Il peut arriver que, dans la précipitation ou lors d’un ajout de produit, vous fassiez une erreur sur une facture qui demande d’être retoquée. Ou encore que suite à une modification de commande vous soyez obligés de l’annuler pour faire un avoir. Dès lors, comment faire pour corriger la facture initialement éditée ? Réponse dans ce guide pour corriger les factures, avec les différentes options qui s’offrent à vous en fonction des situations.
Sommaire
Cet article a été initialement diffusé sur le groupe Facebook Compta Pour Les Professions Libérales, réseau d'entraide des praticiens libéraux dans leur comptabilité.
Rappel concernant les factures
Avant de vouloir corriger une facture, il convient de faire une piqûre de rappel pour connaître les tenants et aboutissants de ces documents.
Une facture est un document juridique, comptable et fiscal qui permet d’attester de la vente d’un produit ou d’un service entre un vendeur ou prestataire et son client. Elle sert aussi bien à protéger l’un que l’autre et chaque partie est tenue de la conserver pendant 10 ans.
Une facture doit comporter un certain nombre d’informations :
- Des mentions propres au document même (mention « facture », numéro d’identification, date d’émission) ;
- Les coordonnées de contact du vendeur ou prestataire ;
- Des informations concernant le client ;
- Tout ce qui concerne le produit : sa quantité, son prix, les taux de TVA applicables…
- Les conditions de règlement et d’autres mentions légales ;
- La mention EI après votre nom si vous être en entreprise individuelle (micro-entreprise comprise).
Pour tout savoir sur comment faire une facture en bonne et due forme, consultez notre checklist pour les factures.
Cas n°1 : Vous n’avez pas encore envoyé votre facture à votre client
Si vous êtes dans ce cas, pas de panique ! Il vous suffit de corriger la facture avant tout envoi. Vous pouvez utiliser le même numéro d’identification, cela ne portera pas à conséquence. Dans l’éventualité où vous utilisiez un logiciel de facturation, celui-ci génèrera une nouvelle facture avec une nouvelle numérotation. Prenez bien garde à envoyer la nouvelle facture ainsi créée et non l’ancienne version.
Cas n°2 : Vous avez envoyé la facture, mais elle n’a pas encore été réglée
Vous devrez dans cette situation créer une facture rectificative qui corrige et remplace la facture d’origine. Elle devra comporter :
- La mention « annule et remplace la facture n°1234 (numéro de la facture remplacée) » ;
- Un numéro différent de la facture initialement envoyée, soit en remplaçant le numéro (4567 au lieu de 1234) soit en lui ajoutant un numéro de version (1234-V2)
Cas n°3 : Vous avez envoyé la facture et votre client l’a réglée
Ici, deux cas de figure sont possibles : utiliser un avoir ou produire une facture de remplacement.
Faire un avoir à votre client
Pour ce faire, vous devez produire et envoyer une note d’avoir à votre client, par exemple pour une remise accordée a posteriori. C’est en fait une facture au montant négatif correspondant à la somme que vous souhaitez rembourser. L’avantage de l’avoir est qu’il peut correspondre à un bon de réduction, qui fait que l’argent reste dans l’entreprise. Mais comment faire un avoir ?
- Utiliser clairement le terme Avoir en début de document ;
- Donner un numéro distinct à l’avoir en question (soit comme une facture à part entière soit via une numérotation séparée propre aux avoirs) ;
- Indiquer le numéro et la date de la facture à laquelle l’avoir fait référence ;
- Vous pouvez également mentionner les modalités de compensation de l’avoir : Remboursement par chèque ou virement, avoir à déduire sur une prochaine facture…
- Il n’est ni nécessaire d’y ajouter le net à payer (on le remplacera par « net à déduire ») ou les conditions de paiement, puisque ce n’est pas une facture en tant que tel. Cependant, les autres mentions légales d’une facture classique doivent y figurer.
- Donner le montant de l’avoir Hors Taxes (HT) et Toutes Taxes Comprises (TTC) avec la TVA correspondante.
Pour ce dernier point, une précision concernant vos clients professionnels :
Si le client compte récupérer la TVA correspondant à la partie du prix objet de la réduction, l’avoir doit mentionner le montant HT de la réduction ainsi que le montant de TVA correspondant. Le client doit alors rectifier la déduction de TVA opérée. S’il y renonce, il doit être précisé que le rabais est net de taxe et aucune rectification n’est requise.
Faire une facture de remplacement
Cette méthode s’effectue en deux temps :
- Annuler la facture d’origine
- Établir une facture de remplacement
Vous pouvez le faire soit via un avoir, soit par une facture rectificative au montant négatif. La somme de cette facture et de celle d’origine doit revenir à zéro. Elle doit avoir son propre numéro et faire mention de la facture d’origine via sa date et son numéro originel. Si vous souhaitez juste rembourser votre client, vous pouvez en rester là.
En revanche, si vous souhaitez facturer à nouveau votre client suite à une erreur de montant, il vous faut créer une nouvelle facture, avec un nouveau numéro. Il est fortement conseillé de faire référence à la facture qu’elle remplace, afin que l’administration fiscale comprenne l’historique de votre facturation en cas de contrôle. Les problématiques de TVA décrites dans la partie précédente s’appliquent ici également.
Vous avez encore des questions ? Posez-les nous en commentaire, l’équipe d’Indy ne vous adressera pas de facture ! Vous pouvez également rejoindre notre groupe facebook de comptabilité pour partager vos problématiques avec notre communauté d’indépendants, ils vous accueilleront à bras ouverts !
