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Comment comptabiliser les débours et refacturations de frais ?

En tant que prestataire, il vous arrive parfois de faire des dépenses pour le compte de vos clients. Selon les cas, cette pratique peut s’appeler débours ou refacturation de frais. Si la dénomination n’a rien à voir, les différences entre ces deux types de dépenses sont ténues mais non dénuées de conséquences sur votre comptabilité. Voyons ensemble quelles sont leurs caractéristiques et comment les comptabiliser.

Comment comptabiliser les débours et refacturations de frais ?

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Débours et refacturations de frais : différences

Les débours et refacturations de frais correspondent à la même pratique : vous avez engagé des frais pour votre client dans le cadre de votre mission. Pour autant, ils comportent des différences importantes.

Débours

  • Les débours sont des factures adressées au nom de votre client que vous allez régler à sa place. Il vous mandate via le contrat qui vous lie pour effectuer ces dépenses.
  • Le remboursement de vos dépenses dans le cadre d’un débours doit se faire à l’euro près.
  • Les débours n’entrent ni dans vos charges, ni dans votre chiffre d’affaires. Ils sont enregistrés en comptabilité dans le compte 467.
  • En contrepartie, c’est le client final qui pourra déduire la charge dans sa comptabilité et récupérer la TVA s’il y en a.

Refacturations de frais

  • Proposés sous forme de forfaits, ces frais qui ne sont pas facturés à l’euro près sont réglés en votre nom.
  • Vous pourrez déduire ces dépenses en tant que charge mais devrez facturer un forfait en parallèle.
  • La dépense comme le remboursement sont soumis à la TVA : vous la récupérerez donc sur votre achat et la facturerez sur le forfait proposé à votre client.

Note : Les cotisations des micro-entrepreneurs étant forfaitaires et n’étant la plupart du temps pas soumis à la TVA, il n’est pas avantageux pour eux d’avancer des frais pour leurs clients. En effet, ils devront payer des cotisations sur le remboursement de leur client qui leur ferait perdre de l’argent. Évitez ce type d’opération au possible si vous êtes micro-entrepreneur.

De quels frais parle-t-on ?

Il n’est pas rare que certains indépendants soient amenés à dépenser des frais pour l’accomplissement de leur mission, qu’ils soient au compte de leur client ou non :

  • Des frais de repas, qu’ils soient pour des déjeuners client ou dans le cadre d’une prestation sur une journée ;
  • En cas de déplacement, des frais d’hébergement et de voyage ;
  • Des frais d’impression de documents ou de photos ;
  • Des achats de produits promotionnels type goodies ;
  • Pour les avocats et experts comptables : des frais de formalités en tout genre ;
  • Des frais avancés pour un collègue indépendant…

Que ce soit via un débours ou une refacturation de frais, ces éléments sont comptabilisables d’une manière bien précise qu’il convient de respecter.

Comment comptabiliser des débours ?

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Pour mieux vous expliquer comment comptabiliser cette opération, prenons un exemple. Vous avez avancé une dépense de 120 euros TTC pour votre client (vos débours) et vous devez lui facturer 480€ d’honoraires (soit 400 € H.T.) en plus de ces débours.

La dépense engagée pour votre client
Vous devrez enregistrer cette dépense en TTC :

  • Débours refacturables au client : 120 € au débit
  • Encaissement du remboursement des débours : 120 € en crédit

La comptabilisation de l’encaissement de votre client
Lors de la facturation, vous devrez isoler vos débours de vos honoraires. Les débours n’étant pas soumis à la TVA en ce qui vous concerne, ils devront être mis à part sur votre facture. Vous facturerez donc 600 € TTC dont :

  • 400 € HT d’honoraires
  • 80 € de TVA
  • 120 € TTC de débours

En comptabilité de trésorerie, vous devrez encaisser cette facture comme suit :

  • Honoraires HT : 400 €
  • TVA sur honoraires : 80 €
  • Débours encaissés : 120 €

Comment comptabiliser les refacturations de frais ?

Prenons un autre exemple. Une agence de publicité réalise pour le compte d’un de ses clients une brochure publicitaire pour une opération promotionnelle. Elle a dépensé une somme de 120 € TTC (dont 20 € de TVA). Ces frais ne sont pas facturés à l’euro près mais donnent lieu à la facturation d’un forfait de 240 € TTC (dont 40 € de TVA). La réalisation de la brochure est facturée 600 € TTC (dont 100 € de TVA). Voici comment elle devrait comptabiliser cette opération.
Elle comptabilise d’abord la facture d’achat :

  • 100 € en achats
  • 20 € en TVA

Et elle comptabilise les opérations suivantes lors du paiement de la facture :

  • 500 € en honoraires
  • 200 € en gains divers
  • 140 € en TVA

Refacturations de frais et débours : régime fiscal

Débours

Les débours étant des dépenses effectuées au nom de votre client ou collaborateur, ils ne sont imposés ni à la TVA, ni à l’IS ou à l’IR. Comme indiqué précédemment ces opérations doivent être comptabilisées en débours, qui n’est ni une charge déductible ni un bénéfice. Et nous vous rappelons que la transaction doit se faire à l’euro près : faire une marge est donc exclu sur ce type d’opération (ce serait trop beau !).

Refacturations de frais

Les refacturations de frais sont imposables à la TVA et à l’IS ou l’IR comme toute recette et comptera dans votre bénéfice. Précisons toutefois qu’une note de repas taxée à 10% devra être refacturée à 20% de TVA au client. Dans ce cas précis, un débours est donc plus intéressant.

En contrepartie, les dépenses effectuées pour le compte de votre client peuvent être comptabilisées en charge. Si vous faites une marge sur votre refacturation, vous ne serez donc en principe imposés à l’IS ou à l’IR que sur cette marge.

Une question, un doute, une donnée manquante ? N’hésitez pas à poster un commentaire ou nous contacter via le live-chat pour les utilisateurs d’Indy. En complément, vous pouvez rejoindre notre communauté d’indépendants en vous ajoutant sur notre groupe Facebook de comptabilité !

Cet article a été initialement diffusé sur le groupe Facebook Compta Pour Les Professions Libérales, réseau d'entraide des praticiens libéraux dans leur comptabilité.

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par Valentin Thomas

Rédacteur pour Indy, la comptabilité des indépendants tout simplement.

16 commentaires
  1. hssin

    Comptabilisation :

    467 autres débiteur créditeur nominative (Montant débours) Débit
    401 fournisseurs (Montant débours) Crédit

    Ensuite écriture du rég fournisseurs débours

    401 fournisseurs (Montant débours) Débit
    541 Trésorerie (Montant débours) Crédit

    Enfin Facture Chiffre d’affaires

    411 clients (Montant honoraire+TVA+débours+Timbre+…etc en TTC) Débit
    705 comptes produit honoraire (Montant honoraire) Crédit
    4367 TVA Collecté (TVA) Crédit
    467 débiteur créditeur (Montant débours) crédit

  2. Caroline

    Bonjour,

    Super article ! très clair. Merci.

    j’ai 2 questions complémentaires :
    – je rédige mes factures sur Indy. Le type « débours » n’existe pas sur vos factures.
    Dois-je utiliser « marchandise » ? pour que l’outil Indy fasse automatiquement les calculs de CA sans y intégrer les lignes de débours et inscrire le montant des débours dans la bonne ligne comptable à réception du paiement global de la facture ?
    Dans mon cas, les débours sont des déplacements, le label « marchandise » n’est pas très représentatif.

    – les justificatifs de débours doivent-ils obligatoirement être des factures ? ou d’autres justificatifs peuvent-ils être légalement acceptés ? si oui, ces justificatifs n’auront pas le nom du client dessus (ticket de caisse, …), est-ce toutefois compatible avec le fait que cela soit un débours ?

    Merci d’avance pour votre aide.
    Belle journée

    Caroline

    1. Valentine Flehoc

      Bonjour Caroline,
      En effet, le débours est une prestation de service. Vous devrez subdiviser le paiement pour y faire apparaître les débours, Indy n’est pas encore capable de le faire de manière automatique.
      Pour les justificatifs, ils doivent être au nom du client, les tickets de caisse ne sont donc pas acceptés. Il peut s’agir de frais que vous souhaitez refacturer, mais ils ne seront pas comptabilisés en tant que débours.

  3. Marie Couderc

    Bonjour,
    Quid des indemnités kilométriques ?
    Voici ma situation : j’ai été envoyé en province par mon éditeur pour faire une conférence. J’ai utilisé mon véhicule pour m’y rendre et mon éditeur m’a payé un forfait kilométrique.
    Quel est le statut fiscal de ce forfait ? Comment dois-je le déclarer et l’attribuer dans ma compta ?
    Merci

    1. Valentine Flehoc

      Bonjour Marie,
      Il s’agit ici de refacturation de frais. Vous devez donc produire une facture pour votre éditeur, du montant du forfait. Les dépenses réellement engagées durant votre trajet seront à inclure en « Véhicules et carburants », et le forfait perçu en « Gains divers ».

  4. kaouche samir

    Bonjour,
    les tickets de piège, les frais de Gazole et facture de l’hôtel on doit les comptabilisé avec ou sans TVA ?
    est ce que on doit faire une facture pour les frais de débours séparé de la facture de la prestation ou bien on peut mettre tous dans la même facture ? si oui on doit nommé dans la facture frais de débours pour tous ( péage hôtel gazole ) , ou bien chaque frais tous seul ?
    la facture remboursé des débours par le client on doit la déclaré a l’URSSAF dans le chiffre d’affairas ?
    PS: il s’agit des prestation de décapage mise en cire des magasin qui n’assiste les déplacement et frais d’ébergement .
    merci d’avance
    Cordialement,

    1. Valentine Flehoc

      Bonjour Samir,
      Les frais doivent toujours comptabiliser la TVA. Dans le cas des débours, c’est votre client qui la gérera. La facture de débours doit être à part et spécifier chaque frais séparément. Les dépenses ne doivent pas être comptabilisé en charge de votre côté, et le remboursement n’est pas du chiffre d’affaires (ne pas déclarer à l’URSSAF). Les deux doivent intégrer le compte de débours numéro 467.

  5. Telou ( Telou )

    Bjr
    Merci.
    Dans le cas ou la totalité des débours engagés n’est pas imputable au client (une facture de surrestarie payée mais la faute incombe au prestataire dont il ne peut pas l’intégrer dans ses débours pour refacturer et la facture est au nm du client), comment devons nous comptabiliser cette facture cette facture chez le prestataire.
    La tva serait elle déductible? ou comment faire pour bénéficier de cette déductibilité?
    Bonne journée
    Lucien

    1. Valentin Thomas

      Bonjour Lucien,

      Cette question est un cas particulier assez complexe et je préfère vous rediriger vers un organisme qui saura vous répondre en fonction des spécificités de votre problème. Vous pouvez contacter votre Service des Impôts des Entreprises (SIE) qui saura certainement mieux vous renseigner que moi.

      En vous souhaitant de trouver réponse à votre question et une bonne journée !

  6. Amélie

    Bonjour
    Les micro-entrepreneurs peuvent également déduire des débours afin de ne pas payer les cotisations dessus. Mais c’est à utiliser très précisément. ( facture séparée, pas de marge etc) c’est bien pour des ateliers, de la cuisine à domicile…

  7. Loic

    Bonjour
    Je suis abonné à George depuis janvier et je suis pleinement satisfait
    J’aimerai savoir si je peux émetre mes factures à destination de mes clients via George.
    Ou via une autre application commercialisée par George

    1. Valentine Fléhoc

      Bonjour Loic,
      Georges ne fait pas encore la facturation, ni au sein de son logiciel ni via une autre application, mais nous travaillerons prochainement sur le développement de cet outil. 🙂

  8. Remazeilles JEANINE

    Vu la date du mail de Valentine, est-ce que par hasard j’aurais l’agréable surprise de voir enfin Georges POUR les SOCIÉTÉS À L’IS?
    Merci beaucoup pour votre réponse attendue !
    Bonne continuation et restez toujours aussi accueillants : c’est fort agréable !

    1. Valentine Fléhoc

      Bonjour Jeanine,
      En effet, Georges est maintenant disponible pour certaines sociétés à l’IS ! Vous pouvez nous contacter sur le live-chat pour voir avec nous si votre situation est compatible avec nos nouveaux services. 🙂

  9. bordinat christine

    Bonjour,
    au sujet des débours, j’ai dans ma balance 2019 compta non faite sur Georges des a nouveau des soldes sur le compte 467 debours clients, comment je fais pour les intégrer dans ma balance de reprise 2020 sur Georges.
    merci de votre aide
    Christine

    1. Valentine Fléhoc

      Bonjour Christine,
      Sur l’outil IS, vous ne pouvez pas encore initialiser ce compte. Cela devrait être possible dans quelques mois !

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