Tout savoir sur le FEC des entreprises individuelles

Le FEC, pour fichier des écritures comptables, fait partie des obligations et documents comptables des entreprises individuelles. Ce document est uniquement destiné à l’administration fiscale pour les entreprises individuelles et autres structures faisant appel à un logiciel de comptabilité en ligne. Pourquoi ce document comptable est-il demandé et en quoi consiste-t-il ?

Qu’est-ce que le FEC pour les entreprises individuelles ?

Définition du fichier des écritures comptables

Le FEC est donc le fichier des écritures comptables, un document comptable destiné à l’administration fiscale. Il aide les employés de cette dernière à automatiser leurs opérations lors des contrôle fiscal. Ce fichier standard leur permet donc de faire plus de contrôles, plus vite et sans avoir à ouvrir les nombreux documents comptables qui composent la liasse fiscale de votre entreprise individuelle.

Dans le FEC se trouvent toutes les informations nécessaires au calcul de vos taxes par l’administration fiscale. Il est obligatoire : fourni par les logiciels de comptabilité en ligne aux entreprises individuelles et à toutes les autres entreprises, il proscrit l’utilisation d’Excel pour tenir sa comptabilité. En effet, un fichier Excel pouvant être modifié après édition d’un document comptable il n’est pas recevable pour l’administration fiscale. De plus, en cas de contrôle, vous ne pourriez pas éditer de FEC ce qui ralentirait considérablement le travail des contrôleurs.

Outre que votre contrôle soit plus rapide, avoir un FEC apporte également un avantage non négligeable : ne pas risquer de payer une forte amende. En effet, sans fichier des écritures comptables, l’administration fiscale peut vous donner une amende de 5 000 € pour fraude. Dans l’incapacité de fournir ce fichier, cela pourrait même s’apparenter à un motif d’opposition fiscale pouvant avoir de graves conséquences. En résumé, soyez certains que votre logiciel de comptabilité en ligne fournisse un FEC !

Qui doit fournir un FEC ?

Toutes les entreprises individuelles doivent fournir un FEC dès qu’elles utilisent un logiciel de comptabilité en ligne, qu’elles soient :

  • Assujetties à l’impôt sur le revenu (BIC, BNC et BA) ;
  • Ou soumises à l’impôt sur les sociétés.

Voici une liste non exhausitive des professions pouvant être concernées :

  • La plupart des praticiens et auxiliaires médicaux (PAMC) ;
  • Les rédacteurs ;
  • Les designers ;
  • Les photographes ;
  • Les développeurs ;
  • Les architectes ;
  • Etc.

En bref, toutes les entreprises, individuelles ou non, sont concernées, sauf celles tenant une comptabilité manuelle et certaines SCI. Les entrepreneurs en régime micro-fiscal (micro-BNC ou micro-BIC) et les auto-entrepreneurs doivent également fournir un FEC s’ils utilisent un logiciel de comptabilité.

Que contient le FEC des entreprises individuelles ?

Ce fichier contient toutes les écritures comptables de l’année fiscale en cours. Ces écritures consistent en des lignes comptables débit/crédit avec quinze à vingt données.

Voici une liste non exhaustive des informations qui apparaissent dans le fichier des écritures comptables. Certaines sont facultatives selon le régime fiscal, d’autres sont obligatoires :

  • Date de validation de l’écriture comptable ;
  • Date de lettrage (laisser vide si non applicable) ;
  • Lettrage de l’écriture comptable (laisser vide si non applicable) ;
  • Code journal de l’écriture comptable ;
  • Libellé journal de l’écriture comptable ;
  • Libellé de l’écriture comptable ;
  • Numéro de compte ;
  • Libellé de compte ;
  • Numéro de compte auxiliaire (laisser vide si non applicable) ;
  • Libellé de compte auxiliaire (laisser vide si non applicable) ;
  • Numéro sur une séquence continue de l’écriture comptable ;
  • Date de comptabilisation de l’écriture comptable ;
  • Référence de la pièce justificative ;
  • Date de la pièce justificative ;
  • Montant au débit ;
  • Montant au crédit ;
  • Montant en devise (laisser vide si non applicable) ;
  • Identifiant de la devise (laisser vide si non applicable) ;
  • Etc.

L’administration autorise deux variantes techniques pour le format du fichier FEC :

  • Un format XML aux normes de l’administration fiscale ;
  • Ou un fichier texte avec caractères spéciaux pour délimiter les colonnes et un format de date bien précis.

Comment générer son FEC en entreprise individuelle ?

Tous les logiciels de comptabilité en ligne aux normes françaises sont censés pouvoir générer un FEC aux normes. Si vous êtes un utilisateur Indy, vous n’avez qu’à vous rendre dans l’onglet « documents » pour visualiser et télécharger votre fichier.

Le FEC est surtout utile pour l’administration fiscale, mais il n’en est pas moins indispensable pour que votre liasse fiscale soit au complet et que vous évitiez de coûteuses sanctions. Indy est un logiciel de comptabilité en ligne aux normes FEC que vous pourrez utiliser en toute sérénité pour l’entièreté de votre comptabilité. N’hésitez pas à vous rendre sur notre site internet pour avoir plus d’informations sur Indy !

par Valentine Flehoc

Valentine est responsable du contenu chez Indy et la comptabilité n'a plus de secrets pour elle. Grâce à ses articles et ebooks informatifs, elle aide les entrepreneurs à mieux comprendre les aspects essentiels de la comptabilité.