Tout savoir sur le Grand Livre comptable

Parmi les documents comptables obligatoires, nous retrouvons les comptes annuels (le bilan comptable, le compte de résultat et l’annexe légale), le Livre Journal ou encore le Grand Livre. Le Grand Livre représente un registre qui recense l’ensemble des comptes utilisés par une entreprise pour la tenue de sa comptabilité. Quel est son rôle ? Comment se présente-t-il ? Comment le réaliser ? Dans cet article, nous répondons à toutes ces interrogations et plus encore.

Tout savoir sur le Grand Livre comptable

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📝 En résumé :

  • Le Grand Livre comptable est un document obligatoire qui rassemble les mouvements et transactions par comptes comptables ;
  • Il doit être conservé pendant une durée totale de 10 ans ;
  • Le Grand Livre est définitif et inaltérable ;
  • Vous pouvez le réaliser au format papier ou au format numérique en utilisant un logiciel de comptabilité comme Indy.

Le Grand Livre comptable, de quoi s’agit-il ?

🔎 Définition du Grand Livre comptable

Le Grand Livre est un document comptable qui regroupe l’ensemble des mouvements et transactions. Ce dernier recueille les mêmes données que le journal comptable, mais il les organise d’une manière différente.

De plus, les mouvements comptables ne sont pas uniquement ordonnés de manière chronologique, ils sont également regroupés selon les comptes, qui sont à leur tour classés par numéro conformément à la nomenclature du Plan Comptable Général (PCG).

Le Grand Livre comptable se divise généralement en :

  • Grand livre général qui regroupe les comptes des classes 1 à 7 ;
  • Grand livre auxiliaire qui détaille les comptes 411 (clients) et 401 (fournisseurs).

ℹ️ Le Grand Livre fait partie de la liasse fiscale, il est donc envoyé à l’administration fiscale accompagné d’autres documents comptables obligatoires comme la déclaration 2035, les tableaux OG (Organismes de Gestion), la Balance, le Livre-Journal, le FEC (Fichier des Ecritures Comptables), etc. lors de la clôture de l’exercice fiscal.

Quel est son rôle ?

Le Grand Livre permet de contrôler plus simplement les écritures comptables. Il permet notamment de :

  • Vérifier en détail toutes les opérations par compte ;
  • Observer les correspondances entre les différents mouvements ;
  • Repérer de potentielles erreurs, comme des erreurs d’imputation comptable ;
  • Obtenir une vision claire du solde initial (SI) en début d’exercice et du solde final (SF) pour chaque compte.

Par conséquent, le Grand Livre se révèle être un outil précieux pour analyser les variations des comptes et évaluer les performances de l’entreprise sur une période donnée.

Le Grand Livre comptable est-il obligatoire ?

Le Grand Livre est obligatoire pour les commerçants, artisans, sociétés commerciales au régime réel des Bénéfices Industriels et Commerciaux (BIC), mais la plupart des logiciels comptables en ligne l’éditent également pour les professions libérales au régime BNC (Bénéfices Non Commerciaux). Il permet de vérifier la bonne tenue de la comptabilité et de retrouver facilement une transaction en cas de contrôle.

En revanche, le Grand Livre comptable des professions libérales n’est pas obligatoire pour les micro-BNC, qui eux ont pour obligation de remplir un livre des recettes.

Combien de temps faut-il conserver son Grand Livre ?

Vous devez conserver vos documents comptables, dont votre Grand Livre, ainsi que les pièces justificatives associées pendant une durée totale de 10 ans, quelle que soit sa forme (registre papier ou dématérialisé). Cette durée de conservation s’applique à tous les documents comptables : livre des recettes, Livre-Journal, FEC, déclarations…

⚠️ Attention ! Si vous détruisez votre Grand Livre avant ce délai, le Code général des impôts prévoit une amende de 1 500€. Cette dernière peut aller jusqu’à 25 000€ si aucune des pièces justificatives ne permet de reconstituer un Grand Livre comptable.

À quoi ressemble le Grand Livre comptable ?

Contenu du Grand Livre

Le Grand Livre se découpe donc en différents comptes comptables, avec leurs numéros et leurs noms, classés par ordre numérique.

À l’intérieur de chaque compte, il faut indiquer les opérations par date avec les mentions obligatoires suivantes :

  • Numéro de compte ;
  • Nom du compte ;
  • Date de l’opération ;
  • Libellé de l’opération ;
  • Référence si besoin (pour les factures notamment, mais ce n’est pas obligatoire) ;
  • Montant et solde à indiquer en colonne débit ou en colonne crédit ;
  • Code du lettrage.

Généralement, les informations suivent un ordre comptable défini, et les opérations apparaissent de manière chronologique. Par exemple, tous les frais de repas hors domicile seront à intégrer dans le compte numéro 625300, « Frais de repas hors domicile », et toutes les immobilisations seront à mettre dans le compte 210000, « Immobilisations ».

Présentation du Grand Livre

La présentation du Grand Livre suit un certain formalisme :

  • Le Grand Livre est établi sous la forme d’un tableau avec une colonne correspondant aux débits et une colonne correspondant aux crédits ;
  • L’ordre des numéros de compte doit correspondre à la nomenclature du PCG ;
  • Les opérations enregistrées doivent respecter un ordre chronologique à l’intérieur de chaque compte ;
  • La somme des crédits doit obligatoirement être égale à la somme des crédits, les deux colonnes doivent s’équilibrer.

💡 Bon à savoir : il ne doit pas y avoir d’altération, de blanc ou de rature, car le Grand Livre comptable est un document comptable définitif et inaltérable.

Format du Grand Livre

Le Grand Livre comptable peut avoir la forme que vous souhaitez, à condition que les règles de contenu que nous avons énuméré ci-dessus soient respectées. Ainsi, votre Grand Livre peut être réalisé :

  • Au format papier sous la forme d’un registre, d’un classeur, etc. ;
  • Au format numérique, soit totalement dématérialisé. Le Grand Livre comptable dématérialisé est bien sûr le plus courant aujourd’hui avec le succès de la comptabilité en ligne, car il est plus pratique à gérer et plus facile à produire. En se connectant au compte bancaire en temps réel, les logiciels ne loupent aucune donnée !

Exemple d’un Grand Livre comptable

Le Grand Livre comptable peut se présenter sous cette forme :

Compte Date Libellé Solde Débit Crédit
108100 Prélèvements personnels 9 615,00 9 615,00 0,00
108100 16/12/2024 Virement vers John Doe 3 000,00 3 000,00 0,00
108100 16/11/2024 Virement vers John Doe 3 000,00 3 000,00 0,00
108200 Dépense personnelle 559,94 559,94 0,00
108100 18/12/2024 Cb Monoprix 10,00 10,00 0,00
108100 08/12/2024 Cb Monoprix 15,00 15,00 0,00
164000 Emprunt 1 861,30 1 861,30 0,00
108100 08/12/2023 Échéance Prêt 108,36 108,36 0,00
108100 08/11/2023 Échéance Prêt 822,29 822,29 0,00
445510 TVA à payer – 61,00 0,00 61,00
108100 12/2023 Déclaration de TVA – 61,00 0,00 61,00
445610 TVA déductible 143,24 260,18 116,94
108100 12/2023 Déclaration de TVA – 116,94 0,00 116,94
108100 18/12/2023 Cb Magasin U Fact 1,11 1,11 0,00
445710 TVA collectée – 191,43 178,41 369,84
108100 12/2023 Déclaration de TVA 178,41 178,41 0,00
108100 11/12/2023 Virement SEPA Doe John – 11,02 0,00 11,02
512001 Banque 1 – 509,10 14 654,09 15 163,19
108100 31/12/2023 Cb Sncf – 25,00 0,00 25,00
108100 31/12/2023 Virement SEPA Doe John 35,00 35,00 0,00
625100 Frais de déplacement 1 046,73 1 046,73 0,00
108100 30/12/2023 Cb Sncf 25,00 25,00 0,00
108100 30/12/2023 Cb Air France 248,71 248,71 0,00
Etc.
Total général

Dans le Grand Livre, les opérations se regroupent par comptes et les comptes sont quant à eux classés par numéro d’après la nomenclature du Plan Comptable Général (pour télécharger le PCG, cliquez 👉 ici 👈) dont voici les classes principales :

  • Classe 1 : Comptes de capitaux ;
  • Classe 2 : Comptes d’immobilisations ;
  • Classe 3 : Comptes de stocks et en-cours ;
  • Classe 4 : Comptes de tiers ;
  • Classe 5 : Comptes financiers ;
  • Classe 6 : Comptes de charges ;
  • Classe 7 : Comptes de produits ;
  • Classe 8 : Comptes spéciaux ;
  • Classe 9 : Comptabilité analytique.

Comment réaliser son Grand Livre comptable ?

Pour faire le Grand Livre comptable, vous devez impérativement vous baser sur les enregistrements effectuer dans les différents journaux comptables.

Une femme réalise son Grand Livre en utilisant la méthode au format papier

De plus, vous pouvez soit :

  • Maintenir à jour le Grand Livre manuellement :
  • Déléguer cette tâche à votre expert-comptable ou votre logiciel de comptabilité en ligne.

En effet, si vous gérez votre comptabilité vous-même, plusieurs outils spécialisés peuvent simplifier la création et la gestion de votre Grand Livre.

💻 Parmi les plus connus, nous pouvons citer Sage Business Cloud Compta, un logiciel de comptabilité à destination des TPE et PME ou Indy, une application de comptabilité tout-en-un dédiée aux micro-entreprises, entreprises individuelles (EI) et aux sociétés.

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Le Grand Livre sur Indy, ça donne quoi ?

Pour télécharger votre Grand Livre comptable, cliquez sur l’onglet « Documents » situé dans le menu à gauche. Allez ensuite sur « Grand Livre », cliquez sur « Visualiser », et enfin sur « Télécharger » en haut à droite.

Le Grand Livre comptable sur Indy

FAQ – Questions / Réponses

Où trouver un modèle de Grand Livre à télécharger ?

Si vous utilisez un logiciel de comptabilité comme Indy, votre Grand Livre est généralement créé automatiquement. Cependant, si vous préférez le faire vous-même, vous pouvez établir votre Grand Livre avec Excel (disponible en téléchargement ci-dessous) :

Voici un modèle de Grand Livre à télécharger au format Excel 👉 Votre modèle Excel de Grand Livre à télécharger ici ! 👈

Comment déterminer les éléments à inscrire au débit et au crédit dans un Grand Livre ?

Comprendre en quoi consiste le débit et le crédit est essentiel pour interpréter et analyser votre Grand Livre. De manière simple, le débit concerne les opérations qui entrent dans votre entreprise, tandis que le crédit concerne celles qui en sortent. De plus, une opération de crédit peut soit augmenter un solde créditeur, soit réduire un solde débiteur. Ces deux notions sont habituellement représentées dans 2 colonnes distinctes au sein du Grand Livre.

En résumé :

  • Débit : ce sont les flux entrants ;
  • Crédit : ce sont les flux sortants.

Vous avez des questions sur le Grand Livre comptable ? Posez-les nous en commentaire, l’équipe d’Indy sera ravie de vous aider ! 🤗

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par Lauriane Kadri

Lauriane est rédactrice de contenus chez Indy. Elle a la vocation de vous aider à devenir indépendants sur votre comptabilité.