Tout savoir sur le fichier des écritures comptables (FEC)

Le fichier des écritures comptables (FEC) est un document comptable obligatoire des professions libérales, tout comme le Grand Livre et le Livre Journal. Il peut être demandé en cas de contrôle fiscal. Qu’est-ce que le FEC ? Comment obtenir facilement son FEC ? Quelles sont les obligations et les sanctions éventuelles associées au FEC ? Dans cet article, nous passons en revue tous les aspects de ce fameux Fichier des Écritures Comptables !

Tout savoir sur le fichier des écritures comptables (FEC)

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Qu’est-ce que le fichier des écritures comptables (FEC) ?

La petite histoire du FEC

Depuis le 1er janvier 2014, l’ensemble des professionnels libéraux qui tiennent leur comptabilité en ligne, via un système informatisé, doivent pouvoir produire un FEC en cas de contrôle fiscal, le fameux fichier des écritures comptables. L’objectif de l’administration fiscale est d’harmoniser un fichier standard à partir duquel le contrôleur peut facilement effectuer ses traitements automatisés. L’administration peut ainsi multiplier des contrôles rapides et efficaces.

Le FEC a été créé suite à l’introduction de la norme SAF-T (Standard Audit File for Tax) par l’OCDE en 2005. L’Organisation de Coopération et de Développement Économique proposait alors de standardiser les échanges entre les administrations et les entreprises des membres de l’organisation. C’est de ces recommandations qu’est né le FEC : un fichier numérique normé qui contient les informations de l’entreprise nécessaires au calcul des taxes par l’administration.

Cette obligation concerne donc en particulier les professionnels libéraux qui tiennent leur comptabilité en ligne. Pour ces professionnels autonomes, leur logiciel de comptabilité doit impérativement pouvoir produire un fichier normé FEC conforme aux spécifications de l’administration fiscale.

L’obligation de tenir un FEC aux normes

Reformulé en langage courant, cela signifie donc tout d’abord qu’il est interdit d’utiliser un logiciel qui n’est pas prévu spécifiquement pour tenir la comptabilité en France. Il faut donc absolument exclure :

  • Excel
  • Les solutions de comptabilité anglo-saxonne qui ne fournissent pas le FEC.

Comme l’obligation de fichier FEC s’impose uniquement aux comptabilités en ligne, il reste la possibilité du papier. En effet, certains préfèrent passer beaucoup de temps pour conserver une comptabilité dans ce format. Il existe même une astuce courante qui consiste à tenir sa comptabilité sur Excel puis à la recopier sur papier en fin d’année.

Au final, cela ne permet pas d’être parfaitement en règle, notamment en cas de contrôle de fichier FEC en cours d’exercice. Mais surtout, quel temps perdu ! En réalité, tous les logiciels de comptabilité français se sont adaptés et proposent désormais un fichier d’écritures comptables aux normes à des coûts abordables.

Que contient le FEC ?

Ce fichier porte sur l’ensemble des écritures des journaux comptables qui correspondent aux années fiscales visées dans l’avis de vérification. Ce sont des lignes comptables débit/crédit avec quinze à vingt informations associées comme la date de saisie ou la date de validation.

Voici une liste non exhaustive des informations qui apparaissent dans le fichier des écritures comptables. Certaines sont facultatives selon le régime fiscal, d’autres sont obligatoires :

  • Code journal de l’écriture comptable.
  • Libellé journal de l’écriture comptable.
  • Numéro sur une séquence continue de l’écriture comptable.
  • Date de comptabilisation de l’écriture comptable.
  • Numéro de compte.
  • Libellé de compte.
  • Numéro de compte auxiliaire (laisser vide si non applicable).
  • Libellé de compte auxiliaire (laisser vide si non applicable).
  • Référence de la pièce justificative.
  • Date de la pièce justificative.
  • Libellé de l’écriture comptable.
  • Montant au débit.
  • Montant au crédit.
  • Lettrage de l’écriture comptable.(laisser vide si non applicable).
  • Date de lettrage.(laisser vide si non applicable).
  • Date de validation de l’écriture comptable.
  • Montant en devise. (laisser vide si non applicable).
  • Identifiant de la devise. (laisser vide si non applicable).

L’administration autorise deux variantes techniques pour le format du fichier FEC :

  • un format XML respectant un schéma prédéfini,
  • ou un fichier texte avec des caractères spécifiques pour délimiter les colonnes et un format précis pour les dates.

Qui doit fournir un fichier des écritures comptables ?

Toutes les entreprises sont concernées par le FEC à partir du moment où elles utilisent un logiciel de comptabilité en ligne :

  • Celles redevables à l’impôt sur le revenu (BNC, BIC et BA) ;
  • Celles soumises à l’impôt sur les sociétés.

Voici une liste non exhaustive de professions libérales devant fournir un FEC :

    • les médecins
    • les chirurgiens-dentistes
    • les masseurs-kinésithérapeutes
    • les IDEL
    • les pédicures-podologues
    • les orthophonistes
    • les orthoptistes
    • les sages-femmes
    • les avocats
    • les notaires
    • les ostéopathes
    • les experts-comptables

etc…

Dans les faits, les professionnels libéraux souvent dispensées de FEC sont les micro-entrepreneurs et les SCI, qui n’utilisent pas de logiciel de comptabilité en ligne car leurs obligations sont plus simples.

Le rôle du FEC en cas de contrôle fiscale

Un document obligatoire en cas de contrôle fiscal

Le FEC vous est demandé lorsque vous faîtes l’objet d’un contrôle fiscal. Cela concerne environ 45 000 professionnels par an. Dès le début des opérations de contrôle, il faut remettre à l’administration une copie des fichiers des écritures comptables (FEC) des années contrôlées, sous forme dématérialisée, dans les 15 jours suivant la réception de l’avis d’examen.

Le FEC doit obligatoirement être accompagné d’un fichier descriptif dans lequel sont précisées les spécificités techniques et les détails concernant comment ont été renseignées les données contenues dans le FEC. Le vérificateur va ensuite s’assurer que les documents comptables sont en adéquation avec les déclarations fiscales faites au préalable.

Les sanctions

Si vous ne présentez pas votre fichier des écritures comptables, vous devrez payer 5 000 € d’amende pour fraude fiscale. L’amende s’appliquera également si votre FEC n’est pas conforme aux normes. En pratique, l’administration vous fera une proposition de rectification et vous laissera un délai pour résoudre la situation. Lorsqu’une rectification est apportée et dépasse 5 000 €, l’amende passe à une majoration de 10% des droits mis à la charge du professionnel libéral. Ces sanctions sont applicables à chaque année contrôlée.

Par ailleurs, ne pas respecter l’obligation de présentation de sa comptabilité en ligne peut avoir de lourdes conséquences. En cas de refus ou en raison d’une incapacité de remettre la copie du FEC, ceci peut être vu comme un motif « d’opposition fiscale ». Ce motif permet à l’administration fiscale de faire une évaluation d’office des bases d’impositions et d’appliquer une majoration de 100% des droits rappelés. Par conséquent, les amendes peuvent être très lourdes et cumulatives.

Vous devez également conserver vos documents comptables, dont le FEC, pendant minimum 10 ans.

Comment vérifier la conformité de mon FEC ?

Pour vérifier la conformité de votre fichier FEC, vous pouvez utiliser gratuitement l’outil de la DGFIP Test Compta Demat. Il est disponible uniquement sur Windows. Tester la conformité de votre fichier vous permettra d’éviter un retour défavorable de l’administration.

Étape 1 : Télécharger Test Compta Demat

Pour ce faire, téléchargez le logiciel en bas de la page indiquée dans le paragraphe précédent.

Télécharger le logiciel de test FEC

Vous devrez choisir la version qui correspond à votre système d’exploitation :

  • Testeur_1_00_10b_win_x86.exe si votre système est en 32 bits
  • Testeur_1_00_10b_win_x86_64.exe s’il est en 64 bits

Vous trouverez également une notice d’explication qui vous montrera le fonctionnement du logiciel.

Choisir la bonne version du logiciel

Pour connaître le type de système d’exploitation que vous avez, allez dans votre menu démarrer puis Paramètres > À propos de et vous aurez votre réponse dans la rubrique « Type du système ».

Vérifier les paramètres de votre PC

Étape 2 : Installer Test Compta Demat

Une fois le logiciel téléchargé, veillez à l’installer dans un dossier où vous pourrez le retrouver facilement. Pour désinstaller le logiciel, il vous suffira de supprimer le dossier.

Étape 3 : Ouvrir et analyser le FEC

Double cliquez sur l’icône « TestComptaDemat ». La fenêtre suivante s’ouvrira alors :

Ouverture du logiciel de test FEC

  • Dans la zone « Entrer le numéro alpage du dossier », renseigner une chaîne de caractère quelconque. Cette zone est obligatoire, donc pensez bien à la remplir.
  • La zone contenant le nom de l’entreprise est facultative.
  • A gauche, sélectionnez le type de plan comptable de votre document. Si vous êtes professionnel libéral, choisissez « PCGénéral ».
  • A droite vous devrez sélectionner votre type de revenus.
  • Cliquez ensuite sur « sélectionner un fichier à traiter ». Attention, si le fichier ne porte pas le nom attendu, à savoir « SIRENFECAAAAMMJJ » le fichier sera refusé par le logiciel et ne sera pas évalué.
    Un exemple de noms de fichier FEC est 123456789FEC20201231 : Numéro SIREN (123456789) suivi de FEC puis la date de fin d’exercice sous format année mois jour (2020 12 31 pour le 31 décembre 2020). Si votre FEC était composé de plusieurs fichiers, ils devraient être nommés ainsi :

    • 123456789FEC20201231_1
    • 123456789FEC20201231_2
    • 123456789FEC20201231_3 etc.

    Les trois fichiers peuvent être sélectionnés en une fois.

Pour l’analyse des résultats, nous vous renvoyons vers la notice d’explication qui vous détaillera les informations contenues dans les trois pages proposées.

Comment générer facilement son FEC avec Indy ?

Notre logiciel de comptabilité en ligne se charge de vous fournir un FEC conforme aux normes de l’administration française. Vous pouvez télécharger une attestation de conformité sur votre compte Indy. Elle vous permet de justifier que vous tenez une comptabilité en conformité avec les obligations du FEC.

Pour retrouvez votre FEC sur Indy, rendez-vous dans l’onglet “Documents”. Vous pourrez alors visualiser et télécharger votre fichier.

Comment retrouver son FEC sur Indy

Exemple de fichier FEC sur Indy :
Exemple d'un fichier FEC sur Indy

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Cet article a été initialement diffusé sur le groupe Facebook Compta Pour Les Professions Libérales, réseau d'entraide des praticiens libéraux dans leur comptabilité.

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par Valentine Flehoc

Valentine est responsable du contenu chez Indy et la comptabilité n'a plus de secrets pour elle. Grâce à ses articles et ebooks informatifs, elle aide les entrepreneurs à mieux comprendre les aspects essentiels de la comptabilité.