Nous ne pouvons pas parler de la comptabilité des professions libérales sans lister les obligations et documents comptables que ces derniers doivent remplir. Conservation, livre comptable, FEC, nous aborderons ici les principales obligations comptables des professionnels libéraux.
Le Grand Livre des professions libérales
Qu’est-ce que le Grand Livre des professions libérales ?
Le Grand livre fait partie des livres comptables que les professionnels libéraux doivent tenir à jour tout au long de l’année. Ce Grand livre regroupe l’ensemble des transactions et des mouvements bancaires en les classant par compte comptable. Il fait partie de la liasse fiscale et doit être envoyé chaque année avec la déclaration de revenus.
Le Grand livre peut être tenu de façon papier ou dématérialisé. Une version numérique à l’avantage d’être plus simple à tenir, à transporter et surtout à remplir. En effet, quelle que soit sa forme, les écritures d’un Grand livre ne doivent pas être modifiables, il s’agit d’un document comptable définitif. Vous ne pouvez donc pas tenir votre livre comptable sur un fichier Excel par exemple, il faut un logiciel de comptabilité en ligne aux normes.
Avec la synchronisation bancaire, Indy automatise le remplissage du Grand livre. Vous n’avez même plus à y penser : il se remplit de lui-même, au jour le jour, sans oublier une seule transaction.
Comment bien tenir son Grand Livre ?
Le Grand livre est donc un classement des comptes comptables, par ordre numérique, suivi le plan comptable. Au cœur de chaque compte, vous retrouvez les transactions par date. Les éléments essentiels à indiquer dans votre Grand livre sont :
- Le numéro de compte ;
- Le nom du compte ;
- La date de l’opération ;
- Le libellé de l’opération ;
- La référence si besoin (pour les factures par exemple) ;
- Le montant à indiquer en colonne débit ou en colonne crédit ;
- Le journal de comptabilisation (banque, achats, ventes, opérations diverses, etc.)
💡 N’oubliez pas, vous ne pouvez pas modifier votre Grand livre, gardez-le intact de modification sous peine de sanction. Et s’il vous semble difficile à tenir, pensez à une solution de comptabilité en ligne comme Indy !
Le Livre Journal des professions libérales
Qu’est-ce que le Livre Journal des professions libérales ?
Parmi les obligations et documents comptables obligatoires pour les professionnels libéraux, nous avons également le Livre Journal. Ce livre comptable est tenu par tous les professionnels au régime réel. Au régime micro-BNC, vous avez un simple livre des recettes à éditer, une version simplifiée du livre journal.
Comme son nom l’indique, ce livre doit se tenir comme un journal, en listant chaque jour les recettes et les dépenses en lien avec votre activité. Ces transactions sont agrémentées d’un certain nombre d’informations, comme le nom du patient, le montant, le numéro de pièce justificative, etc.
Tout comme le Grand Livre, le Livre Journal ne doit pas être modifiable : exit donc le livre papier rempli au crayon. Vous pouvez le tenir sur un cahier avec un stylo indélébile, mais le plus simple est de faire appel à un logiciel de comptabilité en ligne. Vous serez à l’abri des erreurs et vos livres seront toujours à jour !
Comment bien tenir son Livre Journal ?
Le Livre Journal est une liste chronologique de toutes les transactions, recettes comme dépenses, de votre activité professionnelle.
Pour être plus précis sur la forme, il se présente sous la forme d’un tableau d’un minimum de cinq colonnes avec :
- La date de l’opération ;
- Le numéro de la pièce comptable (facture payée ou encaissée) ;
- Le numéro des comptes débités et crédités (avec ventilation si besoin) ;
- Le libellé ou description de l’opération (achat d’un ordinateur par exemple) ;
- Le montant de l’opération.
Les éléments non obligatoires que vous pouvez rajouter pour votre propre organisation comptable :
- Le nom du patient ou du client ;
- Le mode de paiement.
Chaque transaction, et surtout chaque dépense, doit être accompagnée d’une pièce justificative. Pour bien gérer votre Livre Journal et vos pièces justificatives, nous vous conseillons d’utiliser un logiciel de comptabilité en ligne complet.
Le fichier des écritures comptables (FEC)
Qu’est-ce que le fichier des écritures comptables (FEC) ?
Dernier élément des obligations et déclarations comptables des professions libérales, et non des moindres, le fichier des écritures comptables. Le FEC est né avec l’essor de la comptabilité en ligne. L’administration fiscale avait besoin de pouvoir contrôler facilement ces nouvelles comptabilités, et a mis en place ce fichier commun que tout logiciel doit pouvoir produire.
Pour faire votre comptabilité en ligne avec un logiciel, celui-ci doit donc obligatoirement être en mesure de présenter un FEC conforme aux normes. Cela signifie qu’il est interdit de tenir sa comptabilité sur un tableur de type Excel ou d’utiliser un logiciel d’un autre pays.
Le FEC est un fichier complexe qui regroupe pour chaque transaction les informations suivantes :
- Code journal de l’écriture comptable ;
- Libellé journal de l’écriture comptable ;
- Numéro sur une séquence continue de l’écriture comptable ;
- Date de comptabilisation de l’écriture comptable ;
- Numéro de compte ;
- Libellé de compte ;
- Numéro de compte auxiliaire (laisser vide si non applicable) ;
- Libellé de compte auxiliaire (laisser vide si non applicable) ;
- Référence de la pièce justificative ;
- Date de la pièce justificative ;
- Libellé de l’écriture comptable ;
- Montant au débit ;
- Montant au crédit ;
- Lettrage de l’écriture comptable.(laisser vide si non applicable) ;
- Date de lettrage.(laisser vide si non applicable) ;
- Date de validation de l’écriture comptable ;
- Montant en devise. (laisser vide si non applicable) ;
- Identifiant de la devise. (laisser vide si non applicable).
Le format est également restreint : un fichier XML ou txt, respectant un format bien défini. Le FEC est un document illisible pour l’œil humain, mais est très bien lu par les logiciels de l’administration.
Comment trouver un logiciel conforme FEC ?
Il existe plusieurs logiciels de comptabilité français qui sont conformes à la norme FEC de l’administration fiscale. Attention aux logiciels étrangers, notamment anglo-saxon, qui ne sont pas réglementaires : souvent gratuits, ils permettent de tenir votre comptabilité mais ne sont conformes ni au FEC ni en termes de déclarations fiscales.
Un logiciel de comptabilité certifié comme Indy indique obligatoirement sur son site internet la production du fichier des écritures comptables. Vous pouvez également tester gratuitement le FEC produit par votre logiciel avec l’outil de la DGFIP “Test Compta Demat”.
La conservation des documents comptables
Comment conserver ses documents comptables ?
Il y a deux options de conservation des documents comptables suivant la nature de votre document : papier ou numérique.
Les documents papier doivent être conservés et protégés des aléas du temps. Nous conseillons d’utiliser un classeur, ce qui permettra également de classer vos documents et justificatifs par ordre chronologique et ainsi les retrouver plus facilement en cas de contrôle. Le problème que l’on peut rencontrer avec les documents papier, c’est qu’ils s’abîment avec le temps. Pensez à vos tickets de caisse : l’encre s’efface très rapidement, et vous finissez avec un papier entièrement blanc.
Pour pallier ce problème tout en gardant la valeur juridique des documents, vous avez la possibilité de les numériser avec valeur probante. La valeur probante des justificatifs certifie la conformité du document numérisé à son original papier. Un tampon numérique y est appliqué pour le rendre infalsifiable.
Avec Indy par exemple, tous les justificatifs que vous liez à vos transactions sont conservés et certifiés valeur probante. Vous pouvez ensuite les exporter pour les sauvegarder sur votre propre ordinateur.
💡 Seule la valeur probante permet de donner à un document numérisé la même valeur juridique que son original papier. Une simple photo ou un simple scan, sans marqueur numérique de valeur probante, ne sont pas recevables comme justificatifs.
Combien de temps conserver ses documents comptables ?
Les documents comptables sont à conserver au minimum 10 ans. En effet, l’administration fiscale peut effectuer des contrôles sur les trois derniers exercices. Mais si elle tombe sur des erreurs, elle peut remonter jusqu’à 10 ans en arrière pour mettre en lumière une éventuelle fraude.
Des sanctions sont prévues en cas de non-conservation des documents : 1500€ par documents comptables non présentés, porté à 25 000€ si aucun justificatif ne permet la reproduction du document.
Nous avons fait le tour des obligations et documents comptables des professions libérales. Gardez en tête que toutes ces obligations sont là pour surveiller le marché et détecter la concurrence déloyale. De nombreux outils peuvent vous aider à produire ces documents, la comptabilité en ligne est aujourd’hui en plein essor.
🚨 Autre petite obligation !
Le saviez-vous ? Les professions libérales ont l’obligation d’ouvrir un compte bancaire dédié à leur activité professionnelle dès lors que leur chiffre d’affaires dépasse 10 000€ pendant 2 années consécutives !
Questions fréquentes – FAQ
Je travaille dans le médical et je souhaite recevoir mes patients à mon domicile, comment faire ?
Pour recevoir vos patients à votre domicile, vous devez :
- Obtenir les autorisations nécessaires. Dans les villes comptant plus de 200 000 habitants, mais aussi dans toutes les communes des Hauts-de-Seine (92), de la Seine-Saint-Denis (93) et du Val-de-Marne (94), il est requis d’obtenir une dérogation pour usage mixte auprès de la mairie ;
- Vous assurer que les propriétaires de votre logement (en cas de location) et la copropriété autorisent cette transformation ;
- Effectuer une demande de changement de destination : si vous réalisez des travaux d’aménagements majeurs, vous devez déposer une demande de permis de construire. Sinon, vous devez simplement déposer une déclaration préalable de travaux ;
- Remplir une déclaration pour la mise à jour de la valeur locative.
De plus, pour les activités de santé telles que la vôtre, d’autres éléments sont à prendre en considération lors de la création d’un cabinet médical. En effet, celui-ci doit disposer d’une salle d’attente distincte de la salle de soins, afin de respecter la vie privée et la confidentialité des soins dispensés aux patients. Le matériel doit également être conforme aux normes professionnelles, et les médicaments doivent être stockés dans une armoire verrouillée.
Pour plus d’informations sur les règles à respecter pour exercer une profession libérale à domicile, n’hésitez pas à consulter notre article.
Qu’est-ce que la rétrocession d’honoraires ?
La rétrocession d’honoraires se produit lorsqu’un professionnel libéral interrompt temporairement l’exercice de son activité (pour causes de vacances, congé maternité, etc) et reverse une partie des recettes à un autre professionnel libéral qui le remplace durant cette période. Les recettes que vous continuerez à percevoir pendant votre absence devront être reversées à votre remplaçant sous forme d’honoraires, aussi connues sous le terme de commissions.
