Tenir sa comptabilité et faire ses déclarations sont partie intégrante de la gestion d’une entreprise. Ce sont des obligations légales auxquelles les chefs d’entreprise ne peuvent déroger. Certes, ils peuvent confier cette mission à un comptable ou un expert-comptable. Mais ce n’est en aucun cas obligatoire. Tout entrepreneur, quel que soit son statut juridique, peut en effet choisir de gérer sa comptabilité en ligne, en toute autonomie. Mais quel intérêt peut avoir un chef d’entreprise à faire sa comptabilité lui-même ? Et comment s’y prendre pour faire sa comptabilité soi-même sans se prendre la tête ? Voici nos conseils pour une gestion comptable indépendante et irréprochable.

Faire sa comptabilité soi-même : c’est possible ?

Oui, tout à fait ! Contrairement à une idée reçue, le recours à un expert-comptable n’est pas du tout obligatoire pour gérer la comptabilité d’une entreprise.

Seule la certification des comptes par un tiers peut vous être imposée par l’administration, et ce, sous certaines conditions. Mais si votre chiffre d’affaires n’excède pas plusieurs millions d’euros, vous pouvez parfaitement faire votre comptabilité vous-même sans expert-comptable. Par ailleurs, vous devez savoir que confier votre comptabilité à un expert-comptable ne vous dédouane pas de toute responsabilité. En effet, ce dernier n’est pas toujours jugé responsable en cas d’erreur constatée lors d’un contrôle.

Si vous décidez de prendre la main sur votre comptabilité, sachez également que vous avez tout à fait le droit de rompre le contrat qui vous lie à votre expert-comptable. Les clauses particulières à prendre en compte (comme les délais de préavis et indemnités de rupture) sont mentionnées dans sa lettre de mission.

Pour faire votre comptabilité vous-même, vous avez ensuite le choix entre deux solutions :

enregistrer vos opérations comptables sur papier : très peu coûteuse, cette solution peut néanmoins vous faire perdre beaucoup de temps, surtout si vous n’êtes pas très bien formé dans ce domaine. Sans compter les risques d’erreurs et oublis, voire la perte de documents…
utiliser un logiciel de comptabilité : vous pouvez ainsi bénéficier de fonctions d’automatisation et d’un accompagnement qui vous feront gagner du temps et vous aideront à limiter les erreurs et omissions. Votre comptabilité est ainsi plus simple et rapide à tenir. De plus, vous ne risquez pas de perdre vos livres comptables qui sont stockés à distance et accessibles en permanence.

Pourquoi faire sa comptabilité soi-même ?

Assurer sa comptabilité soi-même revêt plusieurs avantages pour un dirigeant :

Vous avez accès à tous les chiffres liés à la gestion de votre entreprise, voyez à quoi ils servent et comment ils s’articulent… Vous pouvez ainsi connaître précisément vos principales sources de dépenses, les périodes de recettes les plus propices à votre activité… Il est plus facile alors d’organiser vos activités et de prendre les bonnes décisions stratégiques ;
Vous êtes totalement autonome dans la gestion de votre entreprise ;
L’accès à un logiciel de comptabilité en ligne étant deux à cinq fois moins cher que les services d’un expert-comptable, vous pouvez faire des économies et réduire vos charges de fonctionnement.

Nos conseils pour faire sa comptabilité soi-même sans fausse note

Bien gérer ses factures et documents comptables

Attention aux justificatifs comptables dont la conservation ne doit pas être négligée. Lors d’un contrôle fiscal ou URSSAF, un simple ticket de caisse peut en effet vous être demandé pour preuve de paiement. Pour être sûr de les retrouver facilement, nous vous conseillons de les dématérialiser. Vous évitez ainsi leur dégradation physique (effacement, déchirures,etc.) et les avez toujours sous la main.

Pour avoir la même valeur juridique que leur original papier, vos justificatifs numérisés doivent toutefois pouvoir bénéficier d’une valeur probante. Sans cette valeur probante, un fichier peut être refusé par l’administration fiscale.

Rendre ses déclarations fiscales à temps

Déposer vos déclarations fiscales en retard peut vous coûter cher en indemnités. Mais ne pas les envoyer peut vous mettre sous le coup d’amendes encore plus salées ! Pour respecter vos obligations déclaratives, vous devez donc connaître précisément les déclarations à faire selon votre statut, et savoir quand les déposer.

Pour ne rien manquer, aidez-vous d’un calendrier, ou utilisez un logiciel de comptabilité qui vous envoie des rappels à chaque échéance.

Tenir ses documents comptables à jour

Il est primordial d’avoir des documents à jour tout au long de l’année : c’est vrai en particulier pour les livres comptables. En effet, vous risquez une amende de 1500 euros si vous n’êtes pas capable de présenter un livre lors d’un contrôle.

Efforcez-vous donc de tenir vos livres au jour le jour, ou a minima à la semaine. Si vous faites votre comptabilité à la main, ces tâches pourront vous prendre pas mal de temps. Mais avec un logiciel de comptabilité, vous pourrez automatiser la saisie des opérations.

Utiliser un logiciel de comptabilité en ligne

En faisant le choix d’un logiciel de comptabilité, vous pouvez enregistrer vos opérations comptables seul, et très simplement. Un logiciel en ligne comme Indy vous permet aussi de bénéficier de fonctionnalités pratiques pour répondre à vos contraintes en matière de gestion comptable :

La dématérialisation de vos justificatifs comptables : numérisées et déposées sur la plateforme, vos pièces justificatives peuvent être liées directement aux opérations comptables concernées et retrouvées facilement en cas de besoin. Elles bénéficient toutes de la valeur probante ;
Vous êtes guidé pas à pas pour établir vos liasses fiscales sans erreur, et sans rien oublier : une bonne partie des déclarations est automatisée pour vous simplifier la tâche, et des rappels vous sont envoyés pour vous permettre d’envoyer vos déclarations en temps et en heure ;
Le remplissage de vos livres comptables est automatisée : grâce à la synchronisation du logiciel avec votre compte bancaire professionnel, toutes les transactions sont récupérées et catégorisées automatiquement pour l’enregistrement de vos dépenses et recettes.

C’est un gain de temps conséquent et une solution particulièrement économique par rapport aux services d’un expert-comptable.

Si faire sa comptabilité soi-même est possible et revêt de nombreux avantages pour les entrepreneurs, la tâche n’est pas évidente pour tout le monde. Faute de recourir à un expert-comptable, vous avez donc tout intérêt à utiliser un logiciel de comptabilité en ligne pour gérer vos comptes de manière autonome. Avec la possibilité de dématérialiser vos pièces justificatives tout en leur donnant une valeur probante, et la possibilité d’être accompagné dans vos obligations, vous mettez ainsi toutes les chances de votre côté pour être dans les clous et ne pas vous prendre la tête au quotidien tout en réduisant vos coûts.