Peut-on prendre un stagiaire ou un apprenti en Entreprise Individuelle ?

Toute entreprise a vocation à croître. Et c’est bien sûr le cas pour les entreprises individuelles, qui parfois se transforment en entités plus importantes. Mais avant de songer à embaucher, prendre un stagiaire ou un apprenti peut être une alternative intéressante, qui permet d’augmenter l’activité de l’entreprise tout en transmettant son savoir. Peut-on prendre un stagiaire ou un apprenti en Entreprise individuelle et quelles sont les conditions pour le faire ?

Cet article a été initialement diffusé sur le groupe Facebook Compta Pour Les Professions Libérales, réseau d'entraide des praticiens libéraux dans leur comptabilité.

Répondons à cette question tout de suite : oui, vous pouvez prendre un stagiaire ou un apprenti en tant qu’entreprise individuelle. Mais pas sans conditions.

Conditions pour un stage ou un apprentissage en entreprise individuelle dans les règles

Les conditions pour recruter un stagiaire ou un apprenti en entreprise individuelle sont les mêmes que pour les entreprises classiques, à savoir :

Pour un stagiaire

• Signer une convention de stage entre la personne recrutée, l’employeur et l’organisme de formation*. Le cursus de formation du stagiaire doit comporter 200 heures minimum par année d’enseignement et un minimum de 50 heures** doit être dispensé en présentiel ;
• Rémunérer le stagiaire si le stage dure plus de deux mois (308h ou 44 jours de travail consécutifs ou non). La gratification doit être versée chaque mois et pas en fin de stage. Elle n’est pas obligatoire en dessous de ce seuil, mais fortement conseillée ;
• Ne pas dépasser la durée maximale des stages, soit 6 mois (924 heures ou 132 jours consécutifs ou non). Le stage doit obligatoirement être effectué dans les limites de l’inscription scolaire ou universitaire ;
• Les missions proposées aux stagiaires doivent entrer dans le cadre du projet pédagogique de leur établissement de formation ;
• Les entreprises individuelles, comme toute entreprise de moins de 20 salariés, ne peuvent accueillir que 3 stagiaires maximum en même temps ;
• Vous devrez respecter un délai de carence entre deux stages : 1/3 de la durée du stage précédent, sauf si le premier stagiaire a rompu son contrat avant la fin (par exemple, après un stage de 6 mois vous devrez attendre deux mois avant d’accueillir un nouveau stagiaire au même poste).

*Pôle emploi permet également à ses adhérents de bénéficier de stages de mise en situation, nous ne traiterons pas de ce cas dans cet article
**Cette mention est amenée à être adaptée en raison du contexte actuel

Pour un apprenti

Les conditions de travail d’un apprenti sont les mêmes qu’un salarié en de nombreux points, c’est pourquoi les formalités propres à leur recrutement ont moins de spécificités que celles d’un stagiaire :

• Faire une DPAE (Déclaration préalable à l’embauche)
• Signer un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation sur la base des formulaires CERFA FA13 (apprentissage) ou CERFA 12434 (professionnalisation)
• Inscrire votre nouvelle recrue dans l’organisme de formation en alternance qu’il vise.

La convention de stage et le contrat d’apprentissage

La convention de stage

Vous devrez signer une convention de stage avec votre stagiaire, autant pour le protéger que pour mettre à l’abri votre entreprise individuelle. Cette convention doit être signée entre les différents intervenants du stage : stagiaire, votre entreprise (vous signerez également en tant que tuteur), l’établissement de formation et l’enseignant référent au sein de ce dernier.
Par ailleurs, elle doit faire mention des éléments suivants :

• Intitulé complet du cursus ou formation du stagiaire, accompagné du volume horaire par année ou semestre ;
• Activités confiées au stagiaire ;
• Noms du tuteur et de l’enseignant référent ;
• Durée hebdomadaire maximale de présence du stagiaire et dates de début et fin
• Conditions d’autorisation d’absence ;
• Taux horaire de gratification et conditions de son versement ;
• Avantage éventuels (restauration, remboursement de frais…) ;
• Régime de protection sociale du stagiaire.

Vous devrez enfin tenir à jour la liste des conventions de stage conclues et inscrire les noms et prénoms des stagiaires accueillis dans une partie spécifique du registre unique du personnel de votre entreprise individuelle.

Les contrats d’apprentissage et de professionnalisation

Les contrats d’apprentissage et de professionnalisation sont similaires, mais il subsistequelques différences entre ces deux moyens d’embaucher un alternant :

Gratification et Rémunération

La gratification du stagiaire

La gratification d’un stagiaire est fixée par accord professionnel ou, à défaut, par décret à un minimum de 3,90 € de l’heure, correspondant à 15% du plafond horaire de la sécurité sociale. En pratique, cela représentera entre 546 € et 627,90 € en 2021 en fonction du nombre de jours travaillés. Cette gratification est obligatoire dès que la durée du stage inscrite dans la convention dépasse deux mois consécutifs ou 309 heures si le stage ne se fait pas d’une traite.

Vous pouvez verser cette gratification soit au nombre d’heures réelles, soit en effectuant un lissage sur la durée du stage (choix que font généralement les employeurs). Ci-dessous, un exemple des deux méthodes pour un stage de janvier à mars 2021 à la gratification minimum :

Pour calculer la gratification des stagiaires de votre entreprise individuelle en fonction des jours travaillés, utilisez le simulateur sur le site service-public.fr

La rémunération de l’apprenti

En contrat d’apprentissage :

En contrat de professionnalisation :

Pour calculer plus concrètement le coût d’une embauche en alternance, n’hésitez pas à utiliser ce simulateur de Pôle Emploi qui vous aidera à y voir plus clair.

Charges sociales

Stage

Les entreprises (individuelles ou autres) faisant le choix de gratifier d’une indemnité minimale leur stagiaire ne paient pas de cotisations sociales sur leur rémunération. Si vous choisissez de verser plus à votre stagiaire, soyez informés qu’il vous faudra payer 40% de charges sociales sur la somme qui excède le minimum mensuel. (Si vous augmentez de 100 € la gratification, il vous faudra payer 40 € de charges)

Apprentissage et professionnalisation

Le contrat d’apprentissage bénéficie d’exonérations substantielles de cotisations sociales, pour les entreprises individuelles comme pour toute entreprise :

• Ils ne sont pas assujettis à la CSG et à la CRDS
• Les cotisations patronales et salariales dues au titre des assurances sociales sont totalement exonérées
• Les cotisations salariales d’assurance chômage sont également exonérées
• En revanche, les cotisations liées aux accidents du travail et aux maladies professionnelles restent dues.

Cette exonération, bien que substantielle, est cependant limitée à 79% du SMIC en vigueur pour le mois concerné.

Exemple :
En 2021, le SMIC étant de 1554,58 €, les exonérations de cotisations sociales s’arrêtent à partir de 1228,12 € (soit tout contrat d’apprentissage sauf pour un apprenti de 26 ans ou plus).

Le contrat de professionnalisation ne bénéficie pas de ces exonérations.

Congés et absences en entreprise individuelle

Stages

Si le stage dure moins de 2 mois, accorder des congés est facultatif. Dans tous les cas, leur rémunération n’est pas obligatoire. En cas de maternité, paternité ou adoption, le stagiaire bénéficie de congés et d’autorisation d’absence équivalente à celle des salariés. Cependant, la gratification étant calculée sur le nombre d’heures de présence effective, son maintien n’est pas obligatoire.

Apprentissage et professionnalisation

Votre recrue en contrat d’apprentissage ou de professionnalisation a le même statut qu’un salarié normal. A ce titre, il dispose de 30 jours de congés payés annuels à raison de 2,5 jours ouvrables par mois travaillé. Cependant, il a accès à 5 jours de congé supplémentaires pour la préparation de ses examens en CFA ou à domicile.

Aides à l’embauche

Il n’existe pas d’aide pour recruter des stagiaires, que ce soit pour les entreprises individuelles ou les autres types d’entreprise. Cependant, quelques aides existent pour vous inciter à recruter des apprentis. Vous pouvez consulter les aides pour un contrat d’apprentissage et les aides pour un contrat de professionnalisation sur le portail de l’alternance du ministère du travail.

Stage, apprentissage et télétravail

En théorie, rien n’empêche un stage de se dérouler en télétravail, si l’activité prévue dans les missions du stagiaire le permet. Cependant, la mission de formation confiée à un employeur étant remplie plus efficacement en présentiel, il est fortement conseillé de prévoir au moins un jour dans la semaine où votre stagiaire se rendra dans vos bureaux.
Il en est de même pour les apprentis, cependant ayant les mêmes droits que les salariés, il est plus envisageable que l’apprentissage se déroule en télétravail, toujours si leurs missions le permettent.

Le cas des micro-entrepreneurs

Les micro-entrepreneurs (encore parfois appelés auto-entrepreneurs), en tant qu’entreprises individuelles, peuvent eux aussi embaucher un stagiaire ou un alternant. Cependant, du fait de leur régime micro-social et micro-fiscal, ils ne pourront pas déduire le salaire de leur recrue de leur résultat. Si vous êtes dans ce cas, vérifiez bien que vous pouvez vous permettre d’encaisser une telle perte, si vous décidez de gratifier votre stagiaire.

Vous avez encore des questions ? Jouez les apprentis et posez-la nous en commentaire, l’équipe d’Indy (ex Georges) y répondra rapidement. Vous pouvez également rejoindre notre groupe facebook de comptabilité pour partager vos problématiques avec notre communauté d’indépendants !