Anticipez la réforme de la facturation électronique avec Indy : 
Pour les commerçants, comme pour de nombreux autres professionnels, la tenue d’une comptabilité n’est pas qu’une simple formalité : c’est une obligation légale essentielle pour assurer la transparence et la bonne gestion de l’activité. Cette obligation peut toutefois varier selon la taille de l’entreprise ou encore sa forme juridique (entreprise individuelle, société, etc.). Voici tout ce qu’il faut savoir sur la comptabilité des commerces, qu’elle soit traditionnelle ou en ligne.
En résumé :
- La comptabilité commerciale regroupe l’ensemble des règles comptables que doivent respecter les commerçants en France ;
- Elle concerne toute personne exerçant une activité commerciale de manière habituelle et indépendante ;
- Les obligations comptables du commerçant dépendent de son statut juridique et de son régime d’imposition ;
- En général, il doit assurer un suivi rigoureux de ses opérations financières, respecter les règles de facturation, ouvrir un compte bancaire dédié, réaliser un inventaire annuel, établir ses comptes annuels, et conserver tous ses justificatifs pendant 10 ans ;
- Les logiciels de comptabilité en ligne comme Indy se présentent comme une alternative abordable aux comptables traditionnels.
Automatisez la comptabilité de votre commerce ! 🚀
Avec Indy, bénéficiez d’une solution tout-en-un pour automatiser votre comptabilité ! Documents comptables, bilan de commerce, déclarations fiscales, facturation, compte pro… Indy répond à l’ensemble de vos besoins !
Je m’inscris
Qu’est-ce qu’une comptabilité commerciale ?
Définition
La comptabilité commerciale regroupe l’ensemble des règles, documents et obligations imposées aux personnes physiques ou morales exerçant une activité commerciale en France. Elle repose sur une obligation légale claire : selon l’article L123-12 du Code de commerce, toute personne ayant la qualité de commerçant doit tenir une comptabilité. Cette exigence est également renforcée par les normes définies par l’Autorité des normes comptables (ANC).
Qu’est-ce qu’un commerçant ?
Mais qui sont précisément ces commerçants ? L’article L121-1 précise que sont considérées comme commerçantes les personnes qui accomplissent des actes de commerce à titre habituel et de manière indépendante. Pour consulter l’article, cliquez juste ici.
Autrement dit, il faut remplir trois conditions cumulatives :
- Réaliser des actes de commerce ;
- Exercer cette activité de façon régulière ;
- Être autonome dans son exercice professionnel.
Concrètement, la comptabilité commerciale s’adresse donc à tous les professionnels qui exercent de manière habituelle une activité de vente, de production, de distribution ou d’échange de biens et services, que ce soit en boutique physique, sur un marché ou via une plateforme en ligne comme Shopify, ou encore par le biais d’un prestataire de paiement comme Stripe.
Quel est le but de la comptabilité ?
Le rôle principal de la comptabilité du commerce est d’enregistrer, de manière chronologique et rigoureuse, toutes les opérations financières affectant le patrimoine de l’entreprise dans des livres comptables dédiés.
Au-delà de cette fonction de traçabilité, elle permet également d’établir les documents de synthèse indispensables, comme le bilan ou le compte de résultat. Ces documents sont essentiels pour déclarer les résultats auprès de l’administration.
Mais la comptabilité est aussi un outil de pilotage : elle aide à analyser la rentabilité, à évaluer les stocks ou encore à optimiser la gestion fiscale, notamment dans le cadre de la fiscalité du e-commerce.
Les exigences comptables varient cependant selon le statut juridique de l’entreprise (entreprise individuelle, SASU, SARL…) et le régime fiscal choisi (micro-entreprise, réel simplifié, réel normal). Si certaines obligations comptables sont communes à tous, leur nature et leur complexité s’adaptent à la taille et à la structure de l’activité.
Bon à savoir : Vous envisagez de lancer dans le e-commerce ? Il est essentiel de préparer un cahier des charges précis et complet, détaillant les fonctionnalités indispensables de votre site, les modes de paiement et l’intégration comptable. Cette étape facilite la gestion de votre e-commerce et garantit sa conformité dès le départ.
Quelles sont les obligations comptables communes à tous les commerçants ?
En France, tous les commerçants doivent tenir une comptabilité régulière, sincère et fidèle. Cela signifie enregistrer toutes les opérations financières liées à leur activité, en respectant les règles du Code de commerce.
L’enregistrement des opérations comptables
La comptabilité repose principalement sur deux documents : le livre-journal et le grand-livre.
- Le livre-journal sert à noter chaque opération dans l’ordre chronologique. Pour mieux organiser, certains commerçants utilisent des journaux auxiliaires, comme un journal de caisse ou un journal d’achats ;
- Le grand-livre regroupe toutes les écritures comptables, classées par compte du Plan comptable général (PCG).
Chaque écriture doit comporter la date de l’opération, le montant au débit et au crédit, la description de l’opération, le numéro du compte concerné, ainsi que la référence au document justificatif. Quand la TVA est applicable, le montant hors taxe, la TVA et le montant total doivent être indiqués.
Faut-il déclarer mes ventes sur internet même si je ne suis pas un professionnel ? Tout dépend de la nature et de la régularité de votre activité. Si vous vendez de manière habituelle dans un cadre commercial, vos ventes en ligne doivent être déclarées et intégrées à votre comptabilité ainsi qu’à votre régime fiscal. En revanche, pour une vente occasionnelle de biens d’occasion (objets personnels, par exemple), la déclaration n’est requise que si le prix de vente dépasse 5 000 € ou s’il s’agit de métaux précieux.
La facturation conforme à la loi
Pour les ventes aux particuliers, la facture n’est obligatoire que lorsque le montant dépasse 25€ TTC ou si le client en fait expressément la demande.
En revanche, dans le cadre des transactions entre professionnels, la facture est systématiquement requise, quel que soit le montant. Elle doit être rédigée en français, établie en double exemplaire, et comporter l’ensemble des mentions légales obligatoires.
A l’heure actuelle, les factures peuvent être émises sous format papier ou électronique.
Notez cependant, que depuis janvier 2021, la transmission électronique des factures est obligatoire pour le secteur public. Cette exigence sera progressivement étendue à l’ensemble des entreprises assujetties à la TVA entre 2026 et 2027.
L’ouverture d’un compte bancaire dédié
Lorsqu’il exerce en société, le commerçant est tenu d’ouvrir un compte professionnel afin de distinguer clairement ses finances personnelles de celles de son activité. En revanche, pour une entreprise individuelle, y compris une micro-entreprise, l’obligation est plus souple : l’entrepreneur doit ouvrir un compte dédié à son activité (compte pro ou simple compte courant distinct), uniquement si son chiffre d’affaires dépasse 10 000 euros pendant deux années consécutives.
L’inventaire des stocks
Depuis 2016, le livre d’inventaire n’est plus une obligation légale. Toutefois, il reste indispensable pour les commerçants qui effectuent des opérations de vente de réaliser un inventaire physique des stocks au moins une fois par an.
Cet inventaire permet de confirmer l’existence réelle des biens détenus par l’entreprise ainsi que leur valeur.
L’établissement et le dépôt des comptes annuels
À la fin de chaque exercice, le commerçant doit préparer trois documents comptables :
- Le bilan, qui présente ce que l’entreprise possède (actifs) et ce qu’elle doit (passifs), ainsi que les capitaux propres ;
- Le compte de résultat, qui détaille les produits et les charges, permettant de calculer le bénéfice ou la perte ;
- L’annexe légale, qui explique et complète le bilan et le compte de résultat.
Ces comptes annuels doivent être déposés sur le site de l’INPI, dans le mois suivant leur approbation. Un délai supplémentaire est accordé pour un dépôt électronique.
Bon à savoir : Les commerçants en micro-entreprise bénéficient d’une comptabilité allégée. Ils n’ont pas à produire de comptes annuels, ni à tenir de grand livre ou de livre–journal. Ils doivent simplement enregistrer leurs recettes dans un livre dédié et, si nécessaire, suivre leurs achats dans un registre.
La conservation des pièces comptables
Tous les documents comptables, livres, factures, contrats, devis, doivent être archivés pendant au moins 10 ans. Cette conservation est indispensable en cas de contrôle des impôts ou de litige. À défaut, l’entreprise s’expose à une amende pouvant atteindre 10 000€. Ces documents doivent être facilement accessibles et présentés dès que nécessaire.
Le logiciel de comptabilité en ligne : une alternative économique à l’expert-comptable
L’expert-comptable est-il obligatoire pour les commerçants ?
Faire appel à un expert-comptable n’est pas obligatoire pour les commerçants, qu’ils exercent en boutique physique ou en e-commerce, quel que soit leur statut juridique ou régime fiscal.
Contrairement à ce que l’on croit souvent, aucune loi ne vous oblige à passer par un cabinet pour gérer votre comptabilité ou faire vos déclarations fiscales. Cela vaut aussi bien pour une micro-entreprise que pour une société commerciale ou une entreprise individuelle au réel.
En revanche, ce qui est obligatoire, c’est de respecter les règles comptables liées à votre activité de commerçant ou e-commerçant : tenir un livre-journal, un grand livre, établir les comptes annuels, conserver tous les justificatifs, etc. Et si vous êtes soumis à la TVA, vous devez bien sûr la déclarer et la reverser dans les délais.
En bref, rien ne vous empêche de gérer votre comptabilité seul, à condition d’être bien équipé.
Finies les saisies fastidieuses sur Excel, place aux logiciels de comptabilité en ligne : ils automatisent les enregistrements, simplifient vos démarches administratives et vous accompagnent pas à pas pour garantir une comptabilité rigoureuse et conforme à la réglementation.
Bon à savoir : Vous souhaitez vous lancer dans le e-commerce ? Votre activité aura un code APE bien précis, attribué par l’INSEE. Par exemple, le code APE 4791B est celui de la « Vente à distance sur catalogue spécialisé« . Ce code est important, car il définit votre secteur et impacte vos obligations fiscales, sociales et statistiques.
Qu’est-ce qu’un logiciel de comptabilité en ligne ?
Un logiciel de comptabilité en ligne est une solution numérique pensée pour automatiser et simplifier la gestion comptable des commerçants. Accessible depuis un navigateur web ou une application mobile, il permet de centraliser l’ensemble des obligations comptables sans avoir besoin de compétences techniques ou d’un expert-comptable.
Pour les professionnels du commerce, ce type de logiciel représente un gain de temps considérable. Il permet de suivre les recettes et les dépenses au quotidien, d’éditer des factures conformes, de gérer la TVA et, selon les cas, de produire automatiquement les documents comptables exigés par la loi (bilan, compte de résultat, annexes).
L’enjeu est double : rester en règle tout en gardant la maîtrise de la gestion financière. Grâce à ces outils accessibles et bien plus abordables que le comptable en ligne ou le comptable traditionnel choisissent de se passer d’un cabinet comptable.
Comment choisir votre solution de comptabilité en ligne ?
Tous les logiciels ne se valent pas, et encore moins pour une activité de commerce, qui impose des besoins spécifiques en matière de gestion de trésorerie, de stocks ou de facturation. Voici les critères à ne pas négliger pour faire le bon choix :
1. Une solution conforme à la réglementation française
Le logiciel doit respecter les exigences du Code de commerce et de l’administration fiscale, notamment la loi anti-fraude à la TVA. C’est indispensable pour un commerçant soumis à la TVA. Il doit garantir l’intégrité, la sécurisation et l’archivage de vos données.
2. Des fonctionnalités adaptées aux besoins d’un commerce
Le bon outil est celui qui comprend votre métier. Pour un commerçant, cela implique notamment :
- La tenue du livre-journal et du grand-livre ;
- La saisie automatisée des ventes et achats ;
- La gestion des stocks et inventaires ;
- La facturation conforme, avec mentions obligatoires ;
- Le calcul et la déclaration de la TVA ;
- L’édition des comptes annuels (bilan, compte de résultat…).
3. Un logiciel compatible avec votre statut juridique et votre régime fiscal
Micro-entreprise, EI au réel, SARL ou SAS : les obligations comptables du commerçant ne sont pas les mêmes selon votre structure. Un bon logiciel doit être capable de s’adapter à votre situation spécifique, que vous vendiez des produits en magasin, sur un marché ou via un site de dropshipping.
4. Une interface intuitive et un bon accompagnement
Un commerçant n’est pas un comptable. Le logiciel doit être facile à prendre en main, même sans formation comptable. Un service client réactif, des tutoriels clairs et surtout une interface intuitive peuvent faire toute la différence, surtout lors de la clôture d’exercice ou des déclarations fiscales.
5. Une solution économique pour votre commerce
Enfin, recourir à un logiciel de comptabilité en ligne coûte souvent bien moins cher qu’un cabinet comptable.
Pour les petits commerces, c’est un excellent compromis entre autonomie, conformité et budget maîtrisé… encore faut-il trouver la solution au meilleur rapport qualité-prix.
La comptabilité commerciale ne se limite pas à trier des papiers ou à remplir une obligation fiscale annuelle. Elle traduit fidèlement l’activité de votre entreprise et assure sa conformité. Que vous vendiez en boutique, sur Amazon ou depuis votre propre site, que vos paiements passent par Stripe ou un terminal de paiement PayPal, une comptabilité rigoureuse reste essentielle.
Des interrogations au sujet de la comptabilité des commerces ? Nous vous répondons dans les commentaires !
