Le procès-verbal d’assemblée générale, ou PV d’AG, fait partie des obligations et documents des SAS et SASU importants à maîtriser. En effet, ce précieux document vient synthétiser les prises de parole et authentifier les décisions des membres d’une société ou de l’associé unique. Alors comment rédiger et envoyer un PV d’assemblée générale en bonne et due forme en SAS et SASU, et comment la comptabilité en ligne peut-elle vous aider dans cette tâche ?
Qu’est-ce que le PV d’assemblée générale ?
En société, il est de rigueur d’organiser des assemblées générales une ou plusieurs fois par an en présence des associés, des actionnaires ou des proches collaborateurs. Ces événements servent à présenter les comptes annuels ou décider d’un changement en interne, comme :
- Une modification des statuts ;
- Un changement dans le versement des dividendes ;
- La dissolution ou liquidation de la société ;
- Et plus encore : changements dans la gestion, présentation des perspectives, déménagement du siège social, etc.
Autrement dit, dès qu’une décision importante doit être prise au sein d’une SAS, ou qu’un changement doit avoir lieu, une assemblée générale est organisée.
Afin de rendre officielle l’assemblée générale, de légitimer les différents discours et de présenter les résultats d’un vote, un document doit être rédigé : c’est le PV d’assemblée générale. En matérialisant une délibération, il peut servir de preuve infaillible lors d’un litige.
🤓 L’associé unique d’une SASU n’organise logiquement pas d’assemblée générale. Il est néanmoins judicieux de produire un PV pour faire part des comptes annuels ou d’une décision exceptionnelle.
Que doit contenir le PV d’assemblée générale ?
Des mentions doivent obligatoirement apparaître sur le PV d’assemblée générale pour le rendre légitime comme :
- Le lieu et la date de l’AG
- Les coordonnées de la société
- L’identité et le statut des membres présents ou de leur(s) représentant(s)
- Le nombre de parts sociales de chaque membre présent
- L’ordre du jour, qui est une sorte d’objet
- Le résumé des résolutions, des débats, des discussions ou des votes
- Les éventuels problèmes rencontrés lors des discussions (comme un problème technique par exemple)
- La conclusion
- Une annexe avec les documents qui ont circulé ou qui ont été présentés lors de l’assemblée générale. Ce sont généralement les états financiers de la société comme le bilan comptable ou le compte de résultat.
Bien sûr, le formalisme exact peut dépendre de ce qui est convenu dans les statuts de votre SAS ou SASU. De même, la souplesse de cette forme juridique permet aux SAS d’être assez libres dans l’organisation de leur assemblée générale.
Comment rédiger et publier le PV d’assemblée générale ?
Vous devez rédiger votre PV d’assemblée générale en SAS et SASU sous forme d’une prise de note rigoureuse à la main ou dactylographiée au cours de la séance. Ensuite, vous devez mettre en forme le PV (sur des feuilles mobiles par exemple) et obtenir les paraphes et signatures nécessaires.
Une fois le PV relu, édité et mis en forme, vous devez l’envoyer au greffe du tribunal de commerce. En fonction des décisions prises pendant l’assemblée générale en SAS ou faites par l’associé unique en SASU, une inscription au Registre du Commerce et des Sociétés ainsi qu’au BODACC (Bulletin officiel des annonces commerciales) pourrait être appliquée. De même, les résolutions à des votes sont publiées dans un journal d’annonces légales.
☝️ En cas d’erreur sur le PV, vous êtes en droit de le rectifier avant l’envoi au greffe du tribunal de commerce. Pour ce faire, il faut barrer l’erreur et inscrire l’information adéquate à la place ou utiliser un système d’astérisque avec un renvoi en bas de page. Pensez à bien numéroter puis parapher chaque modification.
Nous vous invitons ensuite à conserver votre PV d’assemblée générale dans le registre social de votre SAS ou SASU. Il pourrait vous être demandé par l’administration pendant au moins 5 ans.
Qui doit rédiger le PV d’assemblée générale ?
En SAS comme en SASU, c’est généralement au président ou à l’associé unique de rédiger un PV. Il est néanmoins possible de déléguer cette tâche à un collaborateur qui est à l’aise avec ce travail minutieux de rédaction. En revanche, si vous déléguez la rédaction du PV en société, vous avez la responsabilité de superviser le travail de rédaction et relire le contenu du document.
Qui doit signer le PV d’assemblée générale ?
Comme nous l’expliquions plus haut, pour qu’un PV d’assemblée générale soit valable, il faut le parapher et le signer. Cette tâche revient aux profils suivants :
- Le président de la SAS/SASU qui est la personne compétente.
- Le président de la séance s’il est différent du président de la SAS ou SASU.
- L’ensemble des membres appartenant à l’exécutif.
- Les personnes exerçant une fonction sociale dans la société.
Si possible, une signature par les actionnaires est fortement recommandée afin d’éviter les éventuels litiges.
Enfin, gardez à l’esprit que le PV d’assemblée générale correspond à un acte sous signature privée : il ne nécessite donc pas l’intervention d’un officier public.
Automatisez votre PV d’assemblée générale en SAS et SASU
La comptabilité en ligne permet aujourd’hui de générer automatiquement un PV d’assemblée générale, notamment pour la présentation des comptes annuels. Et c’est une excellente nouvelle si vous êtes président d’une SAS ou SASU, car l’exercice peut être fastidieux et chronophage !
Les avantages d’un logiciel de comptabilité en ligne pour votre PV d’AG
Tenir les rênes d’une société n’est pas de tout repos ; encore plus quand il s’agit du traitement comptable qui demande une certaine rigueur. C’est pourquoi l’utilisation d’un logiciel de comptabilité en ligne comme Indy est préconisé afin d’automatiser cette tâche tout en gardant la main sur votre gestion comptable.
Grâce à cette solution, vous pouvez obtenir un PV d’assemblée générale conforme aux modalités légales et téléchargeable facilement afin de l’envoyer aux autorités compétentes.
En plus de générer un PV d’assemblée générale, vous bénéficiez de tous les avantages d’un logiciel de comptabilité en ligne comme :
- Le traitement des comptes annuels : bilan comptable, compte de résultat, annexes faites en bonne et due forme en fonction de votre régime fiscal, ainsi que le pré-remplissage de votre liasse fiscale en SAS et SASU ;
- Un abonnement sans engagement au prix bien plus avantageux que les services d’un expert-comptable ;
- Un outil ergonomique et simple à prendre en main pour garder un œil sur la tenue comptable de votre société ;
- L’accès en continu à tous vos documents et leur stockage en ligne.
En plus de générer un PV d’assemblée générale en quelques clics, utiliser un logiciel de comptabilité en ligne vous permet d’améliorer grandement votre productivité en SAS et SASU.
Le tutoriel pour rédiger votre PV d’AG avec Indy
Adapté à la comptabilité des SASU et des SAS, Indy produit automatiquement votre PV d’assemblée générale.
Par conséquent, une fois la clôture de votre exercice fiscal validée, et votre solde d’impôt sur le revenu déclaré, rendez-vous dans l’onglet “À faire” et cliquez sur “Déplier les étapes” afin d’obtenir votre PV. La démarche à suivre est la suivante :
- Entrez l’affectation du résultat, en gardant en tête que vous devez obligatoirement affecter au moins 5 % de votre bénéfice en réserve légale, jusqu’à ce que celle-ci atteigne 10 % du capital social.
- Ajoutez la rémunération du représentant légal de la SAS ou SASU sur l’exercice clôturé, ainsi que la rémunération maximale qui peut être accordée au titre du prochain exercice ;
- Inscrivez l’évolution des capitaux propres ;
- Renseignez toutes les informations importantes du PV (date et lieu de l’assemblée générale, personnes présentes, etc.) ;
- Relisez puis validez les documents (PV, attestation de confidentialité et feuille de présence) et déposez-les sur infogreffe.fr en même temps que votre bilan, compte de résultat et formulaire 2777 en cas de distribution de dividendes ;
- Le PV et les documents annexes restent consultables sur votre espace Indy.
Et voilà ! Grâce à la comptabilité en ligne, vous obtenez un PV d’assemblée générale rapidement. Vous pouvez ensuite le transmettre au greffe du tribunal de commerce. Le logiciel s’occupe quant à lui de le stocker pour vous. Si vous avez envie d’aller plus loin dans l’automatisation de votre comptabilité, faites l’essai d’un logiciel de comptabilité adapté à votre SAS et SASU afin d’avoir une idée claire de sa plus-value.
