Avec la transition numérique, la justification de la véracité d’un document (comme une note de frais) s’est complexifiée. Aussi, peut-être avez-vous déjà rencontré les termes de “valeur probante” dans savoir exactement à quoi ils font référence ? Pas de panique : Indy vous explique ce qu’est la valeur probante lorsque l’on parle de justificatifs professionnels et comment l’appliquer dans les règles de l’art pour votre activité d’indépendant.
Sommaire
Cet article a été initialement diffusé sur le groupe Facebook Compta Pour Les Freelances, réseau d'entraide des indépendants dans leur comptabilité.
Définition de valeur probante
La valeur probante d’un justificatif ou d’un document fait référence à sa légitimité, son intégrité et à son inaltérabilité. En d’autres termes, tout document ou justificatif reconnu comme “probant” est considéré comme valide et certifié d’un point de vue légal.
Attention à ne pas confondre probant et probatoire : le premier fait référence à la preuve, alors que le deuxième fait référence à ce qui est destiné à prouver dans le futur.
La valeur probante à l’ère de la dématérialisation
Depuis 2017, les sociétés sont parfaitement autorisées à stocker leurs justificatifs sur support informatique sans avoir à conserver les versions physiques. Ainsi, de nombreuses entreprises ont décidé d’adopter cette stratégie qui permet de mieux centraliser les données des justificatifs, et de les stocker plus facilement sans risque de perte ou de détérioration.
Par conséquent, avec la multiplication des documents numérisés et la dématérialisation des données autrefois inscrites et signées sur des feuilles libres, la question de l’authenticité s’est vite posée. Car sur un ordinateur ou un smartphone, il est tout à fait possible de modifier les données !
Plusieurs mesures ont donc été mises en place pour pouvoir démontrer la valeur probante des justificatifs numérisés, comme les notes de frais par exemple. Ce cadre permet d’éviter les fraudes et de s’assurer de la conformité de chaque document.
Comment fonctionne la valeur probante des justificatifs ?
Si vous êtes soumis à un contrôle fiscal ou à un contrôle de l’Urssaf, alors il peut vous être demandé de fournir des justificatifs dont la valeur est probante. Le justificatif numérisé doit ainsi respecter les points suivants :
- Être conforme au document papier original et comporter les mêmes informations, sans manquement. La version papier et la version numérisée doivent être identiques. Attention : rogner un document ou le compresser peut empêcher de justifier sa valeur probante !
- Être lisible facilement grâce au format PDF qui permet aux données de ne pas être altérées.
- Recevoir une garantie de sécurité qui correspond au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile. Ce référentiel intègre les principes de cryptologie et de protection.
Par ailleurs, pour certaines factures par exemple, une signature électronique et un horodatage peuvent être requises afin de prouver leur valeur probante.
La valeur probante des justificatifs avec Indy
Vous devez utiliser une application ou un logiciel qui permet de certifier votre document numérisé et de valider sa valeur probante.
Sur Indy, tous les justificatifs que vous téléchargez ont une valeur probante. En effet, nous scellons votre justificatif, qui est horodaté et cacheté par un tiers de confiance certifié par l’État français. Cela garantit à 100 % sa valeur probante !
Pour opérer plus facilement, nous travaillons avec Yousign qui possède une autorité de certification par la Commission européenne.
Comment ça marche ?
- Vous prenez une photo bien cadrée et lisible de la note de frais d’un déjeuner professionnel.
- Vous transmettez le document directement sur votre compte Indy.
- Indy le certifie en ajoutant une date et un cachet.
- Le justificatif est stocké en toute sécurité sur notre plateforme.
- Vous pourrez accéder à votre justificatif certifié en deux clics lors du contrôle de l’administration fiscale ou de l’Urssaf !
Pour toutes questions à ce sujet, vous pouvez laisser un commentaire sous cet article, comptez sur nous pour vous répondre rapidement. Rejoignez également notre groupe Facebook de comptabilité pour les freelances afin d’en discuter avec d’autres indépendants.
