Comment parler de la comptabilité des entreprises individuelles sans mentionner les documents comptables de ces dernières ? Peu nombreux, ils n’en sont pas moins chronophages lorsque l’on ne sait pas comment s’y prendre ou que l’on n’a pas les bons outils pour s’y atteler. A côté des déclarations fiscales et de la déclaration social, ils font partie des grandes obligations des entreprises individuelles. Grand Livre, Livre journal et FEC : découvrons les ensemble !

Le Grand Livre des entreprises individuelles

Qu’est-ce que le Grand Livre des entreprises individuelles ?

Figurant parmi les obligations et documents comptables majeurs des entreprises individuelles, le Grand Livre est un document comptable qui consiste à regrouper par comptes comptables les opérations de votre compte bancaire, le tout chronologiquement. En plus de permettre à l’administration fiscale de vérifier votre comptabilité, cela vous permettra par exemple de vérifier quel type d’opérations vous rapportent le plus ou vous font le plus dépenser. Vous pourrez également ainsi identifier de potentielles erreurs d’assignation.

Comment bien tenir son Grand Livre en entreprise individuelle ?

Comme la majorité des livres comptables, le Grand Livre se présente sous la forme d’un tableau. Doivent y figurer les informations suivantes :

Numéro de compte comptable ;
Nom du compte ;
Date de l’opération ;
Libellé de l’opération ;
Référence si besoin (notamment pour les factures, mais c’est facultatif) ;
Montant à indiquer en colonne débit ou en colonne crédit ;
Journal de comptabilisation (banque, achats, ventes, opérations diverses, etc.).

Les opérations doivent y apparaître selon un ordre comptable précis et, comme indiqué précédemment, chronologiquement. Voici un extrait de Grand Livre pour vous rendre compte de la présentation qu’un tel livre comptable peut avoir :

Exemple du Grand Livre édité par Indy

Les codes comptables ainsi utilisés sont régis par le plan comptable général que le Grand Livre doit reprendre à la lettre. Mais ne vous inquiétez pas, la plupart des logiciels de comptabilité en ligne vous aideront à classifier vos opérations.

💡 Les documents comptables ne devant pas être modifiables après édition pour les entreprises individuelles et autres statuts, vous serez tenus d’utiliser un logiciel de comptabilité en ligne aux normes françaises pour faire vos livres comptables. L’utilisation d’excel est proscrite et ceci est valable pour tous les documents présentés dans cet article.

Le Livre Journal des entreprises individuelles

Qu’est-ce que le Livre Journal des entreprises individuelles ?

Autre livre comptable faisant partie des obligations et documents comptables des entreprises individuelles, le Livre journal diffère de son cousin présenté ci-dessus. En effet, ce document liste chronologiquement toutes les opérations de votre compte bancaire, recettes comme charges déductibles, chacune d’entre elles étant matérialisée par une entrée dans un ou plusieurs journaux. Véritable historique de votre comptabilité, il permet à l’administration fiscale et vous-même de savoir quand une opération a été effectuée, quel est l’ordre dans lequel ces dernières ont été créditées ou débitées sur votre compte et, si vous choisissez de faire plusieurs journaux, ces mêmes informations par type d’opération (achats, ventes, banque…).

Comment bien tenir son Livre Journal en entreprise individuelle ?

Si tenir son livre journal en version papier est toujours possible, ce moyen reste fastidieux et chronophage. Peu importe son format (papier ou numérique), ce document comptable se présente sous la forme d’un tableau composé d’au moins 5 colonnes :

La date de l’opération ;
La référence du document comptable lié (facture de recette ou de dépense) ;
Le numéro des comptes comptables concernés ;
Le libellé ou la description de l’opération (pouvant faire apparaître le nom du client ou prestataire, si une colonne n’est pas dédiée à cela) ;
Enfin, le montant de l’opération.

Comme indiqué précédemment, vous avez la possibilité de créer des sous-journaux par type d’opération : ventes, achats, caisse, banque et divers sont les catégories généralement utilisées. Le Livre Journal en lui-même (obligatoire pour que ces sous-journaux soient reconnus) ne contiendra que les totaux mensuels de ces journaux auxiliaires.

Nous avons donc passé en revue les deux livres comptables majeurs faisant partie des obligations et documents comptables des entreprises individuelles. Regardons maintenant le dernier document comptable de cet article, cette fois-ci uniquement destiné à l’administration, le Fichier des écritures comptables, ou FEC.

Le fichier des écritures comptables (FEC)

Qu’est-ce que le fichier des écritures comptables (FEC) ?

Le fichier des écritures comptables, ou FEC, est le dernier document comptable faisant partie des obligations et documents comptables des entreprises individuelles. Le FEC est un fichier destiné à accélérer le traitement automatique de vos documents par l’administration fiscale en cas de contrôle. N’ayant pas d’utilité particulière pour votre entreprise individuelle, il n’en est pas moins obligatoire et vous permet malgré tout d’éviter une addition salée en cas d’absence de ce document comptable.

Comment trouver un logiciel conforme FEC ?

Pour trouver un logiciel conforme aux normes FEC, tournez vous plutôt vers des solutions de comptabilité en ligne françaises ou au moins implantées sur le marché français. En effet, la comptabilité des autres pays ayant des normes différentes, les solutions de comptabilité hors France vous seront totalement inutiles, voire vous feront risquer de lourdes amendes. Veillez à bien vérifier que votre futur logiciel de comptabilité est conforme FEC sur leur site internet ou à appeler son service client avant de vous engager.

La conservation des documents comptables

Comment conserver ses documents comptables ?

Deux cas de figure se présentent quand il s’agit de conserver ses documents :

1. Vos documents comptables sont en version papier :

Dans ce cas, conservez les documents comptables et les justificatifs de votre entreprise individuelle dans des pochettes plastiques rangées dans des classeurs à l’abri de la lumière et au sec. Cela évitera de les jeter par erreur au cours d’un déménagement ou que l’encre ne s’efface au fil des jours.

1. Vos documents comptables sont en version numérique :

Pour éviter toute perte de données qui serait préjudiciable en cas de contrôle, doublez vos moyens de sauvegarde : cloud, supports externes (clé usb ou disque dur), ordinateur… De nombreuses solutions s’offrent à vous afin de ne pas prendre le risque que ces documents soient détruits.

Combien de temps conserver ses documents comptables ?

Vous devrez conserver le Grand Livre, le Livre Journal, le FEC et tous les justificatifs qui leur sont liés pendant 10 ans. En effet, si l’administration ne remonte généralement que sur les trois derniers exercices, elle peut examiner les documents comptables de votre entreprise individuelle de la décennie passée en cas de suspicion de fraude.

Le manquement de la présentation de l’un de ces documents peut vous coûter une amende de 1 500 à 25 000 € si les justificatifs permettant de reconstituer les documents comptables manquants sont également introuvables. C’est pourquoi la partie précédente sur la conservation de vos documents est primordiale !

Si les obligations et documents comptables obligatoires des entreprises individuelles ne sont pas si nombreux, ne pas les respecter pourrait vous coûter très cher. Connecté à votre compte bancaire, Indy vous permet de suivre vos opérations et de créer ces documents comptables en quelques minutes seulement ! Visitez notre site internet pour en savoir plus, mais nous devons vous prévenir : tester Indy, c’est l’adopter.