Logiciel de comptabilité en ligne : le guide complet

En tant qu'entrepreneur, passer par un logiciel de comptabilité vous permettra d'étendre votre autonomie jusqu'à votre trésorerie ! Vous pourrez alors réaliser vos déclarations en un clic, automatiser leur envoi vers l’administration fiscale… Et bien plus encore ! Découvrons ensemble tous les avantages des outils de comptabilité en ligne.

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Pourquoi utiliser un logiciel de comptabilité en ligne ?

Un logiciel de comptabilité vous permettra dans un premier temps de gagner du temps ! En effet, puisque vous vous occupez de la gestion comptable de votre activité en toute autonomie, vous n’avez plus besoin de prendre rendez-vous avec un expert-comptable.

Vous avez toujours un œil sur vos comptes : à tout moment, vous pouvez vérifier où vous en êtes. De plus, les logiciels en ligne sont souvent simples à utiliser. Ils vous guident pas à pas pour que vous puissiez réaliser rapidement vos tâches comptables (déclaration fiscale, liasse fiscale…).

Avec un logiciel de comptabilité en ligne, vous :

  • faites des économies (car votre solution en ligne coûte deux à cinq fois moins cher qu’un expert-comptable) ;
  • automatisez votre comptabilité à l’aide de l’intelligence artificielle (et vous gagnez du temps) ;
  • pouvez synchroniser votre compte bancaire pour récupérer toutes les transactions de votre compte professionnel ;
  • profitez de la catégorisation automatique de vos transactions vers les bons comptes comptables.

Ensuite, il ne vous reste que quelques petites étapes à réaliser vous-même, comme la clôture de votre comptabilité, la télédéclaration de votre liasse fiscale, etc.

Le logiciel de comptabilité peut-il remplacer l’expert-comptable ?

Les cas où l’expert-comptable n’est pas indispensable

Il est possible de remplacer l’expert-comptable par un logiciel, notamment pour les entreprises individuelles et les petites sociétés. Faire appel à un expert n’est pas une obligation pour les indépendants : vous avez le choix.

Avec un logiciel de comptabilité en ligne, vous pouvez :

  • gérer vos factures, vos justificatifs, et vos déclarations (liasse fiscale, déclaration fiscale, déclaration de TVA, bilan comptable, compte de résultat…) ;
  • automatiser la transmission à l’administration fiscale ;
  • éditer des devis et des factures.

Obligation de passer par un comptable

Quand est-ce qu’un logiciel de comptabilité ne peut pas remplacer l’expert-comptable ?

Vous aurez besoin d’un expert-comptable pour :

  • réaliser un montage financier complexe qui comprend une multitude de déclarations ;
  • être accompagné afin de résoudre une situation fiscale complexe ;
  • avoir plus de contact humain et des rendez-vous en présentiel.

Quel est le prix d’un logiciel de comptabilité en ligne ?

Le prix de l’abonnement à un logiciel de comptabilité en ligne

Un logiciel de comptabilité coûte deux à cinq fois moins cher qu’un expert-comptable. Chez Indy, tout est compris dans le prix de l’abonnement, qui est sans engagement. Voici les prix d’un logiciel de comptabilité comme Indy :

  • les entreprises individuelles, à 22€ HT par mois ;
  • les sociétés (EURL, SARL, SASU, SAS), à 49€ HT par mois ;
  • les SCI à l’IS et à l’IR pour 20€ HT par mois.

Il n’y a aucun frais caché ! De plus, vous bénéficiez d’un service client cinq étoiles, qui échange avec vous par chat.

Existe-t-il des logiciels de comptabilité en ligne gratuits ?

Tout à fait !  Vous pouvez effectivement trouver un logiciel de comptabilité gratuit. Une version gratuite vous donne accès aux fonctionnalités essentielles pour bien démarrer la gestion de votre trésorerie. Il s’agit de la formule idéale pour les micro-entrepreneurs qui ne sont pas soumis à la TVA ou pour les professionnels qui font réaliser leurs déclarations fiscales par un expert-comptable.

Avec la formule gratuite d’Indy, vous pouvez :

  • synchroniser votre compte en banque professionnel avec votre logiciel de comptabilité en ligne ;
  • automatiser la catégorisation de vos opérations ;
  • gérer vos justificatifs bancaires ;
  • créer des factures et des devis ;
  • exporter toutes vos données jusqu’au logiciel de votre expert-comptable ;
  • contacter le service client par email.

Si vous souhaitez bénéficier du remplissage et de la transmission automatique de vos déclarations, ainsi que du chat en direct avec le service client, vous devez passer à la formule payante.

Comment choisir mon logiciel de comptabilité en ligne ?

De manière générale, le choix d’une telle solution dépend de l’usage qui en sera fait. En effet, les attentes ne seront pas les mêmes s’il s’agit d’un logiciel de comptabilité en ligne pour une SCI, ou d’un outil à destination des professions libérales.

Les critères essentiels pour choisir son logiciel de comptabilité en ligne

Une multitude de critères sont en prendre en compte lorsqu’il s’agit de choisir son logiciel de comptabilité ! Vérifiez que votre logiciel comprend les fonctionnalités suivantes :

  • la tenue des journaux comptables ;
  • le suivi de la trésorerie ;
  • la catégorisation automatique de toutes les transactions ;
  • la création de devis et de factures ;
  • la gestion des notes de frais et des justificatifs ;
  • la gestion de la TVA ;
  • l’envoi d’alertes et de relances pour ne pas oublier les échéances ;
  • le remplissage automatique des déclarations fiscales ;
  • la télétransmission à l’administration fiscale.

En plus de cela, votre logiciel doit être agréé par l’administration fiscale. Pour vous assurer de sa validité, regardez s’il :

  • produit le fichier des écritures comptables (FEC) ;
  • propose la télétransmission des documents comptables au format EDI.

Excel, par exemple, n’est pas capable de fournir un FEC ni de transmettre vos déclarations au format EDI à l’administration fiscale. C’est pour ces raisons qu’il est impossible de l’utiliser à la place d’un logiciel comptable, que vous soyez un micro-entrepreneur ou le gérant d’une société.

La comptabilité sur Excel

L’expertise comptable est un métier à part entière. Si vous ne connaissez pas tous les termes sur le bout des doigts, pas de panique : avec un logiciel simple de comptabilité, vous pouvez gérer seul votre trésorerie. L’ergonomie, le design… Tout est fait pour que vous trouviez tout ce que vous recherchez au premier coup d’œil. De plus, vous bénéficiez d’un service client de qualité. Si vous avez la moindre question, n’hésitez pas à le contacter !

Les obligations du logiciel de comptabilité en ligne

Un logiciel de comptabilité doit répondre à des obligations définies par l’administration fiscale.

  • L’inaltérabilité. Toutes les opérations (enregistrement, modification…) doivent être traçables. Si vous avez rectifié une facture, par exemple, toutes les opérations liées au document d’origine et au document modifié doivent apparaître dans le logiciel.
  • La sécurisation. Les données de règlements doivent être restituables selon l’état dans lequel elles ont été enregistrées.
  • La conservation. Vous devez avoir l’option de clôturer et de conserver toutes les opérations passées.
  • L’archivage. Le logiciel doit être capable d’archiver toutes les données de règlement sur un support physique.

Mais ce n’est pas tout : la production d’un fichier des écritures comptables (FEC) est indispensable. Vous devez obligatoirement le fournir lors d’un contrôle fiscal.

Un logiciel de comptabilité en ligne est indispensable pour les entrepreneurs qui souhaitent gérer leur activité en toute autonomie. Simple à utiliser, il vous permet de remplacer l’expert-comptable dans la majorité des cas. Si vous n’avez pas le budget pour vous offrir une solution de comptabilité en ligne, vous pouvez profiter de la version gratuite, qui vous proposera les fonctionnalités de base. Avec Indy, vous avez le choix entre la formule gratuite ou un abonnement mensuel, n’hésitez pas à nous contacter si vous avez la moindre interrogation au sujet de ces deux versions de notre logiciel, nous nous ferons un plaisir de vous éclairer !

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par Julie Pay Vargas

Julie est rédactrice de contenu chez Indy. Spécialiste des entreprises soumises à l'impôt sur les sociétés, elle partage toutes ses connaissances afin de rendre la comptabilité accessible à tous !