Comment tenir un journal comptable ? Notre guide complet

En France, les entreprises commerciales sont dans l’obligation de tenir un journal comptable dans lequel elles devront enregistrer toutes leurs opérations comptables. Pour plus de clarté, il est éventuellement possible de décliner le journal comptable en plusieurs sous-journaux : les journaux auxiliaires. Qu’est-ce qu’un journal comptable ? Comment le tenir ? Quels sont les différents journaux auxiliaires ? Nous répondons à toutes ces interrogations et plus encore, suivez-nous ! 🚀

Qu’est-ce qu’un journal comptable ? Notre définition

En France, les entreprises sont tenues de suivre des normes comptables qui diffèrent selon leur statut juridique. Dans ce contexte, certaines structures doivent tenir des journaux comptables afin d’enregistrer leurs différentes opérations sur un exercice comptable donné. Ces derniers permettent d’assurer un suivi de l’activité d’une structure en recensant tous les mouvements affectant le patrimoine de la structure. Ils vous permettront également de compléter vos comptes annuels lors de la clôture comptable et notamment votre bilan, votre compte de résultat et votre grand-livre.

Ces derniers comportent obligatoirement un journal général, qui servira de support légal de la comptabilité de l’entreprise. Pour une meilleure lisibilité, ce journal pourra éventuellement être divisé en plusieurs journaux auxiliaires notamment :

• Le journal des achats ;
• Le journal des ventes ;
• Le journal de banque ;
• Le journal d’opérations diverses.

Ne jetez pas vos livres comptables ! Comme tous les documents comptables, ce dernier doit impérativement être conservé pour une période minimale de 10 ans.

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Comment tenir un journal comptable ?

La forme du journal comptable

Le journal comptable prend généralement la forme d’un tableau comportant de multiples colonnes. Ce dernier doit respecter un certain formalisme, il devra notamment mentionner des informations spécifiques. Parmi les informations présentes dans le journal, nous retrouvons notamment :

• La date de l’opération ;
• Le libellé de l’opération
• La référence des pièces justificatives ;
• Le numéro du compte comptable ;
• Le libellé du compte comptable ;
• Les soldes au débit ou au crédit.

Notez qu’il est obligatoire de numéroter les pages du journal. Par ailleurs, les transactions y figurant doivent y être reportées dans l’ordre chronologique.

Comme indiqué plus haut, il sera possible de diviser ce journal en plusieurs journaux auxiliaires, pour plus de visibilité.

🚨 Bon à savoir : Le journal comptable doit impérativement respecter le concept de partie double. Autrement dit, le total de la colonne crédit et celui de la colonne débit doivent obligatoirement s’équilibrer. Autrement dit impérativement être égales.

Quel support pour la saisie comptable ?

À l’heure actuelle, aucune forme n’est imposée pour la tenue du journal comptable tant que ce dernier contient les mentions obligatoires. Autrement dit, vous pouvez aussi bien le rédiger de façon manuscrite (au format papier) ou de façon informatisée grâce à des tableurs ou des outils de comptabilité en ligne dédiés aux professionnels par exemple.

Notez tout de même, que peu importe le support choisi, le journal comptable ne devra faire l’objet d’aucune altération, et ne devra comporter ni ratures ni blanc.

💡 Bon à savoir : Les montants figurant dans le journal comptable doivent obligatoirement être exprimés dans la devise nationale du pays d’implantation du siège social de votre activité.

Qui doit le tenir ?

En France, toutes les sociétés commerciales, autrement dit, celles inscrites au Registre du Commerce et des Sociétés (les PME, les TPE, les EURL, les SARL, les SAS, les SASU…), ainsi que les associations et les professionnels libéraux en société doivent obligatoirement tenir un livre journal. Seuls les micro–entrepreneurs (également connus sous le nom d’auto-entrepreneur), les professionnels libéraux inscrits à l’Urssaf, et les SCI (sociétés civiles immobilières) à l’Impôt sur le revenu (IR) n’auront pas besoin de tenir de livre journal.

Enfin, le chef d’entreprise peut enregistrer ses données lui-même dans un journal comptable. Il pourra sinon faire le choix de déléguer la tâche à un salarié ou un professionnel externe à la structure.

Quels sont les principaux journaux comptables ?

Comme indiqué plus haut, en France, une entreprise peut légalement tenir un seul et unique journal comptable. Néanmoins pour des raisons pratiques, il est autorisé (voir parfois conseillé) d’utiliser plusieurs types de journaux. Ces derniers sont communément appelés les journaux auxiliaires.

Le journal des achats

Définition

Le journal des achats recense la totalité des achats effectués par une structure. Ce dernier permettra de comptabiliser :

• Les achats de marchandises ;
• Les achats de matières premières (autrement dit, les ressources utilisées par le professionnel pour réaliser ses produits) ;
• Les frais généraux (coût de transformation, frais de transport, loyers…).

Quels comptes comptables ?

Le journal des achats comporte généralement 3 types de compte :

• Les comptes de charge (les comptes commençant par 60, 61 et 62 du plan comptable) ;
• Le compte fournisseur (commençant par 401 ) ;
• Le compte de la TVA déductible (commençant par 4456).

Le journal des ventes

Définition

Le journal de vente répertorie, comme son nom l’indique toutes les ventes réalisées par l’entreprise.

Quels comptes comptables ?

Le journal de vente comporte en général trois catégories de compte, à savoir :

• Les comptes clients (les comptes du plan comptable général commençant par 41 du) ;
• Les comptes de TVA collectée (les comptes du plan comptable général commençant par 4457) ;
• Les comptes de produits (les comptes du plan comptable général commençant par 70).

Le journal de trésorerie

Définition

Le journal de trésorerie (également appelés journal de banque) comptabilise tous les mouvements bancaires de la structure.

🏦 Votre entreprise possède plusieurs comptes en banque ? Alors elle devra ouvrir autant de journaux qu’elle n’a de compte en sa possession.

Quels comptes comptables ?

Le livre de banque comporte généralement :

• Les comptes en 512 du PCG, pour tout ce qui attrait aux banques :
• Les comptes en 53 pour les caisses.

Le journal des opérations diverses

Enfin, le journal des opérations diverses (OD), est quant à lui utilisé pour comptabiliser toutes les opérations qui ne concernent ni le journal des ventes, ni celui des achats, ni les journaux de trésorerie. Le journal des OD permettra d’enregistrer diverses écritures comptables comme la paie, la TVA, les amortissements sur vos immobilisations, les provisions…Enfin, notez que ce dernier peut lui-même être subdivisé en plusieurs journaux et notamment le journal de TVA, le journal des salaires, journal des provisions…

Notre modèle gratuit à télécharger

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• De gagner du temps dans la gestion de votre comptabilité en synchronisant le compte bancaire de votre entreprise avec Indy : toutes vos transactions remontent sur l’application. Elles sont ensuite catégorisées dans les bons comptes comptables ;
• D’accéder en quelques clics seulement à vos journaux comptables ;
• De réaliser toutes vos déclarations comptables obligatoires en quelques clics seulement. En plus nous nous chargeons de les télétransmettre aux impôts !
• De gérer vos dépenses et recettes professionnelles grâce à un tableau de pilotage ;
• D’enregistrer tous vos pièces comptables afin de les avoir sous la main en cas de contrôle de la part de l’administration fiscale ;
• D’éditer et personnaliser vos factures ;
• De bénéficier d’un accompagnement aux petits oignons de la part de notre équipe du service client ;
• De ne rater aucune échéance grâce à notre système de rappel ;
• Et bien plus encore ! ☄️

Vous avez la moindre interrogation au sujet des journaux comptables ? Laissez-nous un message en commentaire, nous serions ravis de vous éclairer ! 💡

Questions fréquentes

C’est quoi un journal comptable ?

Un journal comptable est un registre dans lequel sont enregistrées toutes les opérations financières d’une entreprise. Chaque transaction y est consignée dans l’ordre chronologique. Ce dernier devra faire apparaître un certain nombre d’informations et notamment la date de la transaction, le compte comptable et son intitulé, le libellé de la transaction, la référence de la facture, ainsi que les montants débités ou crédités.

Il s’agit d’un document essentiel permettant de suivre la situation financière de l’activité.

Quelle est la différence entre un journal comptable et un grand livre ?

Le journal comptable (ou livre journal), enregistre de façon chronologique toutes les transactions financières d’une entreprise. Ce dernier fait apparaître un certain nombre d’éléments et notamment, la date de la transaction, le compte comptable, le libellé, la référence du justificatif ainsi que les montants débités et crédités.

Le grand-livre quant à lui reprend les informations présentes dans le livre journal. Contrairement à ce dernier qui reprend les transactions dans l’ordre chronologique, le grand-livre présente les transactions en fonction de leur compte comptable.

Comment faire un journal comptable ?

1. Optez pour la méthode qui vous correspond. Pouvez-vous vous contenter de tenir un journal unique, ou des journaux auxiliaires sont nécessaires ?
2. Choisissez votre support : vous pouvez au choix le tenir au format manuscrit ou numérique ;
3. Respectez les conditions de présentation et les règles de tenue : le livre journal se présente sous forme de tableaux avec une colonne débit et crédit tout à droite. Par ailleurs, vous ne devez en aucun cas raturer votre journal ;
4. Renseignez toutes vos transactions dans l’ordre chronologique ainsi que les dates de transaction, numéros des comptes comptables et leurs intitulés, libellés de l’écriture comptable et les montants au crédit et débit.

Quand procéder à l’enregistrement comptable dans mes journaux comptables ?

Ici deux options s’offrent à vous :

• Un enregistrement quotidien ;
• Un enregistrement mensuel.

L’enregistrement quotidien vous demandera plus de temps, mais vous évitera bien des erreurs. L’enregistrement des comptes chaque mois demande quant à lui moins de temps, le risque d’erreur est néanmoins plus important.

Qui doit tenir un journal comptable ?

Toutes les entreprises commerciales, qu’importe leur taille, doivent tenir un journal comptable. Ainsi, sont concernés par cette obligation :

• Les petites entreprises et les moyennes entreprises (TPE et PME) ;
• Les SAS, SASU, EURL, SARL ;
• Les SCI ;
• Mais également les associations et les entreprises individuelles.