Avec le développement des technologies numériques, la dématérialisation des documents comptables est aujourd’hui très facile à mettre en place en entreprise. Faisant partie des nombreux avantages de la comptabilité en ligne, elle permet aux indépendants et sociétés de gagner en efficacité dans leur gestion comptable, tout en réduisant leurs coûts de fonctionnement. Mais savez-vous précisément ce qu’on entend par dématérialisation comptable, et quelles solutions adopter pour dématérialiser votre comptabilité ? Faites le point pour y voir clair, et découvrez quels profits en tirer dans votre entreprise.
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Dématérialisation des documents comptables : de quoi parle-t-on ?
De façon globale, la dématérialisation désigne le fait de remplacer un support matériel (comme le papier) par un équivalent informatique. Dématérialiser un document revient donc à le convertir au format numérique, généralement à l’aide d’un système d’information.
En ce sens, la dématérialisation comptable peut être définie comme la numérisation de tous les documents liés à la comptabilité dans une entreprise. Mais ne vous y trompez pas : il ne s’agit pas seulement de scanner toutes les pièces et éditions comptables de la structure.
Lors d’un processus de dématérialisation, tout le cycle de vie des documents comptables doit être repensé : de la création des documents à leur conservation.
Pourquoi dématérialiser ses documents comptables ?
Les avantages de la dématérialisation des documents comptables pour une entreprise sont multiples :
- Un gain de temps considérable dans la saisie comptable grâce à l’automatisation : connecté avec un compte bancaire, un logiciel de comptabilité en ligne peut par exemple importer automatiquement toutes les entrées et sorties d’argent, et préremplir vos formulaires de déclarations sociales et fiscales ;
- Une réduction des erreurs et des oublis, avec des fonctionnalités de vérifications automatiques, et des rappels concernant les dates clés à respecter pour l’envoi de vos déclarations ;
- de faire des économies substantielles dans la gestion de votre entreprise : les besoins en main-d’œuvre et les coûts nécessaires à la tenue d’une comptabilité dématérialisée sont bien moindres que les services pratiqués par les experts-comptables ;
- Un gain en simplicité et en efficacité dans le stockage et la conservation des documents dématérialisés, qui ne prennent pas de place, sont accessibles en permanence et faciles à retrouver.
Vous voulez en savoir plus sur les avantages à dématérialiser sa comptabilité ? Consultez notre article complet sur les bénéfices de la dématérialisation comptable en entreprise.
Comment dématérialiser ses documents comptables en entreprise ?
Recourir à un logiciel en ligne pour une comptabilité dématérialisée
Parce qu’il permet d’établir tous les documents comptables obligatoires directement au format numérique, sans passer par le papier, un logiciel de comptabilité est la solution de dématérialisation par excellence.
Avec un logiciel comptable en ligne, toutes les opérations sont effectuées à distance, de la récupération des données pour les écritures comptables à l’archivage, en passant par le téléchargement des éditions finales. L’automatisation et les contrôles permis par l’intelligence artificielle permettent par ailleurs de réduire les risques d’erreur, tout en simplifiant et en accélérant les opérations.
Dématérialiser ses factures grâce à la facturation électronique
Tout comme avec les livres et tableaux comptables, il est possible de dématérialiser toutes les factures d’une entreprise. En voie de généralisation au niveau mondial, la facturation électronique permet de créer et éditer ses factures au format numérique afin de pouvoir les envoyer directement par voie dématérialisée (e-mail ou échange de données informatisées). Vous pouvez aussi faire signer vos factures en ligne : dans ce cas, vous devez posséder un système de vérification comme YouSign (fonctionnant avec un code de validation envoyé par téléphone).
A lire en complément pour plus de détails : Comment dématérialiser vos documents comptables ?
Quelle solution choisir pour dématérialiser votre comptabilité ?
Pour établir et dématérialiser vos documents comptables, le plus simple est d’utiliser un logiciel de comptabilité en ligne. Tout-en-un, ce type de solution permet de regrouper en un même endroit toutes les pièces comptables dont vous avez besoin en entreprise :
- les documents comptables à proprement parler (livres comptables, comptes de résultat et bilans, tableaux des immobilisations…) ;
- les justificatifs et pièces annexes, qui peuvent être téléchargés et joints à vos éditions à des fins de conservation ;
- les déclarations sociales et fiscales (impôts, TVA…).
Plusieurs logiciels de comptabilité en ligne existent aujourd’hui sur le marché. En consultant les plateformes d’avis comme Trustpilot, vous verrez que la solution Indy figure parmi les logiciels de comptabilité les plus plébiscités. Pour conserver cette position et répondre toujours mieux aux attentes des utilisateurs, nous ne cessons de l’améliorer et de lui apporter de nouvelles fonctionnalités chaque année. Qui plus est, l’abonnement est sans engagement, avec des prix tout inclus très abordables !
Avec le cloud et les solutions de comptabilité en ligne, la dématérialisation des documents comptables n’a jamais été aussi accessible aux entreprises, même de petite taille. De la saisie simplifiée grâce à l’automatisation, à la conservation des documents grandement facilitée par le numérique, les logiciels comptables en ligne permettent aujourd’hui aux entrepreneurs de gagner en efficacité dans leur gestion comptable. Avec des tarifs beaucoup plus abordables que les services d’un expert-comptable, et des fonctionnalités qui ne cessent d’évoluer au fil du temps pour faciliter la vie des gestionnaires.
