Comment choisir sa solution comptable en création d'entreprise ?

Déduire ses charges de création d’entreprise : le mode d’emploi

Dès la création de son entreprise, il est important de choisir sa solution comptable avec soin. En effet, la comptabilité d’une nouvelle entreprise peut s’avérer plus complexe qu’il n’y paraît. Dès le lancement de l’activité, et même avant, différentes dépenses professionnelles entrent en jeu. Il est important d’en garder trace, d’abord afin de tenir une comptabilité exacte. Mais cela peut aussi présenter des avantages, par exemple en permettant une déduction des charges de création du résultat fiscal.

En quoi consiste cette opération ? Quelles sont ses conditions ? A quel moment peut-elle intervenir ? On vous dit tout.

Sommaire

  1. Déduire ses charges du résultat fiscal : qu’est-ce que cela signifie ?
  2. Quelles sont les dépenses professionnelles déductibles du résultat fiscal ?
  3. Peut-on déduire les frais engagés avant la création de l’entreprise ?
  4. Comment déduire ses charges de création d’entreprise ?

Déduire ses charges du résultat fiscal : qu’est-ce que cela signifie ?

A l’issue de chaque exercice comptable, les entreprises doivent transmettre le montant de leur résultat fiscal à l’administration fiscale. C’est sur cette base que sera calculé leur impôt. Or, certaines charges (ou dépenses professionnelles) engagées par l’entreprise sont déductibles du résultat.

Déduire ses charges consiste à soustraire de son revenu brut les dépenses engagées pour produire ce revenu. L’entreprise détermine ainsi son bénéfice imposable au terme de l’année fiscale.

Sont éligibles à la déduction des charges :

  • les sociétés au régime réel (SARL, EURL, SAS, SASU, etc.),
  • les entreprises individuelles (EI) au régime réel.

Déduction des charges impossible en micro-entreprise

Les micro-entreprises (ex auto-entreprises) ne sont pas éligibles à la déduction des charges telle qu’évoquée précédemment.

En effet, pour ces entreprises, l’administration fiscale pratique un abattement forfaitaire au titre des charges. Cela signifie que pour chaque micro-entreprise, une part forfaitaire du chiffre d’affaires est automatiquement déduite de l’assiette de l’impôt sur le revenu.

Par exemple, pour les prestations de services, par exemple, l’abattement forfaitaire est de 34 %. On considère donc que les dépenses professionnelles engagées par l’entrepreneur représentent 34 % de son chiffre d’affaires.

Quelles sont les dépenses professionnelles déductibles du résultat fiscal ?

Pour être considérées comme déductibles du résultat, les charges doivent répondre à trois critères :

  1. Elles doivent s’inscrire dans l’intérêt direct de l’exploitation et la gestion normale de l’entreprise.
  2. Elles doivent correspondre à une dépense effective et être prouvées par des justificatifs.
  3. Elles doivent avoir été engagées lors de l’exercice comptable dans le cadre duquel on souhaite les déduire.

Les charges déductibles incluent :

  • les coûts de production,
  • l’achat de marchandises dans le but de les revendre,
  • les salaires,
  • les dépenses professionnelles telles que les fournitures de bureau, les frais de téléphone ou de documentation, etc.,
  • les charges sociales et avantages sociaux des employés,
  • les frais de marketing et de publicité,
  • les frais de formation,
  • les loyers,
  • les intérêts sur les prêts commerciaux,
  • les frais juridiques et comptables,
  • les impôts fonciers,
  • les frais professionnels tels que les frais de déplacement et les frais de repas,
  • etc.

Certaines charges sont en revanche non déductibles. Il peut s’agir de charges d’exploitation, de charges financières, de charges exceptionnelles, ou encore de charges au montant excessif.

Sont par exemple considérés comme des charges non déductibles :

  • les frais de parrainage,
  • la redevance de crédit-bail,
  • les dépenses luxueuses,
  • les cadeaux d’affaires disproportionnés,
  • la taxe sur les véhicules de société,
  • certains impôts et taxes,
  • les primes d’assurance,
  • les sanctions pécuniaires et pénalités,
  • les dons versés à des partis politiques (soumis à une réduction d’impôt spécifique),
  • etc.

Le cas des charges mixtes en entreprise

On appelle charges mixtes les charges relevant à la fois d’une activité professionnelle et personnelle. Elles représentent un entre-deux qui est parfois difficile à appréhender en matière comptable. En effet, ces frais peuvent être déductibles du résultat fiscal, mais seulement sous certaines conditions. Alors, comment déduire ses charges mixtes ? Indy vous dit tout !

La règle est simple : il faut calculer le prorata de l’utilisation professionnelle sur le coût total. En effet, seuls les frais liés à l’activité professionnelle peuvent donner lieu à une déduction.

En pratique ? Prenons l’exemple d’un smartphone utilisé à 70 % dans le cadre de l’activité professionnelle, et à 30 % sur le temps personnel. Seule la quote-part liée à l’usage professionnel de l’abonnement, soit 70 % du coût total, sera déductible du résultat.

Peut-on déduire les frais engagés avant la création de l’entreprise ?

Oui, il est possible sous conditions de déduire les charges de création engagées avant l’immatriculation de l’entreprise. En effet, les chefs d’entreprises et dirigeants, même lorsqu’ils ne sont pas associés, sont souvent amenés à engager des dépenses pour le compte de l’entreprise au cours de sa création.

La première condition pour que la dépense soit déductible est, bien sûr, qu’elle soit directement liée à la création d’entreprise et au démarrage de l’activité.

De plus, la charge doit dater de moins de 6 mois avant la création de l’entreprise. La date d’immatriculation de la structure, qui figure sur l’extrait Kbis, doit donc être postérieure de 6 mois maximum à la date de la facture. Comme l’entreprise ne dispose pas encore d’un numéro Siret au moment de l’achat, il est conseillé d’inscrire la mention “Siret en cours d’attribution” sur la facture.

Exemples de charges de création déductibles

Les charges de création engagées avant l’immatriculation de l’entreprise et potentiellement déductible peuvent inclure par exemple :

  • les frais de conseil et d’accompagnement, par exemple les frais d’aide à l’élaboration du business plan ou à la rédaction des statuts,
  • les frais de travaux dans les futurs locaux,
  • les frais de publication d’une annonce légale,
  • etc.

Comment déduire ses charges de création d’entreprise ?

Conservez les justificatifs

Pour être éligible à une déduction, la dépense doit impérativement être appuyée par un justificatif :

  • facture électronique ou papier,
  • ticket de caisse.

Celui-ci doit mentionner la date d’achat, qui doit être antérieure de 6 mois maximum à la création d’entreprise.

Classez votre charge en dépense déductible

Gardez trace, justificatif à l’appui, de l’ensemble des dépenses déductibles effectuées dans les 6 mois précédant la création d’entreprise. Dès l’immatriculation de la structure, comptabilisez-les en tant que charges déductibles afin qu’elles soient intégrées au calcul du résultat fiscal.

💡 Bon à savoir : certains frais bien spécifiques peuvent être soumis à un abattement forfaitaire, si vous le décidez.

Utilisez un logiciel de comptabilité pour la gestion des dépenses professionnelles

Il est très pratique d’utiliser un logiciel comptable comme Indy pour gérer les charges déductibles y compris avant la création.

Cette solution présente différents atouts :

  • Automatisation de nombreuses tâches fastidieuses liées à la gestion des dépenses. Le logiciel peut vous éviter la saisie manuelle des données, le calcul des taxes et des frais de livraison, ou encore la préparation des rapports de dépenses. Cela peut permettre de gagner du temps, mais aussi de réduire le risque d’erreur.
  • Traçabilité et suivi des charges au fil du temps. Le logiciel vous permet d’établir des rapports détaillés sur les dépenses par projet ou par employé. Il peut vous aider à comprendre comment votre argent est employé et à prendre des décisions éclairées en matière de budget, dès la création d’entreprise.
  • Conformité fiscale assurée avec un calcul automatisé des taxes et des outils pour générer des factures et reçus aux normes.
  • Accessibilité des données partout et à tout moment grâce à une technologie basée sur le cloud. Cet atout peut être particulièrement utile pour les travailleurs indépendants mobiles ainsi que les entreprises ayant des salariés qui travaillent à distance.
  • Gain de temps dans la gestion des dépenses et des tâches comptables, ce qui vous permet de vous concentrer sur d’autres aspects de votre entreprise.

💡 Bon à savoir : avec Indy, il suffit de photographier sa dépense pour que le logiciel l’enregistre et la classe comme dépense déductible.

Peut-on déduire la TVA sur les achats effectués avant la création d’entreprise ?

Si vous facturez la TVA, donc si vous êtes soumis au régime réel de TVA, vous pouvez la déduire de vos achats. Lors de votre déclaration, vous “récupérez” la TVA pour les biens et services que vous avez achetés.

L’entreprise peut récupérer la TVA déductible sur les achats qu’elle a effectués dans les 6 mois précédant son immatriculation.

💡 Bon à savoir : cette règle vaut aussi pour les micro-entreprises soumises à la TVA.

En conclusion, il est possible, sous conditions, de déduire des charges antérieures à l’immatriculation de l’entreprise de son résultat fiscal. Cette opération est intéressante puisqu’elle vous permet de réduire a posteriori le coût de création d’entreprise. Pour faciliter son exécution, il est recommandé de souscrire à un logiciel comptable avant même que l’entreprise soit officiellement créée.

par Clémentine Pougnet

Clémentine apporte sa contribution à Indy. Forte d'une solide expertise en comptabilité et d'une capacité remarquable à rendre accessibles des concepts intriqués, son rôle est crucial pour orienter les indépendants et leur fournir la confiance requise pour naviguer dans le domaine de la comptabilité.