Tout savoir sur le registre des achats en micro-entreprise

Bien que la comptabilité d’un auto-entrepreneur (aussi appelé micro-entrepreneur) soit simplifiée, il doit toutefois respecter certaines réglementations. Parmi celles-ci figurent le registre des achats et le livre des recettes. Dans cet article, nous allons nous concentrer sur le registre des achats. À quoi sert-il ? Est-il obligatoire ? Comment le remplir ? Nous répondons à toutes ces interrogations ici 👇

Résumé

• Les auto-entrepreneurs qui exercent une activité de vente de marchandises ou de fourniture de logement doivent tenir un registre des achats ;
• N’oubliez pas les mentions obligatoires : date de règlement, référence du justificatif, fournisseur, nature de l’achat, montant TTC, et moyen de paiement ;
• Le registre des achats peut être tenu au format papier ou au format numérique ;
• Le registre des achats des auto-entrepreneurs doit être conservé pendant 10 ans.

 💡 Le saviez-vous ?
En micro-entreprise, les obligations comptables sont simplifiées ! Alors, optez pour Indy, la solution tout-en-un qui vous accompagne dans votre comptabilité, et suivez toutes vos dépenses et vos recettes en un clic ! 🤩
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Le registre des achats

Définition

Le registre des achats constitue un registre comptable permettant à un auto-entrepreneur de répertorier, de manière chronologique, l’intégralité des achats effectués dans le cadre de son activité au cours d’une année civile, en y incluant leurs détails. La tenue de ce document comptable présente 2 objectifs principaux :

1️⃣ Maintenir une comptabilité nette et précise

En enregistrant vos dépenses, vous veillez à comptabiliser clairement vos décaissements et assurer ainsi la rentabilité de votre micro-entreprise (aussi connue sous le nom d’auto-entreprise).

2️⃣ Conserver les justificatifs de vos achats professionnels

En cas de vérification de votre registre des achats par l’administration fiscale, vous êtes en mesure de justifier vos dépenses.

⚠️ Attention !
En cas de faux (tel que le renseignement d’informations erronées sur un registre) ou d’usage de faux (tel que l’utilisation de registres falsifiés), vous vous exposez à des sanctions pénales importantes pouvant aller jusqu’à 3 ans d’emprisonnement et 45 000€ d’amende !

Est-il obligatoire ?

Tout dépend de la nature de votre activité professionnelle !

À la différence du livre des recettes, tous les auto-entrepreneurs ne sont pas obligatoirement tenus d’établir un registre des achats. Les activités qui sont concernées sont les suivantes :

• Les activités liées à la vente de marchandises, d’objets, de fournitures, de denrées à emporter ou à consommer sur place ;
• Les activités de fourniture de logement.

De cette manière, un auto-entrepreneur qui exerce une activité de prestation de services n’est pas assujetti à la tenue d’un registre des achats.

💡 Le saviez-vous ? 
Si vous exercez plusieurs activités en tant qu’auto-entrepreneur, il ne sera pas nécessaire de tenir un registre des achats pour chaque activité.

Comment remplir le registre des achats ?

Les informations obligatoires

En micro-entreprise, le registre des achats doit se conformer à 3 règles importantes :

• Être établi de manière chronologique ;
• Comporter l’ensemble des informations obligatoires ;
• Ne pas faire l’objet de modifications une fois les informations enregistrées.

De plus, le registre des achats est structuré sous la forme d’un tableau à 6 colonnes, comportant les éléments suivants :

• La date du règlement ;
• La référence de la pièce justificative de paiement ;
• Le nom ou la dénomination du fournisseur ;
• La nature de l’achat ;
• Le montant de la dépense en TTC (toutes taxes comprises) ;
• Le moyen de paiement (pensez bien à distinguer le règlement par chèques des autres modalités de paiement).

🤓 Pour illustrer ces propos, voici un exemple de ce à quoi ressemble un registre des achats :

💡 Important à savoir ! 
En tant qu’auto-entrepreneur, vous devez conserver vos documents comptables, dont le registre des achats ainsi que l’ensemble des pièces justificatives de paiement, pendant une période de 10 ans à partir de la clôture de l’exercice comptable concerné. Par conséquent, vous avez l’obligation de conserver jusqu’en 2034 le registre des achats réalisé pour l’année 2024.

En effet, bien que l’administration fiscale ait généralement une période de rappel limitée à 3 exercices en arrière, celle-ci peut s’étendre jusqu’à 10 ans en cas de suspicion de fraude. Cette règle vaut également pour vos factures, votre livre des recettes ainsi que vos pièces comptables justificatives.

Le format du registre des achats d’un auto-entrepreneur

Les auto-entrepreneurs sont libres de choisir le format sous lequel ils souhaitent tenir leur registre des achats. Depuis le 31 octobre 2019, il est même envisageable d’opter pour une version dématérialisée.

Le format papier

L’utilisation de papier libre, que ce soit une feuille ou un cahier, constitue l’une des alternatives pour consigner l’ensemble de vos achats, à condition bien sûr que toutes les informations requises y soient intégrées. Pour simplifier cette démarche, nous vous conseillons d’imprimer le modèle officiel du registre des achats disponible sur le site officiel du gouvernement. Pour consulter le modèle, rendez-vous sur cette page.

Le logiciel de comptabilité en ligne

Et sinon, pourquoi ne pas envisager l’utilisation d’un logiciel de comptabilité en ligne ? Cette option se présente comme la solution la plus efficace, simple et sécurisée ! 😉

Avec l’application de comptabilité tout-en-un Indy, vous disposez d’un outil de gestion complet, spécialement élaboré pour répondre aux besoins des travailleurs indépendants. Grâce à Indy, vous pouvez consulter l’ensemble de vos transactions classées par catégories, facilitant ainsi la tenue de votre registre des achats tout en étant pleinement conforme à la réglementation. En effet, la synchronisation de votre compte bancaire permet d’enregistrer et de catégoriser de façon automatique tous vos paiements sur l’application.

De plus, en cas de règlement par chèque ou en espèces, vous pouvez ajouter ces transactions, les catégoriser et même joindre les pièces justificatives nécessaires. Toutes les informations relatives à vos paiements sont centralisées en un seul endroit, vous offrant ainsi une vision globale pour maintenir votre rentabilité et gérer votre activité à tout moment. Indy propose la possibilité d’archiver tous vos documents comptables, d’effectuer vos déclarations et de suivre l’évolution de votre chiffre d’affaires, le tout en quelques clics seulement ! 💫

💡 Important à savoir ! 
Il n’est pas possible de réaliser le registre des achats avec l’outil Excel. En effet, comme nous l’avons vu plus haut, il est interdit de modifier le contenu de ce dernier une fois les informations enregistrées. L’outil Excel n’est donc pas reconnu par l’administration fiscale puisque son contenu peut être modifié après édition.

Les bonnes pratiques à adopter ✅

En complément des principales règles énoncées précédemment et pour simplifier la tenue du registre des achats, nous vous conseillons vivement d’intégrer et d’appliquer ces quelques bonnes pratiques :

• Lorsque vous remplissez le registre des achats, veillez à respecter scrupuleusement la chronologie des décaissements ;
• Il est recommandé de privilégier la mise à jour quotidienne du registre des achats, au fur et à mesure des dépenses, plutôt que de le compléter en fin de mois. Cela permet ainsi d’éviter tout oubli et donc de ne pas subir de représailles par l’administration fiscale ;
• Il est formellement interdit de modifier les informations une fois enregistrées (pas de ratures, de suppressions de lignes, de sauts de lignes ou de zones laissées en « blanc »).

Les autres obligations comptables des auto-entrepreneurs

Le livre des recettes

Le livre des recettes est un registre comptable qui permet à un auto-entrepreneur de consigner, de manière chronologique, l’ensemble des recettes encaissées au cours d’une année civile. Ce document est obligatoire pour tous les auto-entrepreneurs, quelle que soit la nature de l’activité exercée. En effet, que vous exerciez une activité dans le domaine artisanal, commercial ou en activité libérale, il est obligatoire de tenir à jour ce document, et ce, à chaque encaissement. Cette obligation est applicable indépendamment du montant de votre chiffre d’affaires et sans aucune exception.

Le livre des recettes présente plusieurs objectifs, à savoir :

1️⃣ Prévenir les fraudes et les dissimulations d’encaissements

Le livre des recettes permet de justifier chaque paiement reçu lors d’un contrôle fiscal effectué par l’URSSAF. Il permet également de simplifier la comparaison entre les entrées d’argent (les ventes et les prestations) et les déclarations fiscales réalisées.

2️⃣ Assurer une gestion transparente de la comptabilité

La mise à jour régulière de votre livre des recettes vous offre une vue d’ensemble sur la situation comptable de votre micro-entreprise. De plus, ce document est d’une grande aide pour réaliser mensuellement (chaque mois) ou trimestriellement (chaque trimestre) la déclaration de chiffre d’affaires auprès de l’URSSAF.

3️⃣ Vérifier le respect des seuils de chiffre d’affaires

En tant qu’auto-entrepreneur et suivant la nature de votre activité, vous devez respecter ce que l’on appelle des plafonds de chiffre d’affaires. Autrement dit, chaque année, vous devez vous conformer à un certain montant de chiffre d’affaires afin de conserver votre statut d’auto-entrepreneur. Ces seuils sont déterminés comme suit :

• 188 700€ pour les activités de commerce et les prestations d’hébergement ;
• 77 700€ pour les prestations de services rattachées à la catégorie BIC (bénéfices industriels et commerciaux) ou BNC (bénéfices non commerciaux).

De même, pour les professions libérales relevant de la CIPAV (Caisse interprofessionnelle de prévoyance et d’assurance vieillesse), le plafond de chiffre d’affaires à respecter s’élève également à 77 700€.

🚨 En cas de dépassement du chiffre d’affaires sur 2 années consécutives, occuper le statut d’auto-entrepreneur ne sera plus possible, vous serez alors automatiquement basculé vers le statut d’entreprise individuelle.

La facturation

En tant qu’auto-entrepreneur, l’émission de factures est une obligation légale. En effet, à chaque vente de produits délivrés ou prestation de services effectués, vous êtes dans l’obligation de fournir à vos clients des factures conformes. Nous insistons bien sur la notion de conformité car la législation française exige la présence de certaines mentions obligatoires sur les factures. Ainsi, avant d’émettre vos factures, assurez-vous de les avoir intégrées.

De plus, une facture doit également inclure la date d’émission, le nom du client, le numéro de facture et le montant à payer.

L’ouverture d’un compte bancaire

Si votre chiffre d’affaires dépasse le montant de 10 000€ sur 2 années de suite, vous êtes alors dans l’obligation d’ouvrir un compte bancaire dédié à votre activité professionnelle. Cependant, ce compte ne doit pas nécessairement être un compte professionnel, il peut s’agir simplement d’un compte courant.

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La déclaration de chiffre d’affaires

Chaque mois ou chaque trimestre, un auto-entrepreneur doit effectuer la déclaration de son chiffre d’affaires. En cas d’oubli, une pénalité de 58€ est appliquée pour chaque déclaration manquante. Vous pouvez régulariser votre situation en fin d’année. Cependant, si vous n’effectuez pas cette régularisation, vous serez alors sujet à une imposition sur une base majorée, pouvant mener à la perte du statut de micro-entreprise.

Une question sur le registre des achats ou un avis à nous faire parvenir ? Laissez-nous un commentaire dans l’espace prévu à cet effet, l’équipe Indy se fera une joie d’y répondre ! 🤗