Vous êtes auto-entrepreneur ? Vous n’êtes pas sans savoir que vous jouissez d’obligations comptables allégées par rapport à d’autres statuts juridiques. Malgré cela, vous êtes tout de même tenue de respecter certaines réglementations, parmi elles, la conservation de vos justificatifs pendant 10 ans ou encore la tenue d’un livre de recette. Aujourd’hui nous allons nous intéresser à ce dernier. Quand est-il obligatoire ? Doit-on obligatoirement le tenir sur un cahier de compte ? Nous vous expliquons tout !
Qu’est-ce qu’un cahier de compte ?
Définition
Un cahier de compte est un registre au format papier, dans lequel l’entrepreneur enregistre tous ses encaissements sur l’année civile dans l’ordre chronologique.
⚠️ Cahier de compte et Livre des recettes sont parfois confondus, bien qu’il ne s’agisse pas de la même chose ! Le cahier de compte, est l’un des supports sur lequel le livre des recettes peut être tenu. Nous parlerons du livre des recettes plus en détail dans une prochaine partie !
Où l’acquérir ?
Vous pouvez vous procurer un cahier de compte dans le commerce, notamment auprès des enseignes de type Cultura ou Bureau Vallée, ou encore sur Amazon.
Comment le remplir ?
Un cahier de comptes répertorie l’ensemble de vos encaissements sur une année civile. Vous devez les reporter dans l’ordre chronologique. Et compléter les champs suivant :
- La date d’encaissement ;
- Le numéro de la facture ;
- L’identité de votre client ;
- La nature de la prestation ou la référence du produit
- Le montant encaissé ;
- Le mode de règlement.
Nous vous invitons vivement à le remplir au jour le jour ou le plus régulièrement possible, pour ne rien omettre !
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Qu’est-ce qu’un livre de recette ?
Définition
Le livre des recettes est, tout comme le cahier des comptes, un registre comptable permettant de répertorier, de façon chronologique, l’ensemble des recettes encaissées par l’auto-entrepreneur sur une année civile. Ce dernier peut être tenu sur différents supports, et notamment le cahier de compte.
Le livre des recettes à plusieurs objectifs. Il permet dans un premier temps de limiter les fraudes. En effet, ce document sert à justifier l’ensemble des encaissements reçu en cas de contrôle de la part de l’Urssaf. Le cahier des comptes à également un rôle comptable. Effectivement, il vous donne un aperçu de la situation comptable de votre auto-entreprise et vous permet de calculer le seuil de rentabilité ainsi que le résultat de votre entreprise. Vous pourrez également vous baser sur ce document comptable afin de procéder déclaration de chiffre d’affaires auprès de l’Urssaf, tous les mois ou trois mois selon votre choix.
Notez, qu’en cas de contrôle de l’Urssaf, si le cahier des recettes n’est pas tenu ou incomplet, l’auto-entrepreneur peut être passible de sanctions.
Le livre des recettes est-il toujours obligatoire ?
La tenue d’un livre des recettes, fait partie des obligations communes à tous les auto-entrepreneurs, et ce, peu importe votre activité. Ainsi, ce dernier est obligatoire que vous soyez :
- Micro-entrepreneurs soumis au micro-BIC ou au microbe ;
- Ou un auto-entrepreneurs qui relève du régime de la micro-entreprise ou du micro-social.
Le livre devra respecter un certain formalisme, nous y reviendrons plus tard.
💡 Petit rappel : La micro-entreprise est soumise à des seuils de chiffre d’affaires. Ainsi, pour bénéficier de ce statut juridique, le chiffre d’affaires de l’auto-entreprise sur l’exercice comptable ne doit pas excéder :
- 188 700 euros pour les activités de commerce et de fourniture de logement ;
- 77 700 euros pour les prestations de services.
En cas de dépassement, vous passez automatiquement en entreprise individuelle. Vous pourrez sinon faire le choix de créer une société.
Dois-je obligatoirement tenir mon livre des recettes sur un cahier de compte ?
Vous vous demandez sûrement s’il n’existe une alternative au cahier des comptes ! La réponse est oui !
Quel support puis-je utiliser ?
Sachez que la tenue du livre de recettes de l’auto-entrepreneur est relativement libre. En effet, vous pouvez aussi bien le tenir au format papier ou de façon dématérialisée. Attention néanmoins, vous êtes tout de même tenu de respecter un certain formalisme : les encaissements inscrits dans le registre ne doivent pas être modifiables a posteriori afin d’éviter tout risque de fraude !
Cette règle impose l’utilisation d’un support spécifique au choix.
1️⃣ En tant qu’auto-entrepreneur, vous avez le droit de tenir votre livre de recettes à l’écrit. Comme indiqué plus haut, vous êtes libre d’utiliser un cahier de compte. Sinon, vous pouvez télécharger un modèle officiel gratuit sur internet et le remplir à la main, soit sur papier, soit sur un tableau Excel. Pour télécharger le modèle proposé par l’Urssaf, c’est 👉 par ici 👈 !
👉 Bien qu’autorisée, et attrayante surtout si vous avez peu le volume de transaction reste faible, nous déconseillons d’opter pour ces deux solutions. Cette dernière vous prendra énormément de temps, et est facilement modifiable. Ainsi, elle ne garantit pas forcément l’intégrité de vos données comptables en cas de contrôle de la part de l’Urssaf.
2️⃣ Une seconde option s’offre à vous : le logiciel de comptabilité en ligne. Il s’agit d’après nous, de la solution la plus pratique mais également la plus sûre, puisque ce dernier garanti l’authenticité des écritures comptables contrairement au simple document Excel. Le logiciel de comptabilité vous permettra de télécharger votre livre sous format PDF ou Excel.
Les informations obligatoires
Que vous optiez pour le cahier de compte ou le logiciel de comptabilité en ligne, votre livre de recettes se présentera très probablement sous la forme d’un tableau à 6 colonnes, dans lequel seront mentionnés les éléments suivants :
- La date d’encaissement ;
- Le numéro de la facture ;
- L’identité de votre client ;
- La nature de la prestation ou la référence du produit
- Le montant encaissé ;
- Le mode de règlement.
Voici un exemple de livre des recettes 👇
💡 Bon à savoir : Vous pourrez éventuellement bénéficier d’un allégement à des conditions très précises.
👉 Votre vente de bien ou prestation ne dépasse pas 76€ sur la journée ? Alors, vous pouvez enregistrer, sur une seule ligne, les sommes encaissées ;
👉 En cas de remises de chèques simultanées, vous pouvez inscrire le montant total du bordereau sur une ligne. Ce dernier sera votre justificatif.
À la fin de chaque trimestre ainsi qu’à la fin de chaque année civile, vous devez obligatoirement calculer le montant total des opérations effectuées. Enfin, L’auto-entrepreneur doit conserver ce livre des recettes pendant 10 ans à compter de la date de la dernière opération figurant sur votre livre. Cette dernière date du 31 décembre 2024 ? Alors vous devrez impérativement conserver votre livre de recettes jusqu’au 31 décembre 2034 !
Nos conseils pour remplir votre cahier de compte
Vous souhaitez tenir votre livre des comptes en toute autonomie ? Que vous optiez pour le cahier de compte ou les modèles en ligne, vous devrez impérativement faire preuve d’une grande rigueur et d’une certaine organisation pour éviter tout risque d’erreur.
📖 Remplissez votre livre de recettes le plus régulièrement possible
Dans un premier temps, nous vous conseillons vivement de remplir votre livre de compte le plus régulièrement possible, et idéalement jour après jour. En procédant ainsi, vous avez l’assurance de respecter la chronologie de vos encaissements et de n’en oublier aucun !
📅 Inscrivez le jour de l’encaissement
Sachez que vous devez inscrire la date de la recette au jour de l’encaissement, et non pas à la date de facturation.
✏️ Ne modifiez pas votre livre !
Il est formellement interdit de modifier les informations une fois enregistrées. Vous tenez votre livre de compte au format papier ? Sachez que vous ne devez en aucun cas le raturer ! Aussi, quel que soit le support utilisé, aucune ligne ne devra être sautée, et aucun blanc ne sera accepté.
🤓 En résumé :
👉 L’auto-entrepreneur est dans l’obligation de tenir un livre des recettes ;
👉 Il s’agit d’un document comptable qui répertorie dans l’ordre chronologique, l’ensemble des encaissements de l’entreprise ;
👉 Ce dernier peut être tenu au format papier grâce à des modèles proposés en ligne ou via des cahiers de comptes en vente dans le commerce. Il est cependant recommandé de le tenir de façon dématérialisée. Un logiciel de comptabilité pourra éventuellement garantir l’intégrité de vos données comptables en cas de contrôle de l’Urssaf.
👉 Le livre de recettes se présente sous la forme d’un tableau à 6 colonnes, dans lequel seront mentionnés :
- La date d’encaissement ;
- Le numéro de la facture ;
- L’identité de votre client ;
- La nature de la prestation ou la référence du produit
- Le montant encaissé ;
- Le mode de règlement.
Vous avez la moindre interrogation au sujet de la tenue du livre de recette ou encore du cahier de compte ? Laissez-nous un message en commentaire, nous nous ferons un réel plaisir de vous éclairer ! 💡
FAQ : questions fréquentes
Quelles sont les obligations comptables de l’auto-entrepreneur ?
Bien que bénéficiant d’une comptabilité allégée, l’auto-entrepreneur a tout de même des obligations comptables. Les voici :
- Tenir un livre des recettes détaillant l’ensemble de vos encaissements ;
- Vous avez une activité dans la vente de marchandises, de fournitures et de denrées à consommer sur place ou à emporter ? Vous devrez également tenir un registre des achats ;
- Vous devez déclarer votre chiffre d’affaires auprès de l’Urssaf mensuellement ou trimestriellement ;
- Facturer vos clients professionnels et les particuliers sous certaines conditions ;
- Conserver vos justificatifs pendant 10 ans ;
- Ouvrir un compte bancaire dédié à son activité professionnelle si votre CA annuel est supérieur à 10 000 € pendant 2 années consécutives.
Sous quel format dois-je tenir mon livre de recettes ?
Privilégiez plutôt le format dématérialisé ! Ce dernier garantit l’intégrité de vos données comptables et vous fera gagner un temps conséquent par rapport au format papier.
