Quelles obligations pour un logiciel de comptabilité ?

Pour lutter contre les fraudes fiscales, la loi de finances instaure souvent de nouvelles réglementations. Si les auto-entrepreneurs sont libres de tenir leurs comptes sur papier, les professionnels soumis à la TVA doivent enregistrer leurs transactions et leurs recettes dans un logiciel de comptabilité en ligne. Cependant, toutes les solutions informatiques ne se valent pas ! La loi le précise : il vous faut un logiciel comptable certifié, et capable de produire le fichier des écritures comptables. Quelles sont les obligations pour un logiciel de comptabilité que vous devez connaître ? Quels sont les critères indispensables que tout outil comptable doit avoir ?

Logiciel comptable : les critères obligatoires

Comment savoir si un logiciel est conforme à la loi ?

Comme la loi française l’indique, un logiciel de comptabilité doit répondre aux critères établis par l’administration fiscale. Il s’agit de :

• l’inaltérabilité des données, pour assurer la traçabilité de toutes les opérations et les rectifications effectuées ;
• la sécurisation des données, qui doivent être restituées dans l’état de leur enregistrement d’origine ;
• la conservation des données, pour sauvegarder toutes les opérations et les modifications réalisées ;
• l’archivage des données, pour garantir la production d’une archive complète des données de règlement sur un support physique externe et sécurisé.

Le fichier des écritures comptables, une obligation pour tous les logiciels de comptabilité en ligne

Le fichier des écritures comptables (FEC) est un document obligatoire pour tous les entrepreneurs qui utilisent un logiciel de comptabilité en ligne.

Depuis le 1er janvier 2014, la loi impose aux professionnels libéraux qui tiennent leur comptabilité en ligne à l’aide d’un système informatisé de produire un FEC en cas de contrôle fiscal. Si vous n’êtes en pas en mesure de transmettre un FEC, vous risquez une amende de 5000 euros. À savoir : un FEC non conforme aux normes fiscales fera lui aussi l’objet d’une amende.

Créé en 2005 par l’OCDE, le fichier des écritures comptables a fait suite à l’introduction de la norme SAF-T (Standard Audit File for Tax). Il permet donc à l’administration fiscale de réaliser un contrôle des normes plus facilement et plus rapidement.

Est-il obligatoire d’avoir un logiciel de comptabilité ?

TVA et logiciel de comptabilité : une obligation à ne pas manquer

Depuis 2016, l’article 88 de la loi de finances oblige tous les professionnels soumis à la TVA, y compris ceux bénéficiant de la franchise en base de TVA, à utiliser un logiciel comptable certifié.

La loi de finances a été instaurée pour lutter contre les fraudes fiscales, notamment celles réalisées par le biais d’un outil informatique. Si vous utilisez un logiciel de comptabilité en ligne pour tenir vos comptes, vous êtes concerné par la loi. Seuls les entrepreneurs qui tiennent leur comptabilité sur papier peuvent ignorer la nouvelle réglementation.

Pour être conforme à la loi anti-fraude, votre logiciel doit être certifié, donc :

• répondre aux quatre critères fondamentaux (inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage) ;
• produire un fichier des écritures comptables conforme aux normes fiscales.

Tous les logiciels ne se valent pas. Vérifiez bien que le vôtre est capable de sortir un FEC et que ce dernier correspond bien aux critères indiqués par la réglementation en cours.

Comptabilité en ligne : une certification obligatoire

Si vous tenez votre comptabilité sur papier, vous n’avez aucune obligation particulière, mis à part utiliser un stylo à encre indélébile. Mais si vous avez informatisé votre comptabilité, alors vous devez impérativement utiliser un logiciel de comptabilité en ligne certifié qui produit un fichier des écritures comptables.

⚠️ Attention : un logiciel non certifié, comme Excel, ou une solution issue d’un autre pays ne sont pas reconnus par l’administration fiscale. Si vous avez un fichier Excel ou un logiciel provenant de la Belgique, vous risquez une amende pour fraude fiscale. De plus, si vous ne pouvez pas présenter un FEC lors d’un contrôle, vous devrez payer une amende à hauteur de 5000 euros.

Si vous utilisiez Excel pour tenir vos comptes, remplacez-le sans hésiter par un logiciel comptable certifié par l’administration fiscale. Car oui, tous les professionnels soumis à la TVA, mais aussi à la franchise en base de TVA, doivent tenir leurs comptes à l’aide d’un logiciel de comptabilité en ligne. Une des obligations pour un logiciel de comptabilité, c’est la production d’un fichier des écritures comptables. Ce document doit être présenté en cas de contrôle, au risque de devoir payer une amende.

Vérifiez bien que votre outil est capable de le produire. Si ce n’est pas le cas, changez-le ! Chez Indy, nous vous proposons un logiciel comptable conforme à la loi de finances : il comprend les quatre critères obligatoires et produit un FEC sur demande.