Dans le cadre de vos activités professionnelles, vous êtes soumis à différentes obligations réglementaires, comptables, fiscales… Toutes les opérations liées à la vente de produits et services doivent ainsi être enregistrées en comptabilité. Ces écritures passées dans différents livres comptables servent notamment à réaliser vos déclarations fiscales et sociales obligatoires. Mais quels sont les documents comptables à établir et conserver obligatoirement en entreprise ? En quoi sont-ils essentiels pour la gestion de vos activités ? Découvrez dans cet article quels sont les documents comptables obligatoires pour une entreprise, selon son statut juridique et votre régime fiscal.
Sommaire
Pourquoi certains documents comptables sont-ils obligatoires en entreprise ?
En matière de documents comptables, il faut avant tout savoir que le code du commerce impose l’enregistrement de toutes les ventes de produits et prestations réalisées par les entreprises. Ces opérations sont consignées dans des livres comptables utilisés notamment pour rendre des comptes à l’administration.
Une nécessité pour l’administration fiscale
Quelle que soit votre activité, vous êtes tenus en tant qu’indépendant de déclarer les revenus générés par l’entreprise à l’administration fiscale. Dans ce cadre, la comptabilité sert à calculer le montant des taxes et impôts à verser à l’État : taxe sur la valeur ajoutée (TVA), impôt sur le revenu ou les sociétés, contribution foncière des entreprises (CFE), etc.
Certains documents comptables obligatoires comme le bilan ou le compte de résultat vous seront utiles en cas de contrôle fiscal. Ils peuvent également être utilisés par l’administration pour obtenir une vision globale de la santé des entreprises.
Un besoin fondamental pour l’URSSAF
De la même façon, les organismes de Sécurité Sociale (assurance chômage, assurance maladie, retraite, allocations familiales…) se basent sur vos résultats déclarés à l’URSSAF pour calculer les cotisations sociales dont vous pouvez bénéficier en tant qu’entrepreneur, au même titre que vos salariés.
Comme l’administration fiscale, l’URSSAF peut mener des contrôles pour détecter d’éventuelles fraudes à la sécurité sociale et établir des statistiques sur les indépendants. Voilà pourquoi vous devez conserver toutes les pièces comptables qui auront servi à faire vos déclarations sociales.
En quoi ces documents comptables obligatoires sont-ils importants pour votre entreprise ?
Au-delà de ces obligations fiscales et sociales, les documents comptables à établir dans les entreprises constituent de précieux indicateurs sur la santé de votre structure. Le compte de résultat permet ainsi d’analyser l’activité économique de votre entreprise, tandis que le bilan donne un aperçu de sa situation financière et patrimoniale à un instant T.
Ces données sont fondamentales pour le pilotage de vos activités et la prise de décisions. En cas de revenus importants, vous pouvez par exemple choisir d’investir dans du matériel. A contrario, des rentrées en baisse vont vous alerter sur un problème de gestion et vous aider à l’identifier afin de le résoudre : est-ce qu’on perd des clients ? Si oui, pourquoi ? Quelles solutions envisager ?
À titre personnel, les documents comptables de votre entreprise pourront aussi vous être demandés pour démontrer votre solvabilité si vous envisagez de faire un prêt : pour un projet immobilier, par exemple.
Quels sont les documents comptables obligatoires pour votre entreprise ?
La liste des documents obligatoires varie en fonction des entreprises. Elle dépend du statut juridique de la structure, mais aussi du régime fiscal choisi par le(s) dirigeant(s).
Selon le statut juridique de l’entreprise
Les documents comptables obligatoires ne sont pas les mêmes en entreprise individuelle (EI) et dans une société (SARL, SAS, EURL…). Dans chacun des cas, la liasse fiscale à remplir pour déclarer vos revenus annuels n’est donc pas la même : il s’agit de la liasse fiscale 2035 pour les entreprises individuelles, et de la liasse fiscale 2065 pour les sociétés.
Selon le régime fiscal des dirigeants
Ici encore, les obligations sont différentes pour une entreprise individuelle et une société.
En entreprise individuelle, on distingue deux régimes fiscaux : le régime de la micro-entreprise et le régime réel. La micro-entreprise est un régime simplifié nécessitant moins de documents obligatoires : un livre de recettes et une déclaration des revenus suffisent. Au régime réel, une entreprise individuelle doit tenir un livre-journal et un grand livre, mais aussi établir une liasse fiscale 2035.
En société, deux régimes fiscaux existent également : le réel simplifié et le réel normal. Au réel simplifié, une société doit remplir les liasses fiscales 2065 et 2033, et fournir en complément un livre-journal, un grand livre, un bilan et un compte de résultat. Au réel normal, elle doit compléter les liasses fiscales 2065 et 2050, et fournir en plus un livre-journal, un grand livre, un compte de résultat, les amortissements, les provisions, la valeur ajoutée produite, la composition du capital social…
En tant qu’entrepreneur, vous êtes donc tenu d’établir et conserver différents documents comptables pour satisfaire à vos obligations fiscales et sociales. Tout en vous permettant de faire vos déclarations à l’administration en bonne et due forme, la bonne tenue de votre comptabilité vous permet également de disposer de précieux indicateurs pour gérer votre entreprise. Afin de vous simplifier la vie, vous pouvez utiliser un logiciel de comptabilité en ligne comme Indy pour la création de vos documents comptables obligatoires.
