La facture est certainement un élément de votre quotidien que vous utilisez sans même y réfléchir. Vous avez peut-être trouvé un modèle sur Internet, l’avez adapté à votre situation et ne regardez plus les mentions légales depuis belle lurette. Mais votre facture est-elle vraiment en cohérence avec la Loi ? Êtes-vous sûrs qu’il ne manque pas une mention à vos documents ? Suivez notre checklist pour être certain d’avoir une facture en bonne et due forme, pour ne plus avoir aucun doute.
Sommaire
Qu’est-ce qu’une facture ?
Avant de passer à la pratique et de vous présenter notre checklist, un peu de théorie. Une facture est un document marquant un achat de produits ou de services entre un vendeur ou prestataire et un client. C’est un document comptable, juridique et fiscal qui sert à protéger aussi bien l’acquéreur (en cas de non livraison de produits ou de livraison non conforme) que le vendeur (en cas de non paiement des produits ou services rendus, ce document est une preuve juridique de la transaction). Il doit être établi en deux exemplaires papier ou numériques après livraison et chaque partie doit la conserver pendant 10 ans.
Quand est-elle obligatoire ?
Lorsque le client est un professionnel, une facture est obligatoire de fait. Dans le cas d’une transaction B2C (Business to consumer, soit d’entreprise à particulier) elle n’est obligatoire que dans certains cas :
- La vente à distance de produits physiques (sites e-commerce par exemple)
- La vente de prestations de service dont le prix s’élève à 25 € TTC ou plus
- La commande de travaux immobiliers
- La vente de produits d’occasion, objets d’art/de collection aux d’enchères publiques
- Les ventes de toute nature si le particulier en fait la demande
Les différents types de facture
Facture pro forma
Utilisant le terme latin « pro forma » qui signifie « pour la forme », cette facture n’a aucune valeur comptable, juridique ou fiscale. Son intérêt est donc purement commercial. Elle a la fonction d’un devis, à ceci près qu’elle n’a pas de valeur contractuelle et qu’elle est identique à la facture que vous enverrez après livraison, mention « facture pro forma » mise à part. Elle est surtout utilisée dans des transactions d’import/export, pour obtenir des douanes une autorisation d’achat ou de vente.
Facture d’acompte
Aussi appelée facture d’avancement, cette facture est souvent utilisée par les professions indépendantes non réglementées telles que community manager, photographe ou graphiste sur leurs plus grosses commandes et présentée avant ou pendant la réalisation de la prestation. Elle permet au fournisseur de s’assurer qu’une partie de la mission sera rémunérée, ce qui l’engage envers son client à réaliser la mission jusqu’à son terme.
Facture de clôture
C’est ce que l’on entend par « facture » dans l’utilisation du terme la plus commune. Elle vient clore la vente et sert de document de référence pour officialiser la transaction. Elle comporte des mentions légales à respecter (que l’on verra plus tard dans la checklist, soyez patients !) et généralement une date limite de règlement après quoi des pénalités financières seront demandées pour certaines prestations de service.
Facture d’avoir
Elle permet de rectifier ou annuler une facture en cas d’erreur ou pour rembourser un client (en cas de non-conformité du produit par exemple).
La checklist
Voici enfin le moment tant attendu : la checklist des mentions légales à renseigner dans votre facture. Pouvant paraître un peu longue, vous verrez qu’il s’agit pour la plupart d’éléments qui relèvent plus du bon sens que du pinaillage juridique. Prêt, partez !
A propos du document lui-même :
- Mention « Facture »
- Numéro de facture (établi chronologiquement sur l’ensemble de vos factures)
- Date d’émission
A propos de vous :
- Votre nom ou dénomination sociale, accompagné de la mention EI si vous êtes en entreprise individuelle (micro-entreprise comprise)
- L’adresse de votre siège social
- Numéro de TVA, numéro SIREN et forme juridique de votre entreprise
- État de la société : en liquidation, location gérance… (si applicable)
A propos de votre client :
- Nom ou raison sociale
- Adresse de livraison ou du siège social
- Adresse de facturation (si différente)
- Numéro de TVA, numéro SIREN et forme juridique (si applicable)
A propos du produit / service proposé (ignorer les mentions inutiles pour votre entreprise) :
- Liste détaillée de tous les produits et/ou prestations en quantité et en prix unitaire
- Date de la réalisation de la prestation / de vente du produit
- Prix de la main d’œuvre
- Somme à régler hors taxe (HT)
- Frais annexes (de livraison par exemple)
- Réductions éventuelles
- Taux et montants de TVA applicables
- Montant toutes taxes comprises (TTC)
A propos du règlement :
- Conditions de paiement : délai de règlement, montant de l’acompte ou de l’escompte en cas de paiement rapide si vous proposez cette éventualité
- Pénalités en cas de retard de paiement pour les factures aux professionnels
Si vous n’êtes pas assujetti à la TVA, affichez le prix hors taxe et faites apparaître les mentions suivantes en fonction de votre cas :
- « non assujetti à la TVA article 293B du Code Général des Impôts » pour les micro-entrepreneurs par exemple
- en cas d’autoliquidation en sous-traitance : « Autoliquidation »
- en autoliquidation dans le cadre du commerce intra-communautaire, vente de biens : « Exonération de TVA, article 262 ter, I du CGI »
- en autoliquidation dans le cadre du commerce intra-communautaire, prestation de services : « Exonération de TVA, article 283 du CGI »
Autres mentions particulières :
- Si vous êtes une société, vous devez faire apparaître le capital social
- Si vous êtes commerçant, le numéro RCS suivi de la ville où se trouve le greffe de l’immatriculation doivent figurer
- De la même manière si vous êtes artisan, vous devez afficher votre numéro au répertoire des métiers (N° Siren + RM + N° du département d’immatriculation)
- Vous pouvez ajouter les conditions de votre assurance responsabilité civile professionnelle (obligatoire pour les artisans)
N’hésitez pas à nous dire si cette checklist vous a été utile ou à nous poser votre question dans les commentaires et l’équipe d’Indy (ex Georges) y répondra. Rejoignez notre communauté d’indépendants dans notre groupe facebook de comptabilité !
