Dans l’exercice de leur activité, les professionnels libéraux ont bien souvent besoin de matériel informatique : ordinateur portable ou de bureau, smartphone, tablette, logiciel, etc. Ces nouvelles technologies sont vite devenues indispensables pour la bonne tenue de son activité. Toute la gestion des patients ou des clients passe par un ordinateur, les appels professionnels sont gérés depuis un smartphone et les démonstrations sont effectuées sur des tablettes. Mais comment comptabiliser ce matériel informatique ? Quelle solution est la plus rentable pour les professionnels ?
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Il y a trois façons d’intégrer ce matériel à son patrimoine. Dans les deux premiers cas, vous pouvez acheter les éléments dont vous avez besoin. Le traitement comptable sera alors différent suivant leur prix global et leur utilisation. Le troisième cas consiste à louer, avec ou sans option d’achat, comme pour un véhicule.
L’immobilisation du matériel informatique
Une immobilisation comptable consiste à intégrer le bien dans le patrimoine professionnel de l’entreprise et à amortir sur plusieurs années son coût d’achat. Les biens immobilisables sont donc les biens que vous allez utiliser pendant longtemps, comme des locaux, une voiture, un vélo ou encore un ordinateur. En effet, le matériel informatique se garde plusieurs années et peut être très coûteux, il est alors intéressant de l’immobiliser. De manière générale, on considère qu’un ordinateur, un smartphone ou une tablette sont immobilisables sur 3 ans. Vous pourrez donc déduire pendant 3 ans des amortissements, pour comptabiliser les dépenses pour votre matériel informatique en charge. Pour plus de facilité, les professionnels libéraux utilisent les amortissements linéaires, qui sont les mêmes chaque année (pour en savoir plus sur les différents types d’amortissements, vous pouvez lire notre article dédié).
Exemple : Vous achetez un ordinateur à 900 € TTC pour bien commencer l’année 2021.
Comme il est immobilisable sur 3 ans, les amortissements seront de : 900/3 = 300 €. Chaque année, vous pourrez donc déduire en charge professionnelle 300 € de votre bénéfice imposable.
Si votre bien est utilisé à la fois professionnellement et personnellement, ces calculs sont à faire au prorata de la part professionnelle. Par exemple, si vous utilisez votre ordinateur nouvellement acheté à 70% pro et à 30% perso, le calcul des amortissements se fera sur 630 €.
L’exception de l’amortissement du matériel de moins de 500 €
Une exception existe à cette règle de l’immobilisation : tout ce qui rentre dans la catégorie du petit matériel et outillage peut être passé en charge directement si le montant global ne dépasse pas 500 €. Autrement dit, le matériel informatique en dessous de 500 € HT peut être déduit dans votre comptabilité sans passer par une immobilisation et des amortissements. Ce n’est bien entendu pas obligatoire, vous pouvez tout à fait immobiliser un téléphone qui a coûté 350 €. Cette mesure est intéressante pour les biens que vous renouvelez régulièrement, comme les licences des logiciels, généralement valable pour un an. Les logiciels à paiement mensualisé, comme Indy, ne sont bien sûr pas concernés et restent déductibles en charge.
Attention cependant, cette mesure n’est pas toujours applicable si vous achetez des pièces séparées, pour fabriquer votre propre ordinateur par exemple. C’est le prix global du bien qui sera à prendre en compte, et à immobiliser s’il dépasse la limite.
Par exemple, si vous achetez une tour d’ordinateur, c’est l’ensemble de l’ordinateur qu’il faudra prendre en compte (tour + écran + périphériques) et non pas chaque élément séparé. De même pour un investissement global (renouvellement d’un parc informatique) toutes les dépenses doivent être immobilisées.
La location du matériel informatique
Les nouvelles technologies évoluant extrêmement vite, il peut être rentable de louer votre matériel plutôt que de l’acheter, pour en changer régulièrement plus facilement. Les opérateurs téléphoniques proposent par exemple les derniers smartphones haut de gamme à des prix défiants toute concurrence, mais vous devrez le rendre à la fin de votre contrat. Vous pouvez louer votre bien avec ou sans option d’achat. Le leasing vous permet, à la fin de la période contractuelle, d’acheter le bien à un prix bien plus intéressant. N’oubliez cependant pas que vous avez payé des mensualités pendant plusieurs mois voire plusieurs années, cette solution n’est donc pas souvent la plus rentable. Loué, le bien ne peut pas intégrer votre patrimoine professionnel et donc ne peut pas être immobilisé et amorti. Les mensualités de location sont toutefois déductibles en charge professionnelle.
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