Le guide du logiciel de comptabilité en ligne

Comment choisir son logiciel de comptabilité gratuit ?

Contrairement aux idées reçues, il est tout à fait possible de gérer sa trésorerie avec un logiciel de comptabilité gratuit. La version gratuite d’un logiciel de comptabilité en ligne propose souvent les fonctionnalités de base, telles que l’édition de facture, la création de tableaux de bord, le suivi de la comptabilité, etc. Si vous êtes travailleur indépendant ou à la tête d’une petite société, la version gratuite d’un outil comptable en ligne sera parfaite pour assurer la gestion comptable de votre activité.

Sommaire

  1. Qu’est-ce qu’un logiciel de comptabilité gratuit ?
  2. Comment choisir son logiciel de comptabilité gratuit ?
  3. Quels sont les meilleurs logiciels de comptabilités gratuits ?

Qu’est-ce qu’un logiciel de comptabilité gratuit ?

Tenir sa comptabilité grâce à un logiciel gratuit

Avec un logiciel de comptabilité en ligne gratuit, vous pouvez :

  • tenir votre comptabilité ;
  • suivre vos dépenses et vos recettes ;
  • éditer vos documents, déclarations et factures conformes.

Tous les types d’entreprises peuvent utiliser un outil comptable gratuit : les entreprises individuelles (auto-entrepreneur, professionnel soumis au régime réel…) et les sociétés (EURL, SARL, SAS, SASU…). Les auto-entrepreneurs, par exemple, bénéficient d’un régime fiscal simplifié. Un logiciel de comptabilité en ligne gratuit est donc une excellente alternative pour les professionnels qui n’ont pas le budget pour acquérir un logiciel payant ou les services d’un expert-comptable.

Si vous avez déjà un expert-comptable qui s’occupe de la gestion de votre activité, vous pouvez cependant utiliser un logiciel de comptabilité gratuit pour stocker vos justificatifs. Le jour où vous avez besoin d’envoyer un document, pour réaliser une déclaration ou un bilan, il vous suffira d’un clic pour l’exporter en toute sécurité à votre expert-comptable. Un logiciel de comptabilité gratuit vous offre aussi la possibilité de suivre les chiffres de votre entreprise, donc de réagir au plus vite en cas d’anomalie.

Vous retrouverez deux types d’outils de comptabilité en ligne.

  • Les logiciels manuels, où vous devez enregistrer manuellement chacune de vos transactions. Mais avec ce type de logiciel, vous perdez du temps et vous risquez de faire une erreur de saisie, voire d’oublier une ligne (et devoir recommencer votre saisie de zéro) ;
  • Les logiciels automatisés, qui s’occupent de tout pour vous. Grâce à la synchronisation bancaire, ils se connectent à votre compte bancaire professionnel pour enregistrer automatiquement toutes vos transactions. Vous profitez d’un gain de temps considérable : vous n’avez plus à recopier à la main votre relevé de compte ! Certains logiciels automatisés proposent aussi la catégorisation automatique de vos transactions.

Pour qu’un logiciel de comptabilité en ligne gratuit soit reconnu conforme par l’administration fiscale, il doit produire le fichier des écritures comptables (FEC). Il s’agit d’un document officiel qui enregistre tous les mouvements et les modifications apportés à votre comptabilité. En cas de contrôle, le FEC sert de justificatif anti-fraude : il certifie qu’aucune opération n’a été supprimée ou masquée.

Est-il possible de tenir sa comptabilité sur Excel ?

Si Excel est une solution largement répandue pour la tenue de la comptabilité, il ne peut pourtant pas remplacer un logiciel de comptabilité. Excel n’est pas un outil comptable conforme à la loi : s’il est utile pour réaliser vos calculs ou récapituler vos transactions, il ne produit pas de FEC. Le fichier des écritures comptables est un document obligatoire.

Sans FEC, il est donc possible de modifier une facture ou de supprimer une transaction sans laisser de trace. Attention : le livre de recettes des auto-entrepreneurs ne doit pas être fait sur Excel ! L’administration fiscale ne reconnaîtra que deux types de livres de recettes :

  • ceux enregistrés dans un logiciel de comptabilité conforme ;
  • ceux rédigés à la main au stylo indélébile.

Une facture ou un livre de recettes faits avec Excel peuvent faire l’objet d’une amende. Choisissez un véritable logiciel de comptabilité pour éditer vos documents et enregistrer vos transactions et vos recettes. Non seulement vous gagnerez du temps, mais vous serez aussi conforme vis à vis de la loi.

Comment choisir son logiciel de comptabilité gratuit ?

Les critères pour choisir son logiciel de comptabilité

Comparer les fonctionnalités

Chaque logiciel de comptabilité en ligne gratuit est différent. Certains s’adresseront plutôt aux grandes entreprises, d’autres aux indépendants. Les fonctionnalités varient d’un éditeur à l’autre, et toutes ne vous seront pas utiles. Cela dépend entièrement de vos besoins.

Un auto-entrepreneur, par exemple, n’a pas les mêmes besoins qu’une société d’une dizaine d’employés. Lorsque vous comparez plusieurs logiciels, vérifiez les fonctionnalités disponibles pour la version gratuite, mais aussi pour la formule payante, que vous pourrez débloquer plus tard, si vos besoins évoluent.

Quelles sont les fonctionnalités généralement proposées par les logiciels de comptabilité gratuits ?

  • La synchronisation bancaire ;
  • La catégorisation bancaire ;
  • Le pilotage de votre activité ;
  • La création de tableaux de bord ;
  • L’édition de factures et de devis ;
  • Un système de relance des impayés ;
  • La création d’un livre de recettes ;
  • L’aide au remplissage de l’annexe 2042-C-PRO de votre déclaration ;
  • La gestion de vos justificatifs ;
  • L’export de vos données à votre expert-comptable.

Vérifier les avis clients

Les avis clients sont une source fiable pour vérifier la qualité d’un produit. Rendez-vous sur les plateformes d’avis telles que Trustpilot, Google ou encore Facebook pour découvrir le retour d’expérience des utilisateurs. Ces derniers indiquent s’ils sont satisfaits de l’outil comptable, s’il y a eu des problèmes, etc.

Regardez la note globale du logiciel, mais aussi le nombre d’avis laissés. Plus il y en a, plus la note est justifiée.

Connaître les fonctionnalités de la formule payante

La majorité des logiciels de comptabilité gratuits dispose d’une formule payante. Pensez à bien vérifier les fonctionnalités qui viennent avec : vous pourriez en avoir besoin à l’avenir. Si votre chiffre d’affaires annuel dépasse le seuil autorisé, soit 39 100 euros, vous serez alors soumis à la TVA. Ou si vous dépassez les 77 700 euros de chiffre d’affaires sur deux années consécutives, vous serez soumis au régime réel. Dans ces cas-là, vous aurez besoin de la bonne fonctionnalité pour gérer vos déclarations.

Comme cela, au lieu de changer votre logiciel de gestion comptable, il vous suffira de passer à la version payante. Vous conserverez tous vos paramètres : les documents enregistrés, les tâches automatisées… L’outil comptable idéal est capable d’assurer la transition entre la version gratuite et la version payante pour vous permettre de gérer vos futures déclarations sans encombre.

Quelle est la différence entre un logiciel de facturation et un logiciel de comptabilité ?

Les comparateurs en ligne ne font souvent pas la différence entre un logiciel de facturation et un logiciel de comptabilité.

Un logiciel de facturation est un outil indispensable pour tous les professionnels, mais il lui manque une fonctionnalité essentielle : l’édition du fichier des écritures comptables. S’il est utile pour créer des factures et des devis, il ne dispose pas de toutes les fonctionnalités nécessaires à la bonne gestion de la comptabilité des entrepreneurs.

Quels sont les meilleurs logiciels de comptabilités gratuits ?

Les meilleurs logiciels de comptabilité gratuits sont ceux qui :

  • proposent un grand nombre de fonctionnalités ;
  • ont beaucoup d’avis positifs en ligne ;
  • disposent d’une version payante adaptée aux besoins de tous les entrepreneurs.

Indy est l’un des meilleurs outils comptables gratuits pour la gestion de votre entreprise. Effectivement, il vous propose toutes les fonctionnalités de base indispensables aux entrepreneurs, qui sont souvent payantes chez les autres éditeurs.

De plus, Indy est le logiciel le mieux noté en ligne :

  • 4,8/5 sur Trustpilot pour plus de 2000 avis ;
  • 4,9/5 sur Google pour plus de 500 avis ;
  • 4,8/5 sur Facebook pour plus de 180 avis.

Reconnu depuis plusieurs années par les indépendants pour son expertise, Indy propose aussi une version payante pour gérer :

  • la TVA ;
  • les liasses fiscales 2035, 2065 et 2033 ;
  • les comptes annuels des sociétés ;
  • les déclarations sociales.

Un logiciel de comptabilité gratuit est un excellent moyen de gérer sa trésorerie et de piloter son activité en toute simplicité. Certains professionnels utilisent Excel, mais il ne s’agit pas d’un outil comptable conforme à la loi : il ne produit pas le fichier des écritures comptables. Avec Indy, vous profitez de tous les avantages d’un logiciel de comptabilité gratuit. Et si vous avez besoin de plus de fonctionnalités, vous pouvez passer à la formule payante en quelques clics seulement !