Kbis : quelle utilité pour votre entreprise ?

L’extrait Kbis fait partie des documents essentiels pour créer son entreprise. Le Kbis atteste de l’existence légale de votre entreprise, et il est nécessaire pour de nombreuses démarches. Ce document officiel ne reste valable que 3 mois : vous pouvez donc être amené à en demander tout au long de la vie de votre entreprise. Alors, pourquoi est-il si important ? Dans quels cas vous sera-t-il demandé ? Comment obtenir un extrait Kbis, et pour quel prix ? Toutes les réponses dans cet article.

Le Kbis : à quoi correspond ce document officiel ?

L’extrait Kbis, ou Kbis, est un document officiel délivré à toutes les sociétés commerciales et entreprises individuelles en France :

  • EURL et SARL ;
  • SASU et SAS ;
  • micro-entreprises…

Pour les micro-entrepreneurs en profession libérale, on parle parfois d’extrait K. Toutefois, le fonctionnement de ce document reste le même.
Ce document sert de carte d’identité à l’entreprise : il atteste de son existence légale. Il présente toutes les informations importantes vis-à-vis de l’entreprise :

  • sa raison sociale ;
  • son numéro d’identification au Registre du commerce et des sociétés (RCS) ;
  • son numéro SIREN et son code APE (ou code NAF) ;
  • pour les sociétés, le montant du capital social ;
  • les informations du dirigeant principal, des administrateurs et des commissaires aux comptes si l’entreprise en compte : nom, prénom, date de naissance, adresse… ;
  • le statut juridique de l’entreprise ;
  • l’adresse du siège social et du principal établissement ;
  • la durée de la société et sa date de constitution ;
  • le détail de l’activité…

L’extrait Kbis peut être délivré par le greffe du tribunal de commerce dès que l’entreprise est immatriculée à l’INPI.

Existence légale et démarches administratives : l’usage du Kbis

L’extrait Kbis est nécessaire pour l’accomplissement de nombreuses formalités administratives, comme :

  • l’ouverture d’un compte bancaire professionnel ;
  • la rédaction et la signature d’un contrat ;
  • la participation à un appel d’offres…

Étant donné qu’il atteste de l’existence légale de l’entreprise, il peut permettre de vérifier la fiabilité de la structure, notamment avant d’entériner l’achat d’une prestation ou de produits, par exemple. Les tiers peuvent donc demander un extrait Kbis pour vérifier l’existence de la société.

Depuis janvier 2023, les entreprises immatriculées au Registre du Commerce et des Sociétés ou au Registre des métiers peuvent utiliser simplement leur numéro SIREN pour certaines formalités administratives.

Comment obtenir un extrait Kbis en création d’entreprise ?

Obtenir un extrait Kbis requiert avant tout d’immatriculer son entreprise auprès de l’INPI. Il est également possible d’obtenir l’extrait Kbis d’une entreprise dont on n’est pas le gérant, notamment pour vérifier son existence légale.

Immatriculer son entreprise pour pouvoir demander un extrait Kbis

Pour créer officiellement votre entreprise, vous devez l’immatriculer. Cette démarche se fait auprès du guichet unique de l’INPI. Ce service en ligne se charge de récupérer le formulaire d’immatriculation et les pièces justificatives, pour les transmettre ensuite aux services compétents. Dans les semaines qui suivent, vous recevrez les différents numéros d’immatriculation de votre entreprise :

  • numéro SIREN ;
  • numéro SIRET ;
  • code APE

Le guichet unique est également l’interlocuteur privilégié pour modifier les informations de votre entreprise, comme l’adresse du siège social.

Demander son Kbis au greffe du tribunal de commerce

Une fois que votre société est créée, vous pouvez contacter le tribunal de commerce compétent pour votre entreprise, et faire une demande d’extrait Kbis. Cette demande peut se faire auprès du guichet du greffe, ou en ligne :

  • sur le site Infogreffe ;
  • ou sur le site MonIdenum.

Quelle durée de validité ?

La durée de validité d’un extrait Kbis est de 3 mois. Cette limite permet de s’assurer que les informations sont toujours valides, même en cas de changement de siège social, par exemple. La plupart du temps, les démarches pour lesquelles vous fournirez un extrait Kbis de plus de 3 mois ne pourront pas aboutir, même si ses informations s’avèrent exactes. Cette limite de validité peut donc faire échouer une réponse à un appel d’offres, par exemple.

Il est donc nécessaire de faire de nouvelles demandes régulièrement. Vous pouvez également demander à recevoir automatiquement un exemplaire chez vous à échéance régulière.

Combien ça coûte ?

Les frais d’obtention d’un extrait Kbis varient selon le mode de délivrance choisi et le greffe concerné. Il est possible de recevoir ce document :

  • par voie numérique ;
  • par voie postale ;
  • ou directement auprès du greffe.

Le prix d’un extrait Kbis varie en général entre 3 et 6 €.

L’extrait Kbis récapitule donc les informations majeures de l’entreprise. Ce document officiel est nécessaire pour un certain nombre de démarches, même en phase de création d’entreprise, comme l’ouverture d’un compte bancaire professionnel. Il est donc nécessaire d’obtenir des extraits Kbis régulièrement, et ce tout au long de la vie de l’entreprise.

par Clémentine Pougnet

Rédactrice pour Indy, la comptabilité des indépendants tout simplement.