Comment comptabiliser les débours et refacturations de frais ?

En tant que prestataire, il vous arrive parfois de faire des dépenses pour le compte de vos clients. Selon les cas, cette pratique peut s’appeler débours ou refacturation de frais. Si la dénomination n’a rien à voir, les différences entre ces deux types de dépenses sont ténues mais non dénuées de conséquences sur votre comptabilité. Voyons ensemble quelles sont leurs caractéristiques et comment les comptabiliser.

Cet article a été initialement diffusé sur le groupe Facebook Compta Pour Les Professions Libérales, réseau d'entraide des praticiens libéraux dans leur comptabilité.

Débours et refacturations de frais : différences

Les débours et refacturations de frais correspondent à la même pratique : vous avez engagé des frais pour votre client dans le cadre de votre mission. Pour autant ils comportent des différences qui peuvent avoir leur importance dans votre bilan comptable.

Débours

• Les débours sont des factures adressées au nom de votre client que vous allez régler à sa place. Il vous mandate via le contrat qui vous lie pour effectuer ces dépenses.
• Le remboursement de vos dépenses dans le cadre d’un débours doit se faire à l’euro près.
• Les débours n’entrent ni dans vos charges, ni dans votre chiffre d’affaires. Ils sont enregistrés en comptabilité dans le compte 467.
• En contrepartie, c’est le client final qui pourra déduire la charge dans sa comptabilité et récupérer la TVA s’il y en a.

Refacturations de frais

• Proposés sous forme de forfaits, ces frais qui ne sont pas facturés à l’euro près sont réglés en votre nom.
• Vous pourrez déduire ces dépenses en tant que charge mais devrez constater en parallèle un produit (le forfait facturé au client final).
• La dépense comme le remboursement sont soumis à la TVA : vous la récupèrerez donc sur votre achat et la facturerez sur le forfait proposé à votre client.

Note : Les cotisations des micro-entrepreneurs étant forfaitaires et n’étant la plupart du temps pas soumis à la TVA, il n’est pas avantageux pour eux d’avancer des frais pour leurs clients. En effet, ils devront payer des cotisations sur le remboursement de leur client qui leur ferait perdre de l’argent. Évitez ce type d’opération au possible si vous êtes micro-entrepreneur.

Comment comptabiliser des débours ?

Pour mieux vous expliquer comment comptabiliser cette opération, prenons un exemple. Vous avez avancé une dépense de 100 euros TTC pour votre client (vos débours) et vous devez lui facturer 480€ d’honoraires (soit 400 € H.T.) en plus de ces débours.

La dépense engagée pour votre client

Vous devrez passer cette dépense en TTC comme indiqué ci-dessous :

La comptabilisation de l’encaissement de votre client

Lors de la facturation, vous devrez isoler vos débours de vos honoraires. Ces derniers n’étant pas soumis à la TVA en ce qui vous concerne, ils devront être mis à part sur votre facture.
Vous facturerez donc 580 € TTC dont :

• 400 € HT d’honoraires
• 80 € de TVA
• 100 € TTC de débours

À moins que vous ne soyez en comptabilité de type créances/dettes, vous devrez encaisser cette facture comme suit :

Nous pouvons voir ici que le compte 467 est bel et bien soldé pour les débours.

Comment comptabiliser les refacturations de frais ?

Prenons un autre exemple. Une agence de publicité réalise pour le compte d’un de ses clients une brochure publicitaire pour une opération promotionnelle. Elle a dépensé une somme de 120 € TTC (dont 20 € de TVA). Ces frais ne sont pas facturés à l’euro près mais donnent lieu à la facturation d’un forfait de 200 € HT. La réalisation de la brochure est facturée 600 € TTC (dont 100 € de TVA). Voici comment elle devrait comptabiliser cette opération.
Elle comptabilise d’abord la facture d’achat :

Puis elle constate le paiement de ces frais :

Elle comptabilise les opérations suivantes lors de la facturation :

Note : le forfait peut être intégré au compte 706 « Prestations de service »

Enfin, lorsque le client paie l’intégralité des sommes dues :

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