Comment dématérialiser ses documents comptables ?

La dématérialisation est l’une des composantes fondamentales de la transformation digitale des entreprises. Appliquée à la comptabilité, elle permet indéniablement de gagner en simplicité et en efficacité dans la gestion comptable des entreprises. Mais qu’entend-on précisément par dématérialisation des documents comptables ? Comment peut-on concrètement dématérialiser sa comptabilité en entreprise ? Et quelle solution choisir pour répondre aux besoins de votre organisation ? Faites le point sur la dématérialisation comptable, et découvrez les critères à prendre en compte pour trouver un logiciel capable de gérer votre comptabilité tout en dématérialisant vos documents.

Qu’est-ce que la dématérialisation des documents comptables ?

Au sens premier, dématérialiser signifie rendre un objet immatériel. Pour un document, il s’agit plus spécifiquement de remplacer le support papier par son équivalent numérique. La dématérialisation désigne alors le processus permettant de produire tous les documents d’une entreprise au format numérique à partir d’un système d’information.

Selon cette définition générique, la dématérialisation comptable peut être définie comme la numérisation des documents liés à la comptabilité dans une entreprise. Mais attention, la dématérialisation ne consiste pas uniquement à scanner les documents comptables.

Pour une organisation, dématérialiser sa comptabilité s’inscrit dans une approche globale qui doit intégrer tout le cycle de vie des documents comptables : de leur création à leur destruction, en passant par leur conservation.

Comment dématérialiser les documents comptables d’une entreprise ?

Utiliser un logiciel de comptabilité en ligne

En matière de comptabilité, la solution de dématérialisation par excellence est le logiciel comptable. Ce dernier permet en effet d’établir tous les documents comptables directement au format numérique, sans jamais passer par le papier.

De l’enregistrement des données au téléchargement des documents comptables, toutes les opérations de synchronisation, enregistrement, édition et archivage sont effectuées à distance avec un logiciel comptable en ligne. Pour l’entreprise, c’est un gage de simplicité. Inutile de s’occuper de la maintenance du logiciel et de prévoir des espaces de conservation pour les documents.

Cette solution tout-en-un permet également d’automatiser certaines tâches grâce à l’intelligence artificielle. Ce qui limite les risques d’erreurs et d’oublis, et rend la comptabilité plus facile et plus rapide à tenir.

Passer à la facture électronique

Outre la tenue des comptes, il est également possible aujourd’hui de créer, éditer et envoyer directement ses factures en ligne au format électronique. Finies les factures papier envoyées à vos clients par courrier : vous pouvez leur transmettre les factures électroniques directement par e-mail pour gagner en rapidité, en coûts et en efficacité.

De par sa simplicité et les possibilités de contrôle qu’elle permet, la dématérialisation des factures est aujourd’hui devenue la norme. Pour faire signer vos factures en ligne, il faut toutefois disposer d’un processus de vérification (par exemple, un code envoyé par téléphone) pour que le dispositif soit valide. Pour cela, il existe des outils dédiés comme Yousign.

Comment choisir son logiciel de dématérialisation comptable ?

Fonctionnalités, coûts, services offerts… Plusieurs critères importants sont à prendre en compte dans le choix d’un logiciel comptable capable de répondre à vos besoins pour une comptabilité dématérialisée.

Les fonctionnalités d’un logiciel de gestion comptable dématérialisé

Les opérations pouvant être réalisées avec un logiciel de comptabilité sont multiples et variées :

• création des journaux comptables (livre-journal, grand livre…) et saisie des opérations ;
• récupération et catégorisation des opérations bancaires (par saisie manuelle via des imports de relevés ou automatique) ;
• suivi de la trésorerie disponible ;
• création de devis et factures de ventes ;
• alertes et relances ;
• gestion des notes de frais et des justificatifs, dématérialisés ou non ;
• déclarations sociales, fiscales ou de TVA, préremplies ou non ;
• télétransmission des formulaires déclaratifs aux associations de gestion agréées (AGA) ;
• export du fichier des écritures comptables (FEC)…

Avant de vous lancer dans le choix d’une solution de dématérialisation comptable, vous devez faire l’inventaire de tous vos besoins pour être sûrs d’obtenir un outil correspondant à vos attentes.

L’expérience utilisateur

Pour une bonne tenue de votre comptabilité, il est important de disposer d’un logiciel de comptabilité simple à utiliser. Vous devez donc également vérifier au moment de l’étude plusieurs points relatifs à l’utilisation du logiciel :

• L’ergonomie du système est-elle au rendez-vous ?
• Est-il possible de se servir du logiciel sans avoir besoin d’un support d’utilisation ou d’une formation ?
• Le logiciel est-il accessible, même pour un débutant en comptabilité ?

Si possible, contactez les fournisseurs, et demandez une démonstration, pour vous faire une idée précise de la solution.

Le prix et la qualité du service client

Si le coût de la solution est évidemment important, il doit être mis en lien avec la qualité du service offert. Vous devez ainsi vous assurer qu’une équipe de professionnels pourra vous répondre en cas de questions ou de difficulté dans l’utilisation du logiciel. Pour vous faire une opinion, vous pouvez consulter les avis sur Internet.

Utiliser un logiciel de comptabilité en ligne se présente aujourd’hui comme une solution de choix pour une entreprise qui souhaite dématérialiser ses documents comptables. Outre le fait de tenir sa comptabilité dans un format numérique sans passer par le papier, cette solution de dématérialisation permet aux entreprises et indépendants de conserver leurs justificatifs en toute sécurité. Grâce à l’intelligence artificielle, il est possible également de bénéficier de toutes les fonctionnalités d’un logiciel comptable, et d’une automatisation qui simplifie considérablement la gestion comptable des entreprises comme des alertes, rappels…