Les professionnels libéraux ont de multiples obligations et documents comptables à produire chaque année : Grand Livre, Livre-journal, FEC, etc. Une fois produit, vient la question de la conservation des documents. Comment bien conserver mes documents comptables ? Combien de temps les garder ?
La conservation des documents : lesquels et pourquoi ?
Qu’est-ce qu’un document comptable ?
On entend par document comptable deux types de documents : les déclarations et autres documents comptables ; et les factures et justificatifs qui viennent appuyer ces déclarations.
En déclarations et documents comptables, nous pouvons lister :
- Les déclarations de résultats : déclarations 2035, déclaration 2042 ;
- Les livres comptables : Grand Livre, Livre-journal, Livre des recettes ;
- Le FEC.
Ces fichiers sont à remplir chaque année par les professions libérales et doivent ensuite être conservés plusieurs années, comme nous allons le voir plus bas.
Toutes les factures et les justificatifs qui ont permis de remplir les documents précédents sont également à conserver. Vous trouverez par exemple :
- les factures de vos prestataires et de vos fournisseurs ;
- vos tickets de caisse pour les petites dépenses (repas, essence, fournitures de bureau, etc.) ;
- les factures de vos biens professionnels (véhicules, machines, aménagements, etc.) ;
La conservation de tous ces documents est essentielle en cas de contrôle de l’administration fiscale.
Pourquoi conserver ses documents comptables ?
L’administration fiscale peut vous contrôler sur vos trois derniers exercices comptables, mais en cas de faute avérée, elle a le droit de remonter bien plus loin dans le temps. Il est donc essentiel de bien conserver ses documents pour répondre rapidement et favorablement à ses demandes.
Les factures et justificatifs sont notamment importants pour justifier de vos dépenses : il vaut mieux les garder trop longtemps que pas assez ! L’obligation de disposer d’un compte bancaire dédié à votre activité libérale va vous permettre une certaine sécurité pour vos contrôles fiscaux. En effet l’administration retrouvera beaucoup plus facilement les différentes transactions en cas de contrôle.
Comment conserver ses documents comptables ?
Une fois les documents à conserver bien identifiés, il faut comprendre comment les conserver correctement.
La conservation des documents originaux
Première forme possible de conservation des documents : le format original, et notamment le format papier. En effet, si votre justificatif est de base au format numérique, il sera bien plus facile à conserver.
Pour conserver vos documents au format papier, il faut les garder dans un endroit sûr et dans de bonnes conditions. En effet, le papier s’abîme facilement et l’encre disparaît avec le temps, notamment sur les tickets de caisse et de carte bleue. Au cas où, prenez toujours le temps de numériser ces tickets de caisse (même si vous ne faites pas appel à la valeur probante, comme nous le verrons par la suite), au cas où vous retrouveriez vos tickets entièrement blancs.
Pour prolonger la durée de vie de vos documents comptables papiers, protégez-les de la lumière et des frottements répétitifs : nous ne recommandons pas les boîtes à chaussures, mais plutôt les classeurs. Un classeur vous permettra aussi de mieux classer ces documents.
En effet, pour retrouver facilement un justificatif sur demande de l’administration fiscale, il est judicieux de les classer par ordre chronologique, et surtout ne pas mélanger les années. Un classeur, une année. Et dans chaque classeur, un classement à minima par mois. Cela vous fera gagner beaucoup de temps et pas mal de cheveux.
Si vos documents sont de base au format numérique, il est plus simple de les conserver sur votre ordinateur. Comme pour les classeurs, créez un dossier par année. L’avantage est que l’ordinateur sait lui-même classer ces documents chronologiquement. Pensez également à sauvegarder régulièrement ces dossiers sur un disque dur externe, au cas où votre ordinateur vous ferait défaut.
Si vous souhaitez utiliser un cloud, une sauvegarde à distance, nous vous conseillons de bien le sécuriser : il s’agit quand même de vos documents professionnels.
Numériser ses documents comptables
Vous l’aurez compris, il est bien plus simple de conserver ces documents au format numérique qu’au format papier. Pendant longtemps, seul le format initial du document était recevable juridiquement : une numérisation n’avait donc aucune valeur du point de vue de l’administration.
Avec l’évolution numérique et les nouvelles technologies, il paraissait d’un autre temps d’empêcher la numérisation des documents. Depuis 2017, les professionnels libéraux sont donc autorisés à conserver la copie numérique de leurs documents comptables sans avoir à garder l’original. Pour éviter les fraudes, l’administration a mis en place la valeur probante : elle certifie que le document est bien conforme à l’original.
Pour cela, trois obligations :
- Le document copié doit être identique à l’original : il ne doit pas être tronqué, redimensionné ou trop grandement compressé ;
- Il doit être au format PDF, le plus lisible ;
- Il doit recevoir une garantie de sécurité correspondant au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile.
Comment faire donc ? Avec un logiciel de comptabilité en ligne conforme aux normes des professions libérales. Avec Indy, les justificatifs déposés ont systématiquement une valeur probante. Un marqueur numérique est appliqué dès le téléchargement de votre document, et vous pouvez jeter sans problème votre justificatif papier. Indy propose un également un export complet des justificatifs pour que vous puissiez les conserver de votre côté.
💡 Cette numérisation ne s’applique que pour les factures et les justificatifs. Les déclarations et les livres comptables, s’ils sont tenus sous format papier, doivent être conservés sous ce format.
Combien de temps conserver ses documents comptables ?
Les documents comptables sont à conserver 10 ans
Tous les documents comptables et les justificatifs doivent être conservés pendant 10 ans minimum. Que vous exerciez votre activité libérale à votre domicile, dans un cabinet ou dans un bureau : la durée recommandée de conservation est la même. En fonction de votre situation vos obligations comptables peuvent différer mais pas la durée de leur contrôle !
Cette durée s’applique à tous les documents et justificatifs :
- Déclarations (2035, 2042, DAS2…) ;
- Livres comptables (Livre des recettes, livre-journal…) ;
- Factures et justificatifs.
Ils doivent toujours être lisibles, même 10 ans plus tard, pour pouvoir être utilisés : c’est bien là l’utilité de la numérisation avec valeur probante.
Comme expliqué plus haut, l’administration fiscale peut vous contrôler sur vos trois derniers exercices quand elle le souhaite. Si elle tombe sur des erreurs, elle peut alors remonter à dix années en arrière pour chercher une éventuelle fraude qui dure dans le temps.
Même si vous n’avez rien à vous reprocher, soyez toujours prudent et conservez bien ces documents comptables pendant 10 ans. Cela vous évitera, de plus, des sanctions.
Les sanctions en cas de non-conservation des documents comptables
Si vous n’êtes pas en mesure de présenter un document comptable ou un justificatif dans cette tranche de dix ans, vous vous exposez à des sanctions. Le code général des impôts prévoit une amende de 1500 € pour non-présentation d’un document comptable. Notez que ce montant augmente avec le nombre de documents manquant, et peut être porté à 25 000€ si aucun justificatif n’est gardé et que vous ne pouvez pas reproduire les déclarations ou livres comptables demandés.
Pour conclure, la conservation des documents comptables n’est pas à prendre à la légère pour les professions libérales. Les nombreuses obligations sur la forme, sur le moyen et sur la durée de conservation de ces documents rendent l’exercice complexe : il faut être minutieux et bien organisé. Bien sûr, il existe des logiciels de comptabilité en ligne qui peuvent vous aider et protéger ces documents. À vous de choisir les bons outils !
