Quels documents sont obligatoires pour créer son entreprise ?

La création d’une entreprise s’accompagne d’un certain nombre de formalités et de contraintes. La réponse à la question “Quelles obligations lors de la création de mon entreprise ?", est donc parfois complexe. Il existe un certain nombre de documents essentiels pour créer une entreprise, qu’il s’agisse d’une création de société ou d’entreprise individuelle. Alors, quelle différence entre Kbis, numéro SIRET et code APE ? Dans quels cas une autorisation ou un permis sont-ils nécessaires pour lancer une activité ? Les réponses dans cet article.

Quels documents sont obligatoires pour créer son entreprise ?

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Immatriculation : les documents essentiels pour créer son entreprise

L’immatriculation de votre entreprise à l’INPI est une étape incontournable pour valider sa création. Les documents à fournir varient selon le statut juridique de votre entreprise. Attention : depuis janvier 2023, l’immatriculation d’une entreprise se fait auprès du guichet unique en ligne de l’INPI.

Les documents essentiels pour créer une entreprise individuelle (notamment les micro-entreprises)

Pour les entreprises individuelles, le nombre de documents à fournir est relativement faible :

  • Une copie recto/verso d’un titre d’identité (carte nationale d’identité, titre de séjour…) ;
  • Une déclaration sur l’honneur de non-condamnation et de filiation (pour les activités commerciales ou artisanales) ;
  • Des justificatifs de l’adresse de l’établissement principal (pour les commerçants et artisans)…

Les documents essentiels pour créer une société

L’immatriculation d’une société auprès de l’INPI requiert les documents suivants :

  • L’exemplaire original des statuts de la société ;
  • Une attestation de publication de l’avis de création de la société dans un journal d’annonces légales ;
  • L’attestation de dépôt du capital social ;
  • Ou encore le formulaire de déclaration d’activité M0, en précisant l’identité des associés ou l’adresse du siège social, par exemple.

Création d’entreprise : les documents essentiels au quotidien de l’entreprise

Une fois qu’elle a enregistré et validé votre demande d’immatriculation de votre entreprise, l’INPI délivre 3 documents essentiels à la vie de votre entreprise :

  • L’extrait Kbis ;
  • Les numéros SIREN et SIRET ;
  • Le code APE.

L’extrait Kbis, la preuve de création de votre société

L’extrait Kbis, ou Kbis, est le document qui atteste officiellement de l’existence juridique de l’entreprise. Il récapitule un certain nombre d’informations de base :

  • Son numéro d’identification au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) ;
  • Le montant de son capital social (dans le cas des sociétés) ;
  • Son code NAF/APE ;
  • L’adresse du siège social ;
  • Son statut juridique…

Le Kbis constitue donc la carte d’identité des sociétés commerciales (EURL/SARL, SASU/SAS) et des entreprises individuelles. Il est souvent demandé pour des formalités administratives, comme :

Pour obtenir le Kbis de votre entreprise, vous devez en faire la demande auprès du greffe du tribunal de commerce compétent. Elle peut être faite auprès du guichet du greffe, ou en ligne :

  • sur le site Infogreffe ;
  • Ou sur le site MonIdenum.

Le prix de l’obtention du Kbis varie en fonction du mode de délivrance choisi :

  • Pour obtenir votre Kbis en ligne immédiatement, il faudra compter entre 3 et 6 € ;
  • Si vous choisissez de recevoir votre Kbis par courrier postal, le prix sera de 3,85 € ;
  • Pour obtenir votre extrait Kbis sur place, au greffe, comptez 2,69 €.

Les numéros SIREN et SIRET

Les numéros SIREN et SIRET sont des numéros d’immatriculation de l’entreprise. Ils permettent de l’identifier, notamment auprès des organismes publics et des administrations.

Le numéro SIREN (Système d’Identification du Répertoire des Entreprises) est constitué de 9 chiffres. Chaque entreprise, association ou organisme en possède un. Cet identifiant unique est délivré par l’Insee (Institut National de la Statistique et des Études Économiques) dès lors que l’entreprise est créée ou inscrite au RCS (Registre du Commerce et des Sociétés).

De son côté, le numéro SIRET (Système d’Identification du Répertoire des Établissements) sert à identifier un établissement d’une entreprise ou d’une organisation inscrite au RCS. Il est constitué de 14 chiffres :

  • les 9 chiffres du numéro SIREN de l’entreprise concernée ;
  • Et les 5 chiffres du numéro NIC (numéro interne de classement) de l’établissement.

Chaque entreprise possède donc un numéro SIREN, mais elle peut avoir plusieurs numéros SIRET si elle possède d’autres établissements en plus de son siège social.

Le SIRET et le SIREN s’utilisent pour :

  • Les facturations : pour recevoir un paiement après une prestation, vous devez fournir une facture, sur laquelle votre SIRET doit apparaître ;
  • Vérifier l’identité d’un partenaire ou d’un client avant de lui fournir des produits et services ;
  • Identifier l’entreprise et l’établissement concerné pour les déclarations fiscales et sociales : TVA, taxe professionnelle, cotisations sociales…

Le code APE

Le code APE (Activité Principale Exercée) est également connu sous le nom de code NAF (Nomenclature d’Activités Françaises). Il s’agit d’un code à 4 chiffres et une lettre, que l’Insee attribue à chaque entreprise. Le code APE permet de classifier l’activité principale de la structure. Il est donc possible de recevoir le même code APE qu’une autre entreprise, qui évolue dans le même secteur d’activité. Les coiffeurs et les coiffeurs-barbiers, par exemple, ont le même code APE : 96.02A.

Ce code est utilisé pour produire des statistiques sectorielles sur :

  • L’emploi ;
  • La création d’entreprises ;
  • Le chiffre d’affaires ;
  • La productivité…

Dans certains cas, il permet également de déterminer le régime fiscal et social de l’entreprise. Le numéro APE apparaît sur certains documents, comme les fiches de paie ou l’extrait Kbis.

Documents essentiels création d'entreprise

Les autorisations, permis, et licences obligatoires pour le bon fonctionnement de la société

Certains secteurs d’activité exigent d’obtenir des documents spécifiques pour créer une entreprise.

Création de votre société : l’autorisation d’exercice pour les professions réglementées

Une activité réglementée est une activité ne peut être exercée que si l’entrepreneur dispose d’un diplôme ou d’une qualification spécifique, ou qu’il dépend d’un ordre professionnel. Il s’agit notamment des :

  • Professions de santé (médecins, dentistes, sages-femmes, kinésithérapeutes…) ;
  • Avocats ;
  • Architectes…

Dans la plupart de ces secteurs d’activité, l’ordre professionnel ou l’autorité compétente concernée doit délivrer une autorisation d’exercice pour les professions réglementées. Cette autorisation varie en fonction de l’activité et de la profession visée. Elle peut également inclure des conditions particulières, comme :

  • Une exigence de formation spécifique ;
  • Une expérience professionnelle requise, comme un stage pour devenir infirmier ou infirmière, par exemple ;
  • Le fait d’être inscrit à une instance définie, comme l’ARS (Agence Régionale de Santé) pour les professions médicales ;
  • Le respect d’une certaine déontologie professionnelle…

Les permis et licences obligatoires

En plus des secteurs d’activité réglementés, de nombreuses professions libérales nécessitent un permis ou une licence obligatoire pour exercer. Ces documents sont en général délivrés après avoir suivi une formation ou une qualification professionnelle. Ils peuvent également être liés à des conditions de moralité et de déontologie. Là encore, c’est en principe l’ordre professionnel de la profession concernée, ou une instance administrative compétente, qui les délivre.

L’objectif de ces permis et licences est de garantir la qualité et la fiabilité des services fournis. Il s’agit par exemple :

  • Des licences pour les taxis ;
  • Du numéro ADELI ou RPPS, ou encore de la carte CPS pour les professionnels de santé ;
  • De l’inscription au barreau pour les avocats…

💡 Le saviez-vous ? Certaines professions sont dans l’obligation de souscrire une ou plusieurs assurances professionnelles. C’est notamment le cas de métiers de la construction, qui doivent impérativement souscrire une assurance décennale ainsi qu’une RC Pro.

Pour conclure, les documents essentiels pour créer une entreprise peuvent varier en fonction de votre profession et de votre régime fiscal. Aux documents communs à toutes les créations de société ou d’entreprise individuelle s’ajoutent des spécificités propres à chaque domaine d’activité. Des autorisations et autres permis peuvent donc être indispensables au bon fonctionnement de votre société. Anticipez ces différentes variables pour éviter les mauvaises surprises en lançant votre activité.

Vous avez la moindre interrogation au sujet des documents obligatoires lors de la création d’une entreprise ? Laissez-nous un message en commentaire, nous nous ferons un réel plaisir de vous éclairer ! 💡

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par Clémentine Pougnet

Rédactrice pour Indy, la comptabilité des indépendants tout simplement.