La comptabilité en SASU est le fondement essentiel de son bon fonctionnement. Les SASU (Sociétés par actions simplifiée unipersonnelle) sont tenues de respecter un ensemble d’obligations comptables qui dépendent de leur régime fiscal. De plus, les SASU sont assujetties à diverses charges, parmi lesquelles les charges professionnelles qui englobent les frais de déplacement lors de missions d’affaires. Mais ces frais sont-ils déductibles ? Si oui, comment cette déduction s’applique-t-elle ? Nous vous expliquons tout dans cet article 👇
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Zoom sur les frais de déplacement professionnels du dirigeant de la SASU
De quoi s’agit-il ?
Les frais de déplacement professionnels désignent des dépenses encourues lors de déplacements effectués pour le compte d’une entreprise, que ce soit lors de missions professionnelles ou de trajets domicile-travail. Les frais de déplacement sont dits « professionnels » lorsque le déplacement est exclusivement lié à l’activité de la SASU.
Sont-ils déductibles ?
La réponse est oui.
Les frais de déplacement sont déductibles dans la mesure où ces derniers sont indispensables au bon déroulement des activités de la SASU. De cette manière, si le dirigeant de la SASU utilise son véhicule personnel à des fins professionnelles, il peut déduire ses dépenses de 2 manières distinctes :
- l’utilisation du barème kilométrique établi par l’administration fiscale ;
- la déduction des dépenses réelles.
De plus, pour la majorité des dirigeants, cette déduction concerne les frais liés aux déplacements entre leur domicile et leur lieu de travail. Cependant, l’administration fiscale cherche à prévenir les éventuels abus en imposant une limite de 40 kilomètres pour la distance du trajet. Ainsi, si le domicile du dirigeant de la SASU est situé à plus de 40km de son entreprise, seuls les frais engagés pour l’aller ou le retour sont déductibles.
Comment la déduction des frais de déplacement professionnels s’effectue-t-elle ?
Les indemnités kilométriques
Les indemnités kilométriques constituent une méthode permettant aux travailleurs indépendants de calculer avec précision leurs frais de déplacement professionnels en se référant au barème kilométrique instauré par l’Etat.
🚗 Le saviez-vous ? Ces indemnités kilométriques prennent en compte plusieurs éléments, notamment les frais de carburant, la dépréciation, l’entretien du véhicule (réparation ou maintenance) et l’assurance.
Le calcul des indemnités kilométriques dépend de 2 facteurs : la distance parcourue (en nombre de kilomètres) et la puissance administrative du véhicule (aussi appelée puissance fiscale), exprimée en Cheval Fiscal (CV). La formule de ce calcul est la suivante :
Indemnités kilométriques = distance parcourue (en km) x coefficient du barème kilométrique selon la puissance du véhicule.
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Si vous souhaitez consulter le barème kilométrique 2023 pour les voitures et les deux-roues, nous vous invitons à consulter 👉 cette page. 👈 Quant à celui de 2024, il a été officiellement publié courant avril 2024 et il est identique à celui de l’année précédente.
Les frais réels
Autre solution : les frais réels. Il s’agit d’une option offerte aux travailleurs indépendants à l’exclusion des auto-entrepreneurs (ou micro-entrepreneurs) afin d’obtenir le remboursement de leurs frais de déplacement en fournissant des pièces justificatives. Ainsi, le concept est simple : vous collectez et conservez vos factures pour justifier chaque dépense individuellement. Par exemple, si vous utilisez un vélo pour vos déplacements en mission professionnelle, vous pouvez inclure le prix du vélo en frais réels.
💡 Bon à savoir : outre les indemnités kilométriques et les frais réels, vous pouvez opter en SASU pour la déduction forfaitaire. Cette méthode permet à tout dirigeant de bénéficier d’une déduction forfaitaire à hauteur de 10% de sa rémunération, avec un abattement plafonné à environ 12 000€. Par conséquent, si le dirigeant de la SASU opte pour la déduction forfaitaire, il ne pourra pas déduire les frais de déplacement professionnels du résultat fiscal de la SASU.
Les autres frais déductibles du dirigeant de la SASU
Les frais de repas
Les frais de repas quotidiens
Les frais de repas quotidiens sont également des frais déductibles au sein d’une SASU sous certaines conditions. En effet, pour que les dépenses engendrées par ces repas puissent être qualifiées de frais professionnels, le président de la SASU doit :
- démontrer son impossibilité de retourner à son domicile pour se restaurer, en raison de contraintes horaires, de distance, etc ;
- inclure un justificatif avec la note de frais.
La dépense déductible est calculée comme suit : les frais réels engagés pour le repas – le forfait appliqué correspondant à un avantage en nature.
En 2024, ce forfait est déterminé à 5,35€ pour un repas par jour, avec une limite d’exonération de 20,70€ par jour. Autrement dit, la déduction est plafonnée à 15,35€ par repas (20,70 – 5,35 = 15,35).
🥗 Attention ! Les repas préparés par vos soins ne sont pas déductibles.
Les frais de repas d’affaires
Ces derniers surviennent notamment suite à l’invitation d’un client ou d’une cliente à un repas lors de déplacements pour missions professionnelles.
Ces frais sont également déductibles. Toutefois, ils sont soumis à quelques conditions établies comme suit :
- vous devez être en possession des notes de frais et des justificatifs ;
- vous devez être en mesure de prouver que le repas était nécessaire à l’exercice de votre activité professionnelle.
Les frais d’une SASU domiciliée chez le président
Si l’adresse de domiciliation (le siège social) de la SASU se situe au domicile du président, vous pouvez déclarer une partie des dépenses courantes en frais professionnels. Ces dépenses sont appelées les « charges mixtes » et concernent le loyer, les frais d’électricité, d’eau, de gaz, le forfait d’abonnement Internet, etc.
Cette déduction est seulement applicable si le gérant de la SASU choisi le régime au réel pour le traitement des charges.
🧮 Pour évaluer ces frais professionnels et éviter de les confondre avec les dépenses personnelles du président de la SASU, l’administration fiscale utilise un prorata basé sur la superficie réellement utilisée par la SASU.
Les conditions de déduction des charges professionnelles du résultat fiscal en SASU
Tout d’abord, lorsqu’une charge est déduite du résultat fiscal, elle permet de diminuer le montant du bénéfice imposable et donc l’impôt à payer.
Pour qu’une charge professionnelle soit déductible du résultat fiscal en SASU, elle doit répondre aux conditions suivantes :
- être effectuée dans l’intérêt de l’entreprise ;
- provoquer une diminution de l’actif net de l’entreprise ;
- être enregistrée dans l’exercice au cours duquel elle est encourue ;
- être justifiée par une quittance ou une facture.
Ces conditions sont applicables à la fois pour les charges qui incombent à la SASU et au dirigeant de la SASU.
1️⃣ Être effectuée dans l’intérêt de l’entreprise
Pour qu’une charge professionnelle soit déduite du résultat fiscal, cette dernière doit être engagée dans l’intérêt de la SASU. Cela implique qu’elle doit être liée à une gestion régulière et normale de la société, c’est-à-dire qu’il doit s’agir d’une dépense ni excessive, ni fictive.
Par conséquent, les dépenses personnelles du dirigeant (relatives à la résidence principale ou secondaire, les impôts personnels, les frais de réception de nature familiale, les coûts de main-d’œuvre pour la construction d’une maison personnelle, etc) au même titre que les dépenses luxueuses ou excédant certaines limites (comme l’achat d’un yacht, un bateau de plaisance, les cadeaux d’affaires, etc) ne sont pas déductibles.
2️⃣ Provoquer une diminution de l’actif net de l’entreprise
Pour être considérée comme déductible, la charge professionnelle doit entraînée une réduction de l’actif net de la SASU (la valeur totale des biens de l’entreprise : biens immobiliers, mobiliers, logiciels, brevets, etc à laquelle on soustrait les dettes de l’entreprise à savoir le capital social, etc).
De cette manière, l’entreprise peut déduire une dépense immédiate, c’est-à-dire une dépense qui n’est pas soumise à l’amortissement (par exemple : les dépenses d’entretien et de réparation, les logiciels acquis, les outillages, ainsi que le mobilier de bureau dont la valeur unitaire ne dépasse pas 500€ HT).
3️⃣ Être enregistrée dans l’exercice au cours duquel elle est encourue
Cette règle implique que les charges certaines mais pas encore facturées à la date de la clôture de l’exercice doivent être rattachées au résultat de cet exercice.
Par exemple, ces dernières peuvent concerner l’achat de matières premières pour une activité de production, les achats de produits en vue de leur revente dans le cadre d’une activité commerciale, les frais de création de la SASU et les coûts liés aux formalités légales (les frais d’insertion et de publication) mais aussi les frais de notaires et d’avocats.
4️⃣ Être justifiée par une quittance ou une facture
En comptabilité, il est impératif de conserver les pièces justificatives afin de permettre le contrôle des frais et des charges déduits. De plus, il convient de souligner qu’en SASU, l’une de vos obligations comptables consiste à conserver les documents comptables et leurs justificatifs pendant une période de 10 ans suivant la clôture de l’exercice concernée. En effet, bien que l’administration fiscale se réfère généralement aux 3 derniers exercices, elle peut remonter jusqu’à 10 ans en arrière en cas de suspicion de fraude.
⚖️ Attention ! Si le montant d’une facture ne correspond pas à une prestation de service ou une livraison réelle, l’administration est en droit de vous infliger une amende s’élevant à 50% du montant total de la facture.
Ces justificatifs peuvent prendre différentes formes : factures ou quittances. De plus, l’émission de factures est obligatoire pour tous les achats et les prestations de services réalisés dans le cadre de votre activité professionnelle. À compter du 1er septembre 2026, toutes les entreprises françaises auront l’obligation de produire des factures électroniques.
Alors, pourquoi ne pas anticiper les nouvelles règles ? 😉
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FAQ – Questions / Réponses
Quel est le principal avantage de la déduction des frais professionnels ?
La déduction des frais professionnels présente un avantage significatif car elle contribue à réduire la charge fiscale de la société. Les micro-entreprises (autrefois appelées auto-entreprises) ne bénéficient pas de cette possibilité puisqu’elles disposent déjà d’un abattement forfaitaire. Par conséquent, nombreux sont les auto-entrepreneurs qui envisagent de créer leur SASU afin de bénéficier d’une imposition calculée en fonction des bénéficies réels réalisés.
Où déclarer les frais de déplacement professionnels en SASU ?
Les frais de déplacement professionnels sont à indiqués dans votre déclaration de revenus (la déclaration 2042-C-PRO ou la déclaration 2065 suivant votre régime d’imposition).
Quelles sont les obligations comptables d’une SASU ?
En SASU comme tout autre statut juridique (entreprise individuelle, micro-entreprise, SARL, EURL, SAS, etc), vous êtes soumis à des obligations comptables.
En SASU, vous avez l’obligation de :
- 💳 souscrire un compte bancaire professionnel : toutes les sociétés hormis les SCI doivent au moment de la création de la structure effectuer un dépôt de capital. C’est sur ce compte bancaire que celui-ci devra être déposé. Le compte pro permet également d’établir une séparation nette entre les dépenses personnelles et les dépenses professionnelles ;
- ✏️ tenir une comptabilité quotidienne ;
- 📚 tenir des livres comptables avec notamment le livre journal qui enregistre tous les mouvements au débit et au crédit et le grand livre qui regroupe l’ensemble des opérations liées à la comptabilité de la SASU, chaque opération devant être enregistrée conformément à un plan comptable spécifique ;
- 💻 établir les comptes annuels avec le bilan comptable, le compte de résultat et l’annexe ;
- 🌐 soumettre les déclarations fiscales suivant votre régime d’imposition : à l’IS (Impôt sur les sociétés) ou à l’IR (Impôt sur le revenu).
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Une question sur les frais de déplacement professionnels en SASU ou un avis à nous transmettre ? Nous vous invitons à utiliser la zone commentaire ci-dessous, l’équipe Indy se fera un plaisir de vous répondre ! 🤗
