Tout savoir sur la comptabilité en ligne

A l'ère du digital, de plus en plus d’entreprises optent pour la comptabilité en ligne. Il s’agit là d’un moyen efficace pour gérer les finances de sa société. Qu’est-ce que la comptabilité en ligne ? A qui s'adresse-t-elle ? Quels sont les avantages ? Nous vous disons tout !

 💡Le saviez-vous ?
Confier sa comptabilité à un expert-comptable n’est pas obligatoire !
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La comptabilité en ligne : qu’est-ce que c’est ?

Définition

La comptabilité en ligne désigne l’utilisation de logiciels ou de plateformes disponibles sur Internet afin d’effectuer sa comptabilité. Cette méthode utilise des solutions dématérialisées, accessibles via une connexion à Internet et offre ainsi la possibilité de gérer ses finances à distance, de façon sécurisée.

Elle englobe l’ensemble des processus comptables traditionnels, tels que la gestion de factures, la saisie de données, la tenue de livres comptables, la rédaction des documents comptables obligatoires…Les fonctionnalités additionnelles varieront en fonction de la cible et du service en question.

Les différents types de comptabilité en ligne

Aujourd’hui, la comptabilité en ligne peut se faire sur divers supports :

Les tableurs

Dans un premier temps, il est possible pour certaines sociétés de se tourner vers des logiciels gratuits, tels qu’Excel.

Excel n’est pas un outil comptable à proprement parler. Il est néanmoins possible d’assurer le suivi comptable de sa société grâce à un tableur. Ce logiciel sera utilisable si la structure de l’entreprise est relativement simple, et que l’entreprise est soumise à très peu d’obligations comptables (pour les Sociétés Civiles Immobilières à l’impôt sur le revenu par exemple).

Les experts-comptables en ligne et les logiciels de comptabilité

Ces deux supports sont destinés uniquement à la comptabilité. Il s’agit là d’alternatives complètes pouvant parfaitement remplacer un expert-comptable “classique”. Nous reviendrons sur ces deux points dans la troisième partie.

A qui est-elle destinée ?

Aujourd’hui, la comptabilité en ligne s’adresse à tout type de société, qu’elles soient grandes ou petites.

Les indépendants, les freelances ou encore les Très Petites Entreprises (TPE), pourront tout à fait se tourner vers un logiciel comptable. En effet, ces petites entreprises ont une comptabilité relativement simple, qui ne demande pas une gestion comptable conséquente, ils peuvent donc effectuer leur comptabilité en toute autonomie. Les entreprises de tailles plus importantes pourront également trouver leur bonheur parmi les multiples logiciels disponibles sur le marché ou se tourner vers un expert-comptable en ligne si elles le souhaite !

💡 Il n’existe pas de texte légal obligeant une entreprise ou une société à recourir aux services d’un expert-comptable. N’hésitez pas à consulter 👉 cet article 👈 des impôts, il devrait vous éclairer sur le sujet !

Les particuliers n’ont pas réellement intérêt à se tourner vers une comptabilité en ligne payante, un simple tableur gratuit tel qu’Excel, fera généralement l’affaire !

Aujourd’hui, il vous sera possible de suivre votre comptabilité sur Internet, quelle que soit la structure juridique de votre entreprise. En effet, vous pouvez faire la comptabilité en ligne de votre entreprise si son régime juridique est une :

• SCI ;
• SASU ;
• SAS ;
• SARL ;
• EURL ;
• LMNP ;
• holding ;
• les entreprises individuelles ;
• etc

Internet regorge d’offres de comptabilité en ligne, vous y trouverez votre bonheur sans aucun souci ! N’hésitez pas à consulter divers comparatifs afin de voir quelle offre est la plus adaptée à vos besoins.

Les solutions de comptabilité en ligne

Comme indiqué plus haut, il existe à l’heure actuelle plusieurs solutions pour assurer le suivi de votre comptabilité en ligne : les logiciels de comptabilité et les experts-comptables en ligne, ont pour unique mission d’accompagner les sociétés dans leur comptabilité.

Les logiciels de comptabilité

Qu’est-ce que c’est ?

Un logiciel de comptabilité est un outil informatique, développé dans l’unique but d’assurer la gestion de la comptabilité d’une entreprise. Ce logiciel ne s’installe pas sur un ordinateur de l’entreprise, il est hébergé sur les serveurs de l’éditeur et est accessible via une simple connexion internet. Ainsi, chaque utilisateur disposant d’un ordinateur ou d’un smartphone, pourra y accéder, à tout moment de la journée. Certains logiciels sont également disponibles sur une application mobile, afin de faciliter l’accessibilité au logiciel par ses utilisateurs, c’est le cas d’Indy par exemple.

Les logiciels de comptabilité permettent d’automatiser les différentes tâches comptables : il s’agit là d’une alternative aux comptables (en ligne ou non). En effet, ces outils ne sont pas des comptables au sens juridique du terme. Il ne sont pas inscrits à l’ordre des experts-comptables. Ils vous permettront néanmoins d’assurer un suivi de votre comptabilité en autonomie et d’effectuer vos diverses déclarations obligatoires. Ces derniers se substituent parfaitement à un comptable !

Les logiciels de comptabilité proposent diverses fonctionnalités, en fonction des besoins de l’entreprise cliente. En règle générale, ces derniers offrent des services de base pouvant convenir à tout type d’entreprise.

Les fonctionnalités

• La comptabilité générale de l’entreprise

Les logiciels sont, dans leur grande majorité, reliés aux comptes bancaires de l’entreprise. Ainsi, l’ensemble des transactions sera enregistré sur votre comptabilité. Le logiciel aura alors accès à vos dépenses et recettes, et pourra effectuer un tableau de bord afin d’assurer un suivi comptable.

• L’enregistrement des justificatifs comptables

En plus de l’enregistrement de vos flux bancaires, vous pourrez également enregistrer les documents comptables à conserver. Ainsi, vous pourrez ajouter sur le logiciel, vos différentes factures, vos reçus, vos notes de frais… Ces derniers seront alors comptabilisés sur le logiciel, qui vous permettra de suivre l’état actuel de votre trésorerie jour après jour.

• Un outil de facturation

Certains logiciels de comptabilité, tels qu’Indy par exemple, offrent la possibilité de gérer la facturation. Grâce à Indy, vous pourrez personnaliser vos factures et vos devis. Il vous sera également possible de suivre vos paiements en temps réel. Les factures et paiements seront automatiquement associés, afin de vous faire gagner un temps considérable sur votre comptabilité.

• Vos déclarations comptables en un clic

Les logiciels comptables vous permettront de générer vos déclarations comptables en quelques clics seulement. Grâce aux données enregistrées grâce à la synchronisation de vos comptes bancaires professionnels, vous pourrez accéder à un calendrier avec vos différentes échéances comptables et effectuer les déclarations directement sur le logiciel. Certaines applications proposent également la télétransmission automatique de vos documents aux divers organismes.
Indy, se charge par exemple de télétransmettre la liasse fiscale des sociétés soumises à l’impôt sur les sociétés.

Un logiciel de comptabilité, vous permettra également de gérer vos immobilisations, et d’analyser vos flux financiers. Enfin, la majorité des logiciels proposent un service client qui accompagne les sociétés en cas de difficulté. Ainsi, bien qu’autonomes, vous ne serez pas seul face à votre comptabilité !

Les experts-comptables en ligne

Vous pourrez également faire le choix de déléguer votre comptabilité à un expert-comptable en ligne. Ce dernier doit obligatoirement être inscrit à l’ordre des experts-comptables. Il effectuera l’intégralité de ses missions à distance, et propose les mêmes services qu’un comptable traditionnel. Il accompagne les entreprises dans leur gestion comptable et financière et est tenu de fournir des conseils à ses clients.
Afin de faciliter sa tâche, l’expert-comptable en ligne met en place différents outils de travail. Notamment la création d’une plateforme pour des échanges instantanés avec les clients. L’expert-comptable met par ailleurs à la disposition des entreprises un logiciel comptable pour leur permettre de gérer leur comptabilité de leur côté. Ainsi, il sera possible pour le client d’ajouter manuellement des notes de frais, il n’aura pas à transmettre l’ensemble de ses factures manuellement au comptable.
Le comptable devra effectuer les différentes déclarations attendues par l’administration fiscale, avec les données communiquées par son client. Ainsi, il est nécessaire que l’entreprise et le comptable communique au fil de temps afin de pouvoir établir les différents documents comptables. Ici, l’entreprise cliente et le comptable doivent travailler en équipe tout au long de l’exercice comptable.

Quels sont avantages de la comptabilité en ligne ?

Les avantages des logiciels de comptabilité en ligne

La législation n’impose pas le recours à un professionnel pour tenir la comptabilité de son entreprise en dessous d’un certain niveau de chiffre d’affaires. Ainsi, opter pour un logiciel de comptabilité en ligne permet de se passer totalement d’un cabinet comptable. Voici les avantages de cette solution.

Un accès rapide à l’application web et un gain de temps considérable

Grâce à la comptabilité en ligne, votre comptabilité est à portée de main ! En choisissant la comptabilité en ligne, vous pourrez accéder à votre application à tout moment, à condition que vous disposiez d’une connexion internet, cela vous permettra de gagner du temps.

Le suivi de votre comptabilité au jour le jour

En optant pour la comptabilité en ligne, il vous sera possible de suivre votre comptabilité au jour le jour. En effet, les logiciels de comptabilité sont reliés à votre compte bancaire, ainsi, tous les mouvements bancaires sont comptabilisés sur votre compte immédiatement. Lorsque vous effectuez une dépense avec votre compte bancaire personnel, vous pouvez ajouter manuellement une note de frais, vous n’aurez plus à vous tourner vers votre comptable pour cela.
Enfin, ces dépenses seront immédiatement comptabilisées dans un tableau de bord, afin que vous puissiez suivre l’évolution de votre comptabilité.

Un hébergement et un stockage externalisé

Une application en ligne vous permettra de stocker l’ensemble de vos données. Ces dernières seront alors sécurisées. En effet, toutes vos données comptables seront enregistrées sur votre compte, ainsi, en cas de panne d’ordinateur, ces dernières ne seront pas perdues !

Une alternative économique aux comptables

Les coûts d’une comptabilité en ligne sont bien moins élevés qu’un expert-comptable. Et ce, qu’il s’agisse d’un expert-comptable en ligne ou d’un logiciel de comptabilité. La dématérialisation de toutes vos pièces comptables réduira considérablement les coûts logistiques (de papier, d’encre…), vous économiserez une somme d’argent considérable.

Un service client de qualité

La majorité des solutions en lignes payantes, vous propose une assistance afin de vous aider à naviguer dans votre comptabilité. Ainsi, vous pourrez bénéficier d’une aide sans coût supplémentaire d’experts de la comptabilité. C’est le cas d’Indy par exemple ! Nous proposons effectivement une assistance par chat, disponible et efficace, qui répondra à l’ensemble de vos interrogations !

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Les avantages du comptable en ligne

Recourir à un expert-comptable en ligne présente globalement les mêmes avantages qu’un logiciel de comptabilité en ligne.

Une expertise comptable

En faisant appel à un comptable en ligne, vous aurez accès à des conseils d’experts personnalisés. Cela vous assure également le respect des normes en vigueur.

Un coût moins élevé

Les coûts d’un expert-comptable en ligne sont en général bien moins élevés que les coûts d’un comptable classique. En effet, le comptable en ligne aura moins de charges de par son activité.

Mise à disposition d’un logiciel

Les comptables en ligne vous proposent un logiciel, via lequel vous pourrez transmettre l’ensemble de vos documents. Ce dernier est également relié à votre compte bancaire, ce système facilitera grandement vos échanges avec votre comptable.

Un gain de temps

La saisie automatique vous permettra de gagner du temps dans le traitement de votre comptabilité.

Les services annexes

Tout comme le logiciel de comptabilité, le comptable pourra vous proposer des services annexes, notamment, l’aide à l’élaboration de vos devis, l’édition de vos factures…

Expert-comptable en ligne ou logiciel comptable, comment choisir ?

Vous l’aurez compris, il s’agit là de deux outils différents. Si vous souhaitez être libre dans la gestion de votre comptabilité, un logiciel de comptabilité est fait pour vous ! En effet, vous gérez votre compta en toute autonomie, tout en ayant accès à un accompagnement en cas de souci ! Le logiciel se présente également comme une alternative économique aux comptables.
Si au contraire, vous souhaitez avoir un accompagnement plus personnalisé, et travailler main dans la main avec votre expert-comptable, le comptable en ligne est la meilleure solution !

Pour conclure, la comptabilité en ligne est venue révolutionner la manière dont les entreprises gèrent leurs finances. Cette approche moderne représente une évolution significative par rapport aux méthodes traditionnelles de comptabilité. Elle offre en effet, des avantages en termes de temps, de coûts et d’efficacité.

FAQ

Existe-t-il des logiciels de comptabilité gratuits ?

Il existe effectivement des logiciels gratuits pouvant vous accompagner dans votre comptabilité. Pour les entrepreneurs avec des notions solides en comptabilité, Excel, peut dans certains cas être suffisant.
Si vous souhaitez vous tourner vers des logiciels spécialement conçus pour la comptabilité, vous pourrez éventuellement vous tourner vers l’offre gratuite d’Indy, Dolibarr, Grisbi…

Comment choisir un logiciel de comptabilité ?

Lorsque vous choisissez un logiciel de comptabilité en ligne, assurez-vous dans un premier temps qu’il réponde aux besoins spécifiques de votre entreprise.
Pour une petite structure, vous pourrez tout à fait vous tourner vers un logiciel facile d’utilisation à un prix abordable. Si vous dirigez une société de grande envergure, vous tourner vers un logiciel comptable agréé par l’administration fiscale sera obligatoire.
Veillez néanmoins à bien choisir un logiciel de comptabilité facile à utiliser ! Enfin, n’hésitez pas à consulter les avis clients, ces derniers sont, en règle générale, très représentatifs de la qualité du service.

Comment choisir son comptable en ligne ?

Le choix de votre comptable en ligne dépendra des besoins et des spécificités de votre société. Voici les éléments à avoir en tête lors de votre sélection :

• votre budget ;
• le type de comptabilité de votre entreprise ;
• le niveau d’accompagnement dont vous avez besoin ;
• la relation souhaitée : certains comptables en ligne échangeront avec vous à l’écrit, d’autres en visioconférence.

Vous avez la moindre interrogation sur la comptabilité en ligne ou sur Indy ? Nous sommes là pour vous aider !