Comment l’automatisation peut simplifier votre comptabilité ?

Avec l’arrivée des nouvelles technologies et l’intelligence artificielle, l’automatisation s’impose depuis quelques années dans des secteurs d’activité toujours plus nombreux. Le domaine de la comptabilité n’échappe pas à cette tendance, où l’automatisation fait partie des nombreux avantages de la comptabilité en ligne. Comment s’opère cette automatisation des tâches en comptabilité ? Pourquoi recourir à un logiciel comptable automatisé ? Inventaire des opérations comptables concernées par l’automatisation, et atouts pour les entreprises et indépendants.

Qu’entend-on par automatisation de la comptabilité ?

Automatisation de la comptabilité : définition

De manière générale, l’automatisation consiste à rendre automatiques certaines opérations gérées auparavant de façon manuelle. En comptabilité, l’automatisation des tâches concerne notamment :

• l’écriture des transactions bancaires dans le livre-comptable ;
• la réalisation de calculs comptables ;
• le remplissage des données sur les différents formulaires de déclarations sociales et fiscales ;
• le pointage des transactions en fin d’année, pour vérifier que rien n’a été oublié…

Qui est concerné par l’automatisation de sa comptabilité ?

Toutes les entreprises et les indépendants, quel que soit leur statut, peuvent bénéficier d’une automatisation des tâches pour leur comptabilité :

• les auto-entrepreneurs et entreprises individuelles (EI) ;
• les sociétés (de type SARL, SAS, SERLAL…) ;
• les structures unipersonnelles (EURL, SASU…).

Seule condition pour réussir l’automatisation de sa comptabilité : avoir un compte bancaire dédié à son activité professionnelle (qu’il s’agisse d’un compte pro ou non). Il suffit que toutes les transactions soient regroupées sur le même compte, afin de ne pas être confondues avec des opérations personnelles par les logiciels qui sont en charge de l’automatisation.

Les avantages à automatiser sa comptabilité

Gagner du temps dans sa tenue comptable

Saisir des opérations comptables à la main prend beaucoup de temps. Et plus l’entreprise effectue de transactions, plus c’est long ! Idem pour les nombreux calculs à réaliser, qui peuvent être très longs s’ils sont effectués à la calculatrice. D’autant que les mêmes transactions sont parfois à enregistrer dans plusieurs journaux. Grâce à l’automatisation, toutes ces opérations peuvent être faites en un instant !

Limiter les erreurs

Automatiser sa comptabilité diminue grandement les risques d’oubli, et la perte de données entre le compte bancaire et le support sur lequel est gérée la comptabilité. Avec une mise à jour régulière effectuée par ordinateur, vous éliminez aussi les erreurs de calcul.

Certaines fonctionnalités automatisées peuvent également apporter une aide précieuse aux gestionnaires, comme :

• la détection d’anomalies (en cas de données ou justificatifs manquants) ;
• ou le rappel automatique des échéances à respecter pour les déclarations sociales et fiscales.

Réaliser des économies

Avec ce gain de temps et un résultat de meilleure qualité, vous pouvez faire baisser le coût du travail nécessaire à votre tenue comptable et faire des économies. Les logiciels capables d’automatiser votre comptabilité sont en moyenne 2 à 5 fois moins chers que les services d’un expert-comptable.

Si vous faites encore votre comptabilité à la main, calculez le temps que vous y passez et comparez votre taux horaire. Il y a fort à parier qu’un logiciel de comptabilité automatisé vous reviendra bien moins cher à l’année !

Comment automatiser sa comptabilité ?

La tenue comptable

Pour récupérer vos transactions professionnelles, un logiciel de comptabilité comme Indy est synchronisé avec votre compte bancaire. Toutes vos dépenses et recettes sont enregistrées au fur et à mesure par le logiciel et classées dans le bon compte comptable. Vous pouvez ensuite ajouter des notes et justificatifs à ces données saisies automatiquement.

Grâce à l’intelligence artificielle, les transactions sont classées directement dans les bonnes catégories et complètent en temps réel vos différents documents comptables : livres de comptes, balance, tableaux, registre des immobilisations… En plus, le logiciel de comptabilité en ligne Indy vous propose un tableau de bord incluant ces chiffres pour avoir une vue d’ensemble de votre activité en un clin d’œil.

Les déclarations administratives

La catégorisation automatique des transactions permet également de remplir vos déclarations à envoyer à l’administration :

• les déclarations fiscales 2035, 2033 et 2065 ;
• les déclarations de TVA CA 12 et CA3 ;
• les déclarations sociales.

À l’échéance ou en fin d’année, il suffit de répondre à quelques questions indispensables au logiciel pour éditer votre déclaration : par exemple, choisir entre le barème kilométrique et les frais réels pour déduire vos frais de véhicules. En quelques étapes seulement, le tour est joué : la déclaration est remplie automatiquement et vous n’avez plus qu’à l’envoyer à l’administration. En un seul clic, puisque l’envoi est lui aussi automatisé !

La gestion des justificatifs comptables et des factures

Avec un système de comptabilité en ligne automatisé, vous pouvez par ailleurs conserver vos justificatifs comptables en toute sécurité, de façon entièrement dématérialisée. Reliées automatiquement à la bonne transaction, vos pièces justificatives peuvent être retrouvées facilement en cas de contrôle, sans risque de perte ou dégradation physique (déchirure, effacement…).

Avec un logiciel comptable tel qu’Indy, vous pouvez également réaliser vos propres factures grâce à une fonctionnalité intégrée (et gratuite !). Et si le paiement n’est pas effectué dans les délais impartis, vous avez une notification pour relancer votre client.

Les feuilles de paie

Comme pour les factures, un template intégré au logiciel Indy vous permet de réaliser vos fiches de paie de dirigeant. Toutes les feuilles de paie sont conservées en mémoire et peuvent être exportées en un clic. Pour les déclarations comme la déclaration sociale nominative (DSN) à faire tous les mois, vous bénéficiez une fois encore d’une aide au remplissage pour faciliter vos démarches.

Vous l’aurez compris, l’automatisation de tâches souvent répétitives et chronophages, en comptabilité, peut vous faire gagner beaucoup de temps et vous permettre de faire des économies intéressantes. Saisie des transactions, gestion dématérialisée des justificatifs comptables, édition et suivi des factures, feuilles de paie et déclarations fiscales ou sociales… De nombreuses opérations comptables peuvent être optimisées et simplifiées grâce à l’utilisation d’un logiciel de comptabilité en ligne doté de fonctionnalités d’automatisation.