Le Livre Journal des entreprises individuelles

Le livre journal est une des obligations et documents comptables des entreprises individuelles. Ce livre comptable fait partie de la liasse fiscale, cet ensemble de documents à livrer chaque année début mai à l’administration fiscale pour les entreprises individuelles. Nous allons voir ensemble en quoi il consiste, comment le remplir et pourquoi il est si important dans votre comptabilité, qu’elle soit en ligne ou sur papier.

Sommaire

  1. Qu’est-ce que le Livre journal des entreprises individuelles ?
  2. Comment remplir le Livre journal des entreprises individuelles ?
  3. Combien de temps conserver le Livre journal en entreprise individuelle ?

Qu’est-ce que le Livre journal des entreprises individuelles ?

Définition du Livre journal pour les entreprises individuelles

Le livre journal est tout simplement un répertoire de vos dépenses et de vos recettes dans l’ordre dans lequel elles apparaissent sur votre compte bancaire.

Comme un véritable journal de vos opérations, ces dernières y sont donc listées chronologiquement avec les informations suivantes :

  • La date de l’opération ;
  • Sa nature ;
  • Le nom de la personne ou l’organisme concerné (client, patient ou prestataire) ;
  • Le montant dépensé ou reçu ;
  • Le numéro de la pièce comptable (souvent une facture, que ce soit d’une recette ou d’une dépense) ;
  • Enfin, la ventilation si elles dépendent de plusieurs comptes comptables.

Comme présenté en introduction, ce livre comptable fait partie de la liasse fiscale. Les autres documents qui la composent sont le Grand Livre comptable, le registre des immobilisations et des amortissements, le Fichier des Écritures Comptables FEC, la déclaration 2035, etc.

S’il vous permet de faire vos comptes et bien sûr de remplir vos déclarations, le livre journal a un autre avantage : il vous permet de savoir quand vos recettes et dépenses ont été effectuées ainsi que d’avoir une trace de leur chronologie. En outre, la mention de la pièce comptable correspondante vous permettra de rechercher rapidement dans vos fichiers le document lié à chaque opération, pour peu qu’ils soient bien rangés dans un classeur ou un dossier de votre ordinateur.

Il est obligatoire pour les entreprises individuelles.

Qui doit tenir un Livre Journal ?

Le Livre Journal est obligatoire pour la plupart des entreprises, notamment :

  • Celles soumises à la déclaration contrôlée (dont les entreprises individuelles) ;
  • Celles assujetties à l’impôt sur les sociétés ;
  • Les entreprises au régime simplifié d’imposition ;
  • Les entreprises au régime réel d’imposition.

Seuls les entrepreneurs.euses au régime micro-BNC (dont les auto-entrepreneurs) ne sont pas tenus d’avoir un livre journal ni les autres obligations comptables, si ce n’est un livre des recettes, beaucoup plus simple et rapide à remplir.

Comment remplir le Livre journal des entreprises individuelles ?

S’il est toujours autorisé de tenir un livre journal sur papier (de nombreux cahiers dédiés à cet effet existent dans le commerce) peu d’entreprises individuelles utilisent encore ce moyen fastidieux demandant beaucoup de temps et de rigueur. En outre ce document ne devant contenir aucune rature ni modification, vous n’aurez à proprement dit pas le droit à l’erreur en le remplissant.

💡 Le fait que le livre journal ne doit pas être modifié après édition proscrit l’utilisation d’Excel pour le tenir. Vous devrez utiliser un logiciel de comptabilité aux normes FEC, comme Indy, si vous souhaitez le tenir numériquement.

Qu’il soit en version papier ou numérique, il se présente sous la forme d’un tableau composé d’au moins 5 colonnes :

  • La date de l’opération ;
  • La référence du document comptable lié (facture de recette ou de dépense) ;
  • Le numéro des comptes comptables concernés ;
  • Le libellé ou la description de l’opération (pouvant faire apparaître le nom du client ou prestataire, si une colonne n’est pas dédiée à cela) ;
  • Enfin, le montant de l’opération.

Il est cependant possible, et c’est une pratique assez courante, de diviser votre livre journal en sous livres comptables en fonction de la nature des opérations : achats, ventes, banque, caisse et divers sont ainsi les divisions généralement sélectionnées. Si vous choisissez cette solution, le livre journal ne contiendra que les totaux mensuels des différents journaux auxiliaires.

☝️ Les journaux auxiliaires ainsi créés ne seront reconnus que s’ils sont accompagnés d’un livre journal à proprement parler.

Combien de temps conserver le Livre journal en entreprise individuelle ?

Comme tout document comptable vérifiable par l’administration fiscale, le livre journal doit être conservé pour une durée de 10 ans qu’il soit en version numérique ou papier.

Si vous êtes dans l’incapacité de le présenter, le code général des impôts prévoit une amende de 1500 € pouvant aller jusqu’à 25 000 € si les pièces justificatives permettant de le reconstituer ne sont pas en votre possession non plus.

Nous vous conseillons donc de conserver vos documents papiers au sec et à l’abri de la lumière et de dupliquer vos documents numériques sur plusieurs supports (ordinateur, cloud, disque dur externe ou clé usb…) Afin d’être à l’abri de tout tracas causé par une perte de données.

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par Valentine Flehoc

Valentine est responsable du contenu chez Indy et la comptabilité n'a plus de secrets pour elle. Grâce à ses articles et ebooks informatifs, elle aide les entrepreneurs à mieux comprendre les aspects essentiels de la comptabilité.