Frais de repas et de restaurants, quelles déductions en libéral ?

En sortant d’un bon restaurant, qui n’a jamais songé à faire passer sa note sur la comptabilité de son entreprise ? Objet de nombreux abus, Bercy a donné des consignes précises sur les déductions tolérées et les lignes rouges à ne pas franchir. Faisons le point ensemble.

Cet article a été initialement diffusé sur le groupe Facebook Compta Pour Les Professions Libérales, réseau d'entraide des praticiens libéraux dans leur comptabilité.

Qui peut déduire ses frais de repas et de restaurants ?

La grande majorité des libéraux et des professionnels indépendants peuvent bénéficier de la déduction des frais de repas en charge. Il existe cependant quelques exceptions.

Peuvent déduire les frais de repas et restaurants :

• les entreprises individuelles, au régime réel (BIC ou BNC).
• les dirigeants de sociétés sous le régime TNS (travailleurs non salariés).

Ne peuvent pas déduire les frais de repas et restaurants :

• les professionnels au régime de la micro-entreprise (micro-entrepreneur, micro-BNC et micro-BIC). Leurs charges sont calculées sur une base forfaitaire : 34% du CA en micro-BNC, 71% ou 50% du CA en micro-BIC (cela dépend de la nature de l’activité).
• les dirigeants assimilés salariés.

Dans cet article, nous allons nous pencher plus précisément sur les entrepreneurs individuels.

Quels repas sont déductibles ?

On distingue deux situations où le repas de l’entrepreneur individuel est déductible. La première est appelée « frais de repas hors domicile ». Dans ce cas, la charge déduite correspond à des repas pris de façon contrainte hors domicile pendant votre temps de travail. La seconde, plus avantageuse, correspond aux frais de restaurants et repas d’affaires que vous passez à la charge de votre entreprise et dans son intérêt. Attention à ne pas confondre les deux situations : les justificatifs et la part déductible ne sont pas les mêmes.

Dans les deux cas, la déductibilité est valable quel que soit l’endroit où vous achetez votre repas : restaurant, fast-food, traiteur, boulangerie, supermarché…

Attention : un repas pris à votre domicile ou une gamelle préparée à l’avance ne sont pas déductibles.

La déduction des frais de repas hors domicile

Règles de déductibilité

L’exemple type d’un frais de repas hors domicile est un sandwich que vous prenez entre deux consultations à votre cabinet. Mais où est la limite à ne pas dépasser ?

En frais de repas hors domicile, il s’agit d’un repas que vous êtes contraint de prendre hors de votre domicile pour vous seul. Vous devez conserver le justificatif avec le détail des consommations. En cas de contrôle, vous devrez justifier que vous ne pouviez pas prendre votre repas chez vous. Si cela vous est demandé, vous justifierez par exemple de votre distance au domicile ou de votre temps de transport. Ensuite, c’est à l’appréciation du contrôleur.

De plus, seule la partie qui dépasse 4,95€ et qui ne dépasse pas 19,10€ est déductible. Vous pouvez donc déduire au maximum 14,15€ par jour. Ce retraitement limite l’intérêt de déduire ces frais de repas. Ces montants correspondent au prix forfaitaire non déductible d’un repas normal pris chez soi (4,95€) et au plafond raisonnable du prix d’un repas (19,10€). Ces montants forfaitaires sont applicables pour 2021 et sont actualisés tous les ans.

Exemple

Prenons quelques exemples concrets pour comprendre cette règle un peu tordue :

Vous prenez un sandwich à 4,30€ : vous ne dépassez pas 4,95€ donc rien n’est déductible.
Vous mangez pour 12€ : la part déductible sera 12 – 4,95€ = 7,05€ en charge.
Vous festoyez pour 25€ : vous pourrez déduire 19,10€ – 4,95€ = 14,15€.
En appliquant cette règle, on constate donc que 14,15€ est le maximum que vous pourrez déduire en frais de repas chaque jour.

Si vous utilisez le logiciel de comptabilité libérale Indy, ces calculs sont automatiques. Dès qu’une dépense est dans la catégorie « Frais de repas hors domicile », alors les écritures comptables seront générées automatiquement avec le calcul de la part déductible lors de la clôture.

La déduction des frais de restaurants

Règles de déductibilité

Seuls les restaurants payés dans l’intérêt de l’entreprise sont déductibles. En pratique, justifier de l’intérêt de l’entreprise limite ainsi souvent aux repas d’affaires et aux repas pris dans le cadre d’un séminaire ou d’un congrès.

Les frais de restaurants présentent un avantage important par rapport aux frais de repas. Cette fois, le montant total est intégralement déductible, sans le plafond et le plancher des frais de repas.

Concernant les repas d’affaires, la règle ne permet pas un usage très fréquent en santé libérale, contrairement à un architecte par exemple. En pratique, il est recommandé de se limiter aux repas avec un prospect, un client ou un partenaire potentiel. Dans ce cas, il faudra donc bien indiquer le motif et le nom du client invité sur le ticket justificatif. On peut aussi inclure un restaurant avec les collaborateurs du cabinet dans le cadre d’une réunion de travail. On précise bien dans ce cas le motif.

Concernant les séminaires ou tout autre voyage professionnel, les repas sont intégralement déductibles. Il est ainsi conseillé de préciser le motif sur le ticket.

Exemples

Voici quelques exemples de cas considéré comme frais de restaurants :

• Vous êtes médecin et invité à présenter une conférence sur votre spécialité. Si cette conférence vous oblige à un déplacement, vous pourrez déduire l’intégralité de vos frais de repas (ainsi que de transport et d’hébergement si besoin).
• Vous êtes avocat et vous avez invité un éminent collègue au restaurant pour discuter d’une affaire.
• Vous êtes architecte et vous avez invité un client à discuter de son projet autour d’un repas au restaurant.
• Vous êtes kinésithérapeute et souhaitez organiser une réunion avec les autres praticiens d’un patient commun. Les agendas sont chargés, vous décidez donc de vous retrouver sur la pause déjeuner.

La TVA sur les frais de repas

Pour les professionnels libéraux assujettis à la TVA, le traitement n’est pas le même pour les deux types de repas :

• Pour les frais de repas hors domicile, la TVA n’est pas récupérable. Si vous êtes client Indy, vous devez donc laisser 0% de TVA sur ces transactions. Certaines AGA tolèrent la récupération de la TVA sur ces frais mais nous vous le déconseillons. C’est vous qui en paierez les frais en cas de contrôle.
• A l’inverse, pour les frais de restaurants et de repas d’affaires, la TVA est bien récupérable.

Comment déduire mes frais de repas et de restaurants avec Indy ?

Il est très simple de gérer ses frais de repas et de restaurants avec Indy ! Le logiciel automatise les calculs et vous donne exactement ce que vous pouvez déduire. Encore mieux, il remplit lui-même la bonne case dans votre déclaration 2035 😉

Pour les frais de repas, vous devez catégoriser vos transactions en “Frais de repas hors domicile”. Indy calcule de lui-même la part déductible sur chaque paiement et classe la part non déductible en frais personnels. Vous n’avez aucun calcul à faire !

Pour les frais de restaurants, vous devez catégoriser vos transactions en “Restaurant et repas d’affaires”. Cette catégorie permet de différencier ces repas de vos repas courants et permet ainsi une plus grande déductibilité.

Synthèse retenir pour vos prochains restaurants

En conclusion, pour vos congrès, déplacements professionnels, invitation d’un partenaire ou de vos collaborateurs, vous déduisez l’intégralité de la note du restaurant en « frais de restaurants et repas d’affaires ».

Hormis ces situations particulières, vous déduisez donc vos repas hors domicile à condition d’être éloigné de votre domicile au travail et dans la limite du plancher et du plafond prévu.

En fin de compte, c’est beaucoup de traitements et de justificatifs pour économiser des sommes modestes, sauf si votre logiciel calcule automatiquement les bons retraitements.

Vous avez des questions au sujet de cet article ? Vous pouvez nous laisser un commentaire juste en dessous ou bien nous contacter via le live-chat si vous êtes utilisateur Indy. Nous vous invitons également à rejoindre notre groupe Facebook de comptabilité pour discuter avec d’autres professionnels !

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