La gestion des finances joue un rôle central dans le fonctionnement des Sociétés Civiles Immobilières (SCI). Au cœur de cette gestion se trouve une tâche essentielle : la comptabilisation des charges locatives. Cette opération comptable, souvent perçue comme fastidieuse et complexe en raison de la diversité des charges à prendre en compte, est indispensable et requiert une grande précision. Il est primordial de choisir avec soin le montant à inscrire et le numéro de compte correspondant dans le plan comptable dédié aux charges locatives. L’objectif de ce guide est de rendre plus accessible la comptabilité des SCI en matière de gestion des loyers et des charges locatives. Nous mettrons en lumière les bonnes pratiques à adopter pour une gestion immobilière efficace et conforme.
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Comptabilisation provision charges locatives en SCI : les bases
La gestion comptable au sein d’une Société Civile Immobilière (SCI) peut varier en fonction de divers facteurs.
La comptabilité dans ces structures est qualifiée de commerciale ou en partie double si certaines conditions sont remplies. Si :
- SCI a l’impôt sur les sociétés
- Les statuts de la SCI le stipulent expressément
- Au moins un de ses associés est imposé à titre personnel.
Dans le cas où une SCI a une obligation de comptabilité, vous devez établir des comptes annuels incluant un bilan, un compte de résultat, et une annexe.
Vous devez également tenir et conserver deux livres comptables principaux. Il s’agit ici d’un livre-journal pour l’enregistrement chronologique de toutes les opérations comptables. Et un grand-livre pour le suivi des mouvements de chaque compte. Les SCI relevant du régime de l’impôt sur les sociétés, ou ayant un associé professionnel, ont l’obligation de tenir une comptabilité en partie double. Conformément aux règles du Plan Comptable Général (PCG) de la comptabilité commerciale.
💡Bon à savoir : Toutes les SCI ne sont pas soumises aux mêmes obligations comptables. Ces obligations dépendent de leur régime fiscal, des dispositions stipulées dans les statuts, de leur activité ou du nombre d’associés. Certaines peuvent bénéficier de formalités simplifiées. Tandis que d’autres doivent adopter une comptabilité en partie double.
La comptabilisation des loyers en SCI
Les loyers perçus par une SCI constituent une source de revenus principale pour cette structure. Il faut les enregistrer comme des produits en comptabilité, conformément aux normes comptables en vigueur.
Reconnaissance du loyer en produit
Les loyers sont généralement reconnus comme des produits sur la période à laquelle ils se rapportent. Vous devez les enregistrer dans les comptes dès qu’ils sont exigibles, même s’ils n’ont pas encore été reçus.
Traitement des loyers impayés
En cas de loyers impayés, les montants dus doivent être enregistrés comme des créances dans les livres de la SCI. Il est également important de suivre et de gérer activement les loyers impayés pour maintenir la santé financière de la SCI.
La provision pour charges locatives
La provision pour charges locatives est une estimation des dépenses concernant les services et les espaces communs qui seront prises en charge par le locataire. Cela peut inclure des frais tels que le nettoyage des parties communes, l’électricité, l’eau, le chauffage, ou encore la maintenance des équipements. La provision pour charges locatives est importante dans la gestion d’une SCI (Société Civile Immobilière) puisqu’elle permet de planifier et de répartir les coûts associés à la location des biens immobiliers.
Objectif de la provision pour charges locatives
L’objectif principal de la provision pour charges locatives est d’assurer que les dépenses concernant l’entretien des espaces communs ou à la fourniture de services sont correctement anticipées et réparties entre le bailleur et le locataire.
Calcul de la provision pour charges locatives
Le montant de la provision pour charges locatives se calcule en fonction des dépenses réelles des années précédentes ou sur la base d’une estimation des coûts à venir.
Impact sur les états financiers
La provision pour charges locatives impacte les états financiers de la SCI en augmentant les charges et en réduisant d’autant le résultat net. Elle apparait dans le bilan de la SCI en tant que passif, à hauteur du montant estimé des charges à payer.
Comment calculer et enregistrer les provisions pour charges locatives ?
Le processus de comptabilisation des provisions pour charges locatives au sein d’une SCI est une démarche structurée. Elle vise à anticiper les dépenses futures associées à la location de biens immobiliers.
La première étape consiste à calculer les provisions. La méthode de calcul peut légèrement varier selon que le bien est neuf ou ancien. Une façon courante de procéder consiste à cumuler les charges récupérables et certaines taxes. Comme la taxe d’ordures ménagères, puis à diviser le résultat obtenu par 12 pour estimer le montant mensuel de la provision sur charges.
Une fois les provisions calculées, elles doivent être enregistrées dans les comptes de la SCI.
Un exemple typique d’écriture comptable pour les acomptes sur provisions pour charges locatives inclut le débit du compte 614 « Charges locatives et de copropriété » et du compte 44566 « TVA déductible sur autres biens et services« . Tandis que le compte 401 « Fournisseurs » est crédité.
La régularisation annuelle est l’étape qui vient en fin d’année pour ajuster les provisions aux charges réelles. La formule de régularisation, qui est :
Régularisation = (provisions déduites N-1 + charges locatives + charges non récupérable) — charges réelles.
Cela aide à effectuer cet ajustement de manière précise. En ce qui concerne les écritures comptables spécifiques, en fin d’année, les charges locatives s’enregistrent au crédit du compte comptable 7062, les avances sur charges au débit du compte 4191, et le solde de ces deux montants au débit du compte 411. Cette structuration comptable permet d’assurer que toutes les transactions relatives aux charges locatives sont correctement enregistrées et reflétées dans les états financiers de la SCI.
Gestion des loyers impayés en SCI
La gestion des loyers impayés est une problématique courante pour les gestionnaires de SCI.
Mesures préventives
Nous vous recommandons la souscription à une assurance Garantie Loyers Impayés (GLI). La GLI couvre les loyers impayés et prend en charge les frais de procédures en cas de litiges avec les locataires. Elle propose un double avantage. En effet, elle élimine le risque financier pour la SCI et épargne le temps nécessaire à l’engagement des procédures judiciaires.
Les coûts de cette assurance varient entre 2 à 5% du montant du loyer. Il existe des offres en ligne à partir de 9,99 € par mois.
Gestion des relations locataires
Établir une communication ouverte avec les locataires est essentiel pour prévenir les loyers impayés. Si un locataire rencontre des difficultés financières, la communication peut aider à trouver des solutions temporaires avant que la situation ne s’aggrave.
Actions réactives
En cas de loyers impayés, la procédure standard commence par l’envoi d’une lettre de rappel, suivie d’une mise en demeure. Si ces tentatives échouent, les étapes suivantes incluent un commandement de payer. Et, éventuellement, une demande d’expulsion formulée auprès du tribunal. Il est crucial d’agir rapidement pour éviter l’aggravation de la situation financière de la SCI.
Comptabilisation des loyers impayés
Les loyers impayés doivent être comptabilisés de manière appropriée. Les loyers déjà facturés sont normalement comptabilisés dans le compte 706. Tandis qu’en cas d’abandon de loyer, il faut utiliser le compte 7096 pour les rabais, remises, et ristournes sur loyers.
Vous avez la moindre interrogation sur les SCI ? Nous sommes là pour vous éclairer !
