Les règles de la facturation pour les indépendants

Vous vous lancez à votre compte et avez trouvé vos premiers clients ? Pour toucher vos premiers euros en tant qu’indépendant (quel que soit le statut juridique de votre entreprise, SASU, EI, EURL ou encore micro-entreprise) vous allez devoir éditer des factures ! Nous vous aidons dans cet article à connaître les règles importantes de la facturation pour les indépendants.

Cet article a été rédigé par notre partenaire Shine.

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A quoi sert une facture ?

La facture est le justificatif de l’échange commercial entre vous et votre client et de la rentrée d’argent qu’il implique. C’est un document comptable obligatoire que vous devez conserver pendant 10 ans (sous format numérique ou papier) en cas de contrôle fiscal notamment.

En l’absence de contrat, la facture peut également faire office de document précisant les modalités de la prestation réalisée.

C’est donc un document obligatoire que vous devez créer pour chaque mission professionnelle que vous facturez, qu’il s’agisse de vente ou de prestation de services.

Que faut-il faire figurer dans une facture ?

La facture est un document officiel qui doit répondre à une forme stricte. Voici la liste des mentions obligatoires à y faire figurer :

• Le numéro de facture : toutes les factures que vous créez pour vos différents clients doivent être numérotées. Cette numérotation doit être chronologique, séquentielle (c’est-à-dire qu’après la Facture n°2 vient forcément la facture n°3 et non la facture n°4 en passant le n°3) et unique (deux factures ne peuvent pas avoir le même numéro). Pour vous y retrouver plus facilement vous pouvez commencer la numérotation de vos factures avec un préfixe d’année (ex : Facture 2020-004)
• La mention “facture” : cela peut sembler évident mais ne l’oubliez pas pour votre première facture !
• Vos informations : Votre nom, nom commercial, l’adresse de domiciliation de votre entreprise, numéro de SIRET
• Les mêmes informations pour votre client
• Le détail de la ou des prestation(s) et leur montant
• Les mentions spécifiques à la TVA : avec le pourcentage correspondant à votre régime. Si vous êtes auto-entrepreneur vous n’êtes peut-être pas redevable de la TVA, dans ce cas vous devez indiquer : “TVA non-applicable, article 293B du CGI”. Vous devez indiquer d’abord le montant hors taxes (HT) puis le montant toutes taxes comprises (TTC). Les deux montants sont donc les mêmes si vous n’êtes pas redevable de la TVA.
• Les conditions de paiement attendues : annoncez le délai de paiement souhaité et les pénalités encourues en cas de retard de paiement de votre client. La loi fixe cette pénalités à un minimum de 2,61% du montant facturé et un montant forfaitaire de 40€ dus dès le premier jour de retard de paiement. Vous pouvez indiquer dans votre facture la mention suivante : “En cas de retard de paiement, indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40€, en plus des pénalités”.

En fonction de votre activité et du statut juridique de votre entreprise, d’autres mentions peuvent figurer sur votre facture. Par exemple :

• Votre assurance : si votre activité dispose d’une assurance professionnelle vous êtes tenu de le mentionner sur votre facture pour le faire savoir à votre client.
• Les conditions d’escompte et/ou d’éventuelles réductions : pour certaines prestations, il est courant de proposer un tarif réduit si le client paye de façon anticipée. Vous devrez alors faire figurer cette réduction sur la facture.
• Si vous faites une facture d’acompte : certains indépendants aiment demander un acompte (c’est-à-dire le paiement d’une première partie du montant total de la prestation) au début de la mission. C’est particulièrement utile pour vous assurer de la fiabilité de votre client ou si votre mission nécessite l’avancement de frais de votre part. Les factures d’acomptes suivent le même modèle que les factures classiques. Cependant, il faudra mentionner sur la facture finale le montant de l’acompte en inscrivant “Acompte – facture n°x”. Mentionnez la déduction de ce montant pour arriver au montant total de la facture finale du projet.

Quels outils pour créer ses factures ?

Depuis le 1er janvier 2020, les entreprises sont tenues d’accepter les factures électroniques. Cependant si vous préférez fournir à votre client une facture papier, souvenez-vous d’imprimer 2 factures, une pour votre clients, l’autre à conserver (10 ans !) pour votre comptabilité.

Pour rédiger vos factures, plusieurs options se présentent :

Les logiciels de facturation

Il existe une multitude de solutions, en ligne ou non qui vous proposent de remplir simplement les informations et vos factures sont automatiquement mises en forme et stockées. Veillez à choisir un logiciel pratique pour la gestion de votre comptabilité. En effet, pouvoir créer un lien entre votre logiciel de facturation, votre compte bancaire, votre comptable si vous en avez un, ou encore votre CRM est un vrai plus pour votre gestion et un gain de temps non négligeable !

Shine, le compte pro des indépendants, propose directement dans son application bancaire un logiciel d’édition de factures. Ainsi vous ne multipliez pas les applications et vous êtes même notifié quand vos clients consultent ou règlent vos factures.

Indy propose également l’édition de facture gratuitement sur son logiciel de comptabilité.

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Sur un traitement de texte ou Excel, par vous-mêmes

Il existe beaucoup de modèles de factures en ligne, adaptés à chaque statut juridique, vous pouvez donc en vous servant de ces templates éditer vous-même vos factures. Vous devrez cependant faire preuve d’une grande vigilance pour ne pas faire d’erreur et ne pas égarer des factures dans les limbes de vos dossiers numériques. Encore une fois, gardez à l’esprit que ces factures doivent être en lieu sûr pour 10 ans !

Que vous utilisiez un logiciel ou le fassiez vous-même, notez bien que vos factures, une fois enregistrées, ne peuvent pas être modifiées. Si vous faites une erreur, vous devrez créer un avoir (une facture négative) du montant de cette facture et en créer une nouvelle. Vous ne pouvez en aucun cas supprimer une facture, même si elle n’a plus de valeur.

Nous ne pouvons pas évoquer les règles de facturation pour les indépendants sans aborder les impayés. En effet règlements en retard ou refusés sont monnaie courante, il faut donc faire le maximum pour les éviter. Commencez par relancer votre client à l’amiable, dès le jour de dépassement du délai indiqué sur votre facture. N’hésitez pas à le faire par téléphone, ce sera toujours plus efficace qu’un mail. Si cela ne suffit pas, il faut passer à l’étape supérieure en envoyant une mise en demeure par courrier. L’ultime étape est le recours juridique.

Pour éviter d’en arriver là, Shine propose à ses clients différentes fonctionnalités très utiles : vous recevez une notification dès qu’un client a dépassé le délai de paiement. Vous pouvez même choisir de mettre en place des relances automatiques par mail. Shine va encore plus loin en proposant désormais une assurance facture qui comprend une procédure de recouvrement à l’amiable et une indemnisation de 90% de la facture si le client est insolvable. Et ce pour seulement 2% du montant HT de votre facture.