Facturation électronique : mise à jour de la réforme

Indépendants, freelances et autres entrepreneurs : les nouvelles normes en matière de facturation électronique s’appliqueront à vous à partir de 2026 (et non 2024 après une modification de la réforme). À partir de cette date, vos factures devront respecter un format électronique normé, avec des mentions obligatoires spécifiques. Elles devront également être transmises via une plateforme dédiée à cet effet pour que l’administration fiscale collecte des données. Dans cet article, nous faisons le point sur les normes en matière de e-facturation, sur le nouveau calendrier ainsi que sur des outils à votre disposition pour facturer en toute légalité.

Cet article a été initialement diffusé sur le groupe Facebook Compta Pour Les Freelances, réseau d'entraide des indépendants dans leur comptabilité.

Récapitulatif de la réforme sur la facturation électronique

Les principes de la facture électronique (e-facture ou e-invoicing)

D’après l’article 289 bis du Code général des impôts, la facture électronique correspond à un format de facture dématérialisé dont les données sont structurées de façon à être lisibles par l’humain et traitées par la machine. Il existe trois formats de référence :

• le format Cross Industry Invoice (CII) ;
• le format Universal Business Language (UBL) ;
• le format Factur-X qui est composé d’un fichier de données structuré au format XML et d’un fichier PDF.

Ainsi, avec l’application de la réforme du Gouvernement, les factures produites et transmises dans le cadre d’opérations commerciales BtoB entre les entreprises assujetties ou non à la TVA devront être éditées sous un de ces formats électroniques. En revanche, les modalités ainsi que les mentions obligatoires restent identiques aux factures actuelles (seul le format de transmission doit être inscrit en plus sur la facture).

❌ La facture papier numérisée, la facture PDF générée à partir d’Excel, Numbers ou encore InDesign, ainsi que les factures produites via les logiciels de facturation non conformes à la réforme n’entrent donc pas dans le périmètre légal de la facturation électronique.

Les modalités de transmission de la facture électronique

Une fois la facture électronique créée dans les règles de l’art, elle doit être transmise via une plateforme de dématérialisation dédiée à cet effet (nous y reviendrons plus tard 🤗).

Cette transmission correspond à un “e-reporting” qui permet de rapporter à l’administration fiscale les informations dont elle a besoin, comme le montant de l’opération et le montant de la TVA par exemple.

La périodicité du e-reporting correspond à celle de votre régime de TVA. Aucune information n’est toutefois disponible pour les entreprises soumises à la franchise en base de TVA. Nous vous tiendrons informé·e en cas de changement.

Qui est concerné par la réforme ?

Toutes les entreprises commerciales assujetties à un régime TVA, ou soumises à la franchise en base de TVA sont concernées par la facturation électronique.

En effet, les micro-entrepreneurs (ex auto-entrepreneurs) qui bénéficient de la franchise en base de TVA auront aussi l’obligation de recevoir et d’émettre des factures électroniques.

Objectifs de la réforme sur la facturation électronique

Le Gouvernement mise sur quatre objectifs via sa réforme :

• améliorer la compétitivité des entreprises en réduisant la paperasse et en augmentant leur productivité ;
• faciliter à long terme la déclaration de la TVA en simplifiant le processus grâce au pré-remplissage des formulaires ;
• renforcer la lutte contre la fraude, favorisant ainsi une concurrence loyale et en protégeant les entreprises qui respectent les règles ;
• fournir une meilleure compréhension en temps réel de l’activité économique des entreprises.

Au-delà des objectifs, la facturation électronique comporte de nombreux avantages :

• une économie de 50 % à 70 % par rapport à un traitement papier ;
• une économie d’environ 30 % sur les coûts de traitement des factures ;
• une diminution (non chiffrée) des litiges et des délais de paiement.

Nouveau calendrier : quand la réforme sur la e-facturation va-t-elle entrer en vigueur ?

La réforme sur la facturation électronique devait initialement être appliquée dès 2023. Toutefois, l’administration fiscale a décidé de reporter la réforme à 2024, puis finalement à 2026 pour que les entreprises puissent se mettre à jour plus sereinement.

Le nouveau calendrier est donc le suivant :

• 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire
• 1er septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises et les micro-entreprises.

Les trois types logiciels à utiliser pour émettre et recevoir des factures électroniques

Avec l’application de la réforme, vous devrez transmettre votre facture électronique via un outil en ligne dédié à cet effet. En plus de générer et de transmettre la facture électronique, cet outil s’occupe :

• de créer et d’envoyer des factures sous différents formats (PDF, Factur-X, UBL, CII) ;
  de suivre le cycle de vie des factures ;
• en tant que récepteur, d’être informé de la réception de factures, et de pouvoir les consulter et les télécharger ;
• de transmettre à l’administration fiscale les données requises dans le cadre du e-reporting.

En revanche, la conformité est équivalente dans chacune des trois options que nous vous détaillons ci-dessous : à vous de choisir celle qui vous convient le mieux !

🙌 Vous pouvez envoyer et recevoir des factures électroniques même si votre partenaire commercial (client, prestataire, fournisseur) n’utilise pas la même plateforme que vous.

Le Portail Public de Facturation (PPF)

L’Agence pour l’Informatique Financière de l’État a développé sa propre plateforme de facturation électronique : le Portail Public de Facturation, ou PPF. Il se présente de la façon suivante :

• le PPF reprend les fonctionnalités BtoG (business-to-government) de la plateforme Chorus Pro qui permettent de transmettre un e-reporting ;
• le PPF propose en plus des fonctionnalités BtoB qui permettent d’envoyer et de recevoir des factures entre professionnels.

Pour utiliser le PPF, et envoyer, recevoir ou suivre des factures, vous devez simplement créer un compte. Pour l’instant, la création de compte n’est pas encore disponible.

Important : même si le PPF est l’outil développé par le Gouvernement, vous n’avez pas l’obligation de l’utiliser.

Une plateforme partenaire de l’administration (PDP)

Vous pouvez également utiliser une plateforme de dématérialisation partenaire de l’administration développée par des entreprises privées qui sont elles-mêmes immatriculées par la Direction générale des finances publiques (DGFip). Ces PDP sont donc autorisées à transmettre les factures à l’administration ainsi qu’aux destinataires directement via le PPF présenté ci-dessus.

Par ailleurs, la liste des plateformes de dématérialisation partenaires n’est pas encore accessible. Les premiers partenaires de l’administration seront révélés sur le site impots.gouv.fr.

Une fois les partenaires identifiés, vous pourrez en choisir un, et créer votre compte. C’est via ce compte que vous pourrez éditer et transmettre des factures, puis recevoir des notifications quand vous en recevez de la part de fournisseurs ou de prestataires.

Un opérateur de dématérialisation (OD)

La troisième option qui s’offre à vous dans le cadre de la réforme sur la facturation électronique est l’opérateur de dématérialisation. L’OD correspond à une entreprise privée dont le rôle est de récupérer les données de facturation, de les dématérialiser et de les transmettre via le PPF ou une PDP émettrice.

L’OD peut être une option particulièrement intéressante puisque votre interlocuteur étant une entreprise privée, vous bénéficiez d’un accompagnement efficace et rapide dans la gestion de votre facturation. En plus, vous pouvez bénéficier de fonctionnalités supplémentaires puisque les OD sont généralement des éditeurs de logiciels de facturation et de comptabilité plus complets.

Réforme de la facturation électronique : par où commencer ?

D’abord, nous vous recommandons de lire les fiches informatives du Service Public pour compléter vos connaissances en matière de facturation électronique à l’aide de schémas détaillés et d’explications plus techniques.

Ensuite, choisir son logiciel de facturation électronique est LA mission que vous pouvez vous donner en tant qu’entrepreneur et qu’indépendant soumis à la réforme. Si vous optez pour un OD par exemple, veillez à choisir une entreprise éligible fiable, conforme et dont la réputation est solide sur le marché. Chez Indy nous travaillons actuellement à la mise en conformité de notre outil de facturation (entièrement gratuit !). Nous vous tiendrons au fait de nos avancées.

Enfin, n’hésitez pas à vous renseigner autour de vous et à poser vos questions s’il y a des zones d’ombre sur la question de la facturation électronique. L’équipe d’Indy peut répondre à toute interrogation en commentaire de cet article ou sur notre groupe Facebook de comptabilité.