’applique à tous les documents comptables : livre des recettes, Livre-journal, FEC, déclarations…

Si vous détruisez votre Grand Livre avant ce délai, le Code général des impôts prévoit une amende de 1 500 €. Cette dernière peut aller jusqu’à 25 000 € si aucune des pièces justificatives ne permet de reconstituer un Grand Livre comptable.

Livre-Journal, Livre des recettes et FEC : les documents obligatoires des professions libérales

Le Grand Livre comptable ne doit pas être confondu avec les autres documents obligatoires des professions libérales.

Le Livre-Journal des professions libérales

Le Livre-Journal est le document qui se rapproche le plus du Grand Livre comptable. Il reprend les mêmes informations, à savoir toutes les transactions relatives à l’activité professionnelle, mais les classe directement par ordre chronologique. Il ne fait pas apparaître les comptes comptables.

Comme un journal, vous pouvez donc suivre vos transactions, recettes et dépenses, au jour le jour dans votre Livre-Journal. Ce livre est obligatoire pour les professionnels libéraux au régime réel.

Le Livre des recettes des professions libérales

Le Livre des recettes est une version simplifiée du Livre-Journal. Il liste l’ensemble des recettes jour par jour, mais ne s’occupe pas des dépenses. En effet, le livre des recettes est le document obligatoire des micro-BNC et micro-entrepreneurs, dont les charges sont évaluées de manière forfaitaire : ils n’ont pas besoin de suivre leurs dépenses pour leurs déclarations comptables.

Le FEC des professions libérales

Le fichier des écritures comptables (FEC) est un document obligatoire pour tous les professionnels qui font leur comptabilité en ligne. Il doit être produit par le logiciel comptable que vous utilisez.

Vous avez des questions sur le Grand Livre comptable ? Posez-les nous en commentaire, l’équipe d’Indy sera ravie de vous aider ! Et si vous souhaitez vous faire aider dans vos démarches, n’hésitez pas à rejoindre notre groupe Facebook “Compta pour les professions libérales”.