Conserver ses justificatifs constitue une des obligations comptables en micro-entreprise. En effet, saviez-vous que l’administration fiscale vous oblige à les garder pendant 10 ans ? Pour ceux qui n’étaient pas au courant et pour tous ceux qui ont besoin d’une piqûre de rappel, voici un article dédié aux justificatifs, ces documents comptables qui peuvent avoir une importance capitale en cas de contrôle.
Comment bien conserver ses justificatifs d’auto-entrepreneur ?
Bien conserver ses justificatifs papiers
Tout d’abord, parmi les justificatifs que vous devez conserver, nous retrouvons notamment le livre des recettes, le registre des achats, mais aussi le cahier de compte. Si vous avez opté pour la solution des justificatifs papier, pas de problème. Mais nous nous devons de vous fournir quelques conseils de mise en garde pour éviter que ces documents ne vieillissent mal en cas de contrôle dans quelques années :
Conserver ses justificatifs sans les abîmer
Le papier, on le sait tous, c’est fragile et ça se froisse facilement. Nous vous déconseillons d’utiliser une boite en carton où conserver tous vos justificatifs qui risquent de mal vieillir avec le temps. En plus, on a vite fait de se débarrasser d’un carton de papiers qui semble superflu lors d’un déménagement ! Utilisez plutôt des classeurs avec pochettes en plastique, c’est un petit investissement mais si ça vous permet d’éviter des sanctions, ça vaut le coup.
Conserver ses justificatifs par ordre chronologique
Que ce soit pour vous ou pour l’administration fiscale, conserver ses justificatifs par ordre chronologique permettra d’y voir plus clair lors d’un litige ou d’un éventuel contrôle. Des documents bien ordonnés vous permettront de faciliter le travail de l’administration et ainsi gagner leur confiance en leur montrant que vous êtes de bonne volonté. Et si vos documents papier venaient à s’effacer, la valeur probante des documents numérisés vient à votre secours.
Bien conserver ses justificatifs grâce à un logiciel de comptabilité en ligne
La valeur probante, c’est la valeur juridique d’un document numérisé considérée identique à celle du document original, grâce à une empreinte numérique qui empêche la modification de ce dernier après numérisation. En résumé, plus besoin de garder vos justificatifs papier étant donné que le document numérisé avec valeur probante a la même valeur juridique.
Ceci étant dit, avec Indy la valeur probante est garantie. Notre solution de comptabilité en ligne identifie tous vos documents grâce à une empreinte numérique qui nous permet de donner valeur probante à tous ceux que vous déposez sur notre plateforme. Leur valeur juridique est donc identique à celle de vos documents papier.
Conserver ses justificatifs numériques sur différents supports
Bien sûr, vous pouvez conserver vos justificatifs papier au cas où. Nous vous conseillons d’ailleurs de garder plusieurs copies de vos ces derniers sur des supports séparés : disque dur externe, cloud, et sur votre ordinateur en cas de panne technique.
Chez Indy, comme pour tout logiciel en ligne, les données sont stockés sur différents serveurs pour garantir leur sécurité.
Combien de temps conserver ses justificatifs d’auto-entrepreneur ?
Conserver ses justificatifs au moins 10 ans
Si nous vous rappelons que l’administration fiscale vous oblige à conserver vos justificatifs pendant 10 ans, elle ne remontera pas systématiquement aussi loin. En effet, elle peut contrôler jusqu’à 3 exercices fiscaux, et ne remontera 10 ans en arrière qu’en cas de suspicion de fraude.
Si la conservation de certains documents peut sembler compliquée (l’encre des tickets de caisse s’effaçant avec le temps par exemple) faites bon usage de la valeur probante : numériser vos documents vous permettra d’augmenter leur temps de conservation, et avec la bonne solution de comptabilité en ligne, vous permettra d’obtenir une valeur juridique à ces documents identique à celle de vos justificatifs papier. Convenons-en, les numériser peut-être un peu fastidieux, mais vous allez le voir ci-dessous, cela peut vraiment valoir le coup en cas de contrôle !
Les sanctions en cas de non conservation des justificatifs
Conserver ses justificatifs est obligatoire, et les sanctions en cas de non-conformité peuvent vite amener à une addition assez salée. D’après le code général des impôts, une amende de 1 500 € est prévue pour non présentation d’un document comptable, et elle peut être portée à 25 000 € si aucun justificatif ne permet de le recréer.
Conserver ses justificatifs peut paraître un sacerdoce, mais il vous évitera des amendes onéreuses si cette tâche est bien faite. Si vous êtes adepte des justificatifs papier, pensez à la valeur probante pour numériser vos documents et ainsi parer à toute perte ou détérioration de vos factures, devis et autres au fil du temps. Indy vous offre cette opportunité, sautez sur l’occasion pour tester notre solution !
