Comment choisir un logiciel de comptabilité agréé ? Pour être conforme à la loi, votre logiciel de comptabilité en ligne doit correspondre aux critères imposés par l’administration fiscale. Certification, normes… Découvrez tout ce qu’il faut savoir sur la conformité.

Logiciel de comptabilité agréé : quelles sont les règles pour recevoir une certification de l’administration fiscale ?

La certification du logiciel comptable

Il existe de nombreux outils de comptabilité en ligne, mais tous ne sont pas reconnus par l’administration fiscale. Un logiciel de comptabilité agréé répond obligatoirement aux quatre règles suivantes :

L’inaltérabilité des données : toutes les opérations et les rectifications que vous réalisez doivent être facilement traçables ;
La sécurisation des données : le logiciel doit être capable de restituer les données de règlement dans l’état de leur enregistrement d’origine, sans la moindre altération ;
La conservation des données : le logiciel doit offrir la possibilité de clôturer et de conserver toutes les opérations et les modifications opérées. Si vous avez dû refaire une facture, par exemple, votre outil comptable conserve une trace de la première facture et de la modification ;
L’archivage des données : les données de règlement doivent être archivées sur un support physique externe sécurisé.

Mais ce n’est pas tout ! Une solution conforme à la loi doit aussi produire un fichier des écritures comptables (FEC). Ce document est absolument obligatoire pour qu’un logiciel de comptabilité bénéficie de la certification de l’administration fiscale. Depuis le 1er janvier 2014, les professionnels qui utilisent un logiciel de comptabilité en ligne pour tenir leurs comptes doivent présenter le FEC lors d’un contrôle fiscal. Si vous n’êtes pas en mesure de le produire, ou s’il n’est pas conforme, vous risquez une lourde amende de 5000 euros.

Le FEC répond à deux des objectifs de l’administration fiscale : vérifier qu’il n’y a aucune fraude du côté du professionnel et créer un fichier standard. Ce dernier permet ainsi au contrôleur d’automatiser ses traitements pour rendre le processus plus rapide et efficace. Avec un fichier des écritures comptables conforme, vous gagnez du temps : vous le produisez, vous le présentez, et vous pouvez ensuite vous concentrer sur le cœur de votre activité.

L’échange de données informatisées (EDI) : le format standard de la télétransmission

La plupart des logiciels de comptabilité vous proposent une option pour transmettre vos déclarations à l’administration fiscale. Si l’opération vous fait gagner du temps, comme vous n’avez pas à passer par le site des impôts, vous devez cependant vérifier si votre logiciel utilise bien le procédé d’échange de données informatisées (EDI).

L’EDI est le seul format reconnu par la loi. Il s’agit d’un système de communication interentreprises qui permet d’échanger des documents commerciaux sous un format standardisé. Les déclarations fiscales font partie de la liste des documents standards : sans le format EDI, il vous sera impossible de réaliser une télétransmission conforme.

Comment fonctionne l’échange de données informatisées ? C’est simple : les données sont transférées directement de l’application informatique d’une entreprise jusqu’au logiciel d’une autre. Pour un entrepreneur qui souhaite utiliser la télétransmission, le logiciel comptable envoie les données des déclarations jusqu’aux outils informatiques de l’administration fiscale. Le format EDI définit l’emplacement et l’ordre de toutes les informations contenues dans le document transféré. Comme cela, vous êtes assuré que vos documents fiscaux ne subissent aucune altération entre l’envoi et la réception.

Quel est le meilleur logiciel de comptabilité agréé par l’administration fiscale ?

Si vous souhaitez résilier de votre expert-comptable et tenir vos comptes en ligne, vous devez choisir un logiciel de comptabilité agréé par l’administration fiscale. Sans cela, vous ne serez pas conforme à la loi ! Pour ce faire, vérifiez systématiquement sur le site de l’éditeur si l’outil remplit bien toutes les règles, à savoir :

la certification (inaltérabilité, sécurisation, conservation, archivage) ;
la production d’un fichier des écritures comptables ;
la télétransmission au format EDI.

Bien entendu, ces critères ne sont pas les seuls à prendre en compte. Un logiciel de comptabilité efficace doit aussi avoir un prix abordable et une prise en main rapide. Chez Indy, nous recherchions une telle solution depuis longtemps, mais comme nous ne trouvions pas la perle rare, nous l’avons créée !

Pourquoi devriez-vous choisir Indy pour gérer la comptabilité de votre entreprise ?

Notre logiciel est agréé par l’administration fiscale : il correspond à tous les critères de conformité mentionnés (certification, FEC, format EDI…) ;
Il est simple à comprendre et à utiliser. Le design de l’interface est ergonomique. Vous trouvez tout ce que vous voulez en un clic !
Le support client est très réactif. Si vous avez le moindre souci, nous vous répondons immédiatement (et sans utiliser de jargon incompréhensible) ;
Vous pouvez éditer toutes sortes de documents comptables, notamment vos déclarations fiscales au format EDI (qui seront automatiquement enregistrées sur votre fichier des écritures comptables) ;
La télétransmission de votre liasse fiscale jusqu’à l’administration et/ou l’association de gestion agréée des professions libérales (AGA) se fait en un clic seulement.

Vous savez maintenant tout sur les logiciels de comptabilité agréés par l’administration fiscale. Avec Indy, vous profitez d’un logiciel de comptabilité en ligne conforme mais aussi simple à utiliser !