Tout savoir sur la facture électronique (afin d’être prêt pour 2026!)

À partir de 2026, toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA seront soumises à l’obligation d’accepter les factures électroniques. Mais ce n’est pas tout ! Il est également prévu que leur émission devienne obligatoire entre 2026 et 2027. Qu’implique ce changement important pour les entreprises françaises ? Quel est l’impact sur votre tenue comptable ? Décortiquons ensemble dans cet article les idées reçues et les obligations réelles qui vont changer en termes de facturation. Devenez des experts de la facture électronique avant 2026 😉

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📋 Pour résumer :

• Une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue de manière 100% dématérialisée, comprenant un socle de données structurées. Toutes les factures doivent être envoyées via des plateformes dédiées (PPF, PDP ou OD).
• Une réforme étend l’obligation des factures électroniques à toutes les entreprises en BtoB assujetties à la TVA en France d’ici septembre 2026. Les deux dispositifs d’e-invoicing et e-reporting s’appliqueront progressivement ;
• La gestion du cycle de vie d’une facture électronique sur le PPF est organisée selon 4 étapes ;
• Les obligations déclaratives restent sensiblement les mêmes ;
• Vous êtes une entreprise ? Préparez votre transition !

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Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

L’article 26 de la loi de finances rectificative pour 2022 définie le champ de la définition d’une facture électronique. Est considérée comme une facture électronique toute facture émise, transmise et reçue de façon 100% dématérialisée. À la différence des factures papier ou PDF elle comporte un socle de données structurées, adressées au client via les plateformes de dématérialisation prévues à cet effet. L’E-invocing et l’e-reporting sont deux termes, très utilisés dans le cadre de la nouvelle réforme :

• L’e-invocing désigne la facturation électronique ;
• L’e-reporting désigne la transmission de données de transaction à l’administration.

Depuis 2020, l’obligation d’éditer des factures électroniques (via la plateforme Chorus Pro) est obligatoire pour toutes les entreprises ayant conclu des contrats avec l’État, les collectivités territoriales et les établissements publics. La nouvelle réforme vise à élargir le champ d’application de cette obligation. Elle va désormais s’étendre aux secteurs publics et vient s’inscrire dans un contexte de digitalisation toujours plus fort. De plus en plus de documents comptables sont aujourd’hui dématérialisés afin de faciliter la conservation des justificatifs et le respect des obligations légales.

Quel est le but d’étendre la facture électronique à tous les professionnels assujettis à la TVA ? Le but premier de cette réforme est de moderniser la chaîne de facturation actuelle, en vue d’en simplifier la gestion et de réduire les délais de paiement. Elle vise également à lutter contre la fraude et à améliorer la connaissance en temps réel de l’économie des entreprises.

Qui est bientôt concerné par l’édition de factures électroniques ?

Dans le cadre de la réforme, toutes les factures envoyées entre deux professionnels exerçant en France et assujettis à la TVA doivent être électroniques. Toutes ces entreprises seront donc progressivement concernées les obligations d’e-invoicing et de e-reporting.

Attention ! Être assujettis à la TVA ne veut pas dire que vous déclarez forcément la TVA. En effet, le site des impôts précise que par assujetti à la TVA « on entend toute personne physique ou morale qui exerce de manière indépendante une activité économique à titre habituel. » Cette obligation vaut aussi bien pour les activités de prestations de services que pour les activités de vente.

Les personnes en franchise en base sont donc concernées par l’obligation de facturation électronique, tout comme les micro-entrepreneur. Le statut juridique ou le régime d’imposition n’ont quant à eux aucune incidence sur l’obligation de réaliser des factures électroniques. Tous les professionnels assujettis à la TVA visés à l’article 256 A du Code Général des Impôts (CGI) sont concernés par la réforme.

Voici un tableau récapitulatif des personnes concernées par la réforme obligeant le recours à des factures électroniques :

Votre client est un particulier ? Vous pourrez, même après la mise en place de la réforme en 2026, transmettre à votre client non professionnel une facture, au format que vous souhaitez (PDF par mail, envoi papier, depuis tout logiciel de facturation… etc). Ils  entrent dans le champ de l’e-reporting mais non de l’e-invoicing.

Cette réforme change donc la manière d’éditer, de transmettre et de recevoir des factures entre professionnels en entreprise.

Quel est le nouveau calendrier de la réforme ?

Initialement la date d’application de la réforme démarrait en juillet 2024. Suite à un report, le nouveau calendrier prévoit une application progressive à partir de 2026. Dès le 1er septembre 2026 toutes les grandes entreprises et les ETI devront obligatoirement envoyer et recevoir leurs factures au format électronique. I Les PME/TPE, en tant que client, devront avoir dès cette date, choisie une plateforme de dématérialisation. Les petites structures disposeront toutefois d’un an supplémentaire avant de devoir transmettre l’ensemble de leurs factures sous format électronique, soit :

• Dès septembre 2026, l’obligation de choisir une plateforme de dématérialisation pour la réception de vos factures  ;
• À partir de septembre 2027, également l’obligation de transmettre uniquement des factures électroniques.

Vous hésitez quant à la taille de votre entreprise ? Les critères d’appréciation sont définis par l’article 51 de la loi du 4 août 2008 de modernisation de l’économie, en voici un tableau récapitulatif :

Vous avez maintenant toutes les informations en main concernant la facture électronique. La date de l’entrée en vigueur de cette obligation, qui varie en fonction de la taille de votre entreprise, n’a plus de secret pour vous !

Quelle plateforme choisir ?

Toutes les factures émises devront désormais respecter un modèle normé et un format défini ainsi que comporter certaines mentions obligatoires. Il ne sera donc plus possible d’envoyer directement une facture à vos fournisseurs ou clients par mail.

Il faudra impérativement passer par l’intermédiaire de plateformes de dématérialisation :

• Par le portail public de facturation (PPF) ;
• Par une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP), immatriculée par l’État ;
• Ou par un opérateur de dématérialisation (OD) qui dématérialise les factures et transmet les informations à une PDP :

Cette disposition est énoncée dans l’article L2192-5 du Code de la commande publique.

Le portail public de facturation (PPF)

Le portail public de facturation (PPF) est déployé par l’AIFE (Agence pour l’Informatique Financière de l’État) et régi par l’administration fiscale. En l’absence de choix, c’est la plateforme qui s’applique par défaut au démarrage.

Bon à savoir : votre choix de plateforme de facturation électronique n’est pas définitif en 2026 ! En effet, vous pouvez changer de plateforme à tout moment, dès que vous le souhaitez. Il est également possible, en fonction de vos besoins, d’en choisir plusieurs.

Une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ou un opérateur de dématérialisation (OD)

Il sera également possible de passer par une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ou bien aussi par un opérateur de dématérialisation (OD). La liste des PDP n’est pas encore déterminée à ce jour, les différentes plateformes étant encore en train de se positionner sur le sujet. Une fois finalisée, la liste des partenaires sera publiée sur le site impots.gouv.fr. La liste des candidats est disponible via ce lien.

Un OD est un acteur privé qui assura la conformité de vos factures électroniques et où vous pourrez télétransmettre directement vos factures à un PDP. Cela permet de choisir une plateforme intuitive, de votre choix, afin de simplifier l’ensemble de vos obligations de facturation. L’émission d’une facture ne sera pas plus longue en passant par un OD plutôt que par une PDP. Nous vous conseillons donc de choisir l’outil qui vous correspond le mieux.

Vous avez encore des questions concernant le fonctionnement des nouvelles plateformes de facturation électronique ? Voici un tableau récapitulatif des questions les plus fréquentes :

Comment choisir la bonne plateforme en tant qu’entrepreneur ? Nous vous conseillons de bien choisir un logiciel de facturation complet, dont vous trouvez l’utilisation fluide, et qui respecte les nouvelles normes en vigueur. Chez Indy, nous travaillons actuellement afin de mettre l’intégralité de notre outil de facturation gratuit en conformité avec les futures normes en vigueur ! 🤩🚧

Quel est le cycle de vie d’une facture électronique ?

Le cycle de vie d’une facture électronique se décompose en 4 étapes :

1. La création et le dépôt de la facture sur la plateforme ;
2. L’envoi de la facture au client ;
3. Le suivi d’avancement du traitement de la facture (validation ou renvoi) ;
4. Le paiement de la facture.

Une infographie récapitulative et détaillée du cycle de vie d’une facture électronique, a été pensée par l’Agence pour l’informatique financière de l’État (AIFE). Vous pouvez y retrouver toutes les étapes.

1️⃣ La création et le dépôt d’une facture électronique

La première étape d’une facture électronique est de créer et de déposer votre facture sur la plateforme. Le devis en ligne, quant à lui, est recommandé mais n’est pas obligatoire. La saisie peut s’effectuer manuellement depuis la plateforme choisie. Vous pouvez également, selon le service des impôts déposer un PDF, dont les informations seront extraites automatiquement (de la même manière que sur Chorus Pro pour les transactions BtoG avec les administrations publiques). Il se peut cependant que certaines informations soient à rajouter. C’est le mode portail. Un envoi en EDI ou en utilisant les API dédiées est également possible.

2️⃣ La facture électronique est envoyée au client

Le client va alors recevoir la facture envoyée. Nous allons nous pencher sur le cas où, après la date de mise en application de la réforme, votre client n’a pas choisi de plateforme. Une fois votre facture électronique émise depuis votre plateforme alors elle sera transmise pas défaut au PPF qui l’enverra à votre client. Lors de la réception de la facture sur le PPF, votre client devra alors confirmer le PPF comme sa plateforme de choix ou en choisir une autre. Que votre client ait choisi une plateforme différente de la vôtre ou n’ait pas encore choisi de plateforme : votre facture lui sera envoyée dans tous les cas.

3️⃣ Le traitement et le paiement de la facture électronique

La facture électronique à l’avantage de vous permettre de suivre en détail l’avancée de votre fracture. Vous pourrez suivre son état : est-elle suspendue, en litige, approuvée partiellement ou entièrement par votre client ? En vous connectant à votre compte sur le PPF vous suivrez toutes les étapes de votre facture : de l’envoi au paiement.

Bon à savoir : toutes les factures électroniques émises sur le portail public de facturation sont conservées. Vous pouvez donc y avoir accès à tout moment. La conservation de vos justificatifs étant une obligation légale, tout logiciel de facturation à jour des dernières normes légales conserve vos documents comptables en cas de besoin (c’est le cas d’Indy 😉).

Les mentions obligatoires d’une facture électronique

Les mentions relatives à la TVA

La réforme n’a pas d’incidence sur vos obligations déclaratives en matière de TVA. Ces dernières restent valables, pour une facture classique ou une facture électronique. Pour rappel, lorsque vous êtes assujettis à la TVA certaines mentions sont obligatoires en fonction de votre régime de TVA.

Vous êtes en franchise en base

Lorsque vous êtes en franchise en base de TVA vous ne devez pas collecter, récupérer, ou déclarer la TVA. Vous êtes exonéré de cet impôt indirect. Dès lors :

• Toutes vos factures doivent obligatoirement comporter la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI. » ;
• Vos prix affichés doivent être indiqués hors taxes (HT) ;
• Aucun taux de TVA ne doit apparaître sur vos factures, où sinon un taux à 0.0%.

Le régime de franchise en base est le régime par défaut pour toutes les entreprises venant d’être créée (hors cas exonérés ou redevable automatiquement). Elle est soumise à des seuils de chiffre d’affaires qui varient en fonction de votre activité).

Vous êtes au régime réel simplifié ou normal de TVA

Lorsque vous passez au régime réel de TVA (simplifié ou normal) alors vous allez collecter, récupérer et devoir déclarer la TVA. La TVA doit donc apparaître sur chacune de vos factures. Différentes informations doivent obligatoirement apparaître :

• Votre numéro de TVA intracommunautaire ;
• Vos prix doivent être affichés hors taxes (HT) et toutes taxes comprises (TTC) ;
• Le taux de TVA applicable à chaque opération doit être inscrit (20%, 10%, 5,5%, 2,1%… etc).

Si vous dépassez le plafond de chiffre d’affaires du régime de la franchise en base vous devenez redevable de la TVA dès le premier jour du mois du dépassement. Il vous faut donc être très vigilant car vous devrez envoyer des factures rectificatives à vos clients pour toutes les factures du mois afin d’y faire apparaître les mentions ci-dessus et pour collecter la TVA.

Bon à savoir : à terme, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFIP) souhaite préremplir les déclarations de TVA afin que chaque professionnel n’ait plus qu’à valider le document en question. 🤓

Les autres mentions obligatoires

Les mentions obligatoires actuellement instaurées par le Code de commerce et le Code général des impôts resteront les mêmes :

• Identité de l’émetteur de la facture (dénomination sociale, numéro SIRET, adresse du siège social, mention EI pour les entreprises individuelles… etc) ;
• Date de la prestation ;
• Numéro de facture, ainsi que la mention facture ;
• Quantité et description des produits ou services vendus ;
• Identité de votre client (dénomination sociale, adresse du siège social, adresse de facturation… etc) ;
• … etc.

Toutefois quatre nouvelles mentions seront rendues obligatoires suite à la réforme relative à la facturation électronique :

• Le numéro SIREN de votre client ;
• L’adresse de livraison des produits (si différente de l’adresse du client) ;
• Une mention distinguant les prestations de services des ventes de biens ;
• L’option pour le paiement de la TVA d’après les débits.

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FAQ – Questions fréquentes

Une facture PDF envoyé par e-mail est-elle considérée comme une facture électronique ?

Non ! Une facture PDF ordinaire envoyée par e-mail n’est pas une facture électronique ! Il ne faut pas confondre les factures dématérialisées avec les factures électroniques, dont la gestion passe obligatoirement par les plateformes prévues à cet effet.

Quels sont les avantages de la facture électronique ?

Le passage à la facture électronique, à de nombreux avantages. Il vise à alléger la charge administrative des entrepreneurs. De plus, grâce au préremplissage, elle à pour objectif de simplifier, à terme, les obligations déclaratives en matière de TVA. Le but de l’Etat : que chaque professionnel gagne en productivité.

Quelle est la date de report de l’obligation des factures électroniques ?

Initialement la réforme généralisant la facture électronique à l’ensemble des professionnels en France assujettis à la TVA était prévue au 1er juillet 2024. Aujourd’hui, après report, cette généralisation entrera en vigueur progressivement à partir du 1er septembre 2026.

Quel format est accepté par l’administration pour une facture électronique ?

Une facture électronique peut avoir 3 formats :

• le format Universal Business Language (UBL) ;
• le format Cross Industry Invoice (CII) ;
• le format Factur-X (mixte) composé d’un fichier de données structuré au format XML et d’un fichier PDF.

Vous avez davantage de questions sur la facture électronique ? N’hésitez pas à utiliser l’espace commentaire, nous vous répondrons avec plaisir ! 🤝