Compte 625 – Déplacements, missions et réceptions

Le compte 625 – Déplacements, missions et réceptions fait partie de la classe 6 « Comptes de charges » du Plan Comptable Général (PCG). Il permet d’enregistrer les frais engagés dans le cadre des déplacements, missions et événements professionnels de l’entreprise.

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Description du compte 625

Le compte 625 – Déplacements, missions et réceptions permet d’enregistrer les charges liées aux voyages, déplacements et événements professionnels engagés dans l’intérêt de l’entreprise. Il concerne principalement les frais supportés lors des déplacements individuels des salariés ou des dirigeants, ainsi que les dépenses de réception avec des partenaires, clients ou prospects.

Afin de faciliter le suivi et l’analyse de ces charges, le compte 625 est subdivisé en plusieurs sous-comptes :

• Compte 6251 – Voyages et déplacements : frais de transport liés aux déplacements professionnels individuels des salariés ou dirigeants, comme les billets de train ou d’avion, les trajets en taxi ou encore les indemnités kilométriques ;
• Compte 6255 – Frais de déménagement : dépenses engagées lors d’un changement de locaux de l’entreprise, notamment les frais de déménageurs et les coûts liés au transport des actifs de l’entreprise (stocks, immobilisations, matériel, etc.) ;
• Compte 6256 – Missions : coûts supportés par un salarié lorsqu’il est en déplacement pour une mission professionnelle, tels que l’hébergement, les péages, les parkings ou les repas pris seul pendant le déplacement ;
• Compte 6257 – Réceptions : dépenses liées à l’accueil de personnes extérieures à l’entreprise, comme les repas d’affaires, les frais de restauration ou l’organisation d’événements professionnels avec des clients ou partenaires.

Remarque : les frais de stationnement liés à un contrat de location conclu par l’entreprise pour la mise à disposition de places de parking ne présentent pas un caractère occasionnel. Ils doivent donc être enregistrés au compte 6135 « Locations mobilières ».

Règles relatives au compte 625

L’utilisation du compte 625

Le compte 625 – Déplacements, missions et réceptions permet de comptabiliser l’ensemble des frais liés aux voyages et déplacements professionnels, aux missions, au déménagement de l’entreprise ainsi qu’aux dépenses de réception engagées dans le cadre de l’activité.

L’enregistrement comptable

Le compte 625 est débité du montant des frais engagés.

Les contreparties les plus fréquentes sont :

• Le compte 401 – Fournisseurs, lorsque la facture n’est pas encore réglée ou pour les paiements directs aux prestataires ;
• Le compte 512 – Banque, en cas de paiement immédiat ;
• Le compte 467 – Autres comptes débiteurs ou créditeurs, pour les remboursements de frais aux salariés.

La TVA, lorsqu’elle est déductible, est enregistrée au compte 44566 – TVA déductible sur autres biens et services. À noter que certaines dépenses (repas, hébergement) peuvent faire l’objet de règles spécifiques de déduction de TVA.

Le traitement fiscal

Les charges enregistrées au compte 625 sont en principe déductibles fiscalement, à condition qu’elles soient engagées dans l’intérêt direct de l’entreprise et qu’elles soient justifiées par des pièces comptables valides (factures, notes de frais).

Le saviez-vous ? Les frais de réception peuvent faire l’objet d’un contrôle plus soutenu de la part de l’administration fiscale. Lorsqu’ils sont jugés excessifs ou sans lien avec l’activité, leur déductibilité peut être remise en cause.

L’obligation de déclaration des frais généraux

Enfin, lorsque le montant des dépenses de voyages et de déplacements atteint un niveau supérieur à 15 000 € (et que la rémunération des dirigeants ou salariés les mieux payés dépasse les plafonds réglementaires), l’entreprise est tenue de remplir le formulaire n° 2067, intitulé « relevé des frais généraux ».

Cette formalité déclarative est également requise lorsque les frais de réception dépassent 6 100 €.

En l’absence de production de cette déclaration, une amende égale à 5 % des sommes non déclarées est encourue.

Exemples d’utilisation du compte 625

Exemple n° 1 : frais de déplacement (train)

Un salarié effectue un déplacement professionnel. L’entreprise reçoit une facture de train de 120 €.

Exemple n° 2 : frais de mission (hébergement)

L’entreprise règle directement un hôtel pour un montant total de 300 €.

Exemple n° 3 : frais de réception avec un client

Un repas professionnel avec un client est facturé 180 €.

Nos meilleurs conseils pratiques

Pour une bonne gestion du compte 625 – Déplacements, missions et réceptions :

• Utilisez les sous-comptes adaptés (6251, 6256, 6257…) ;
• Ne confondez pas déplacements individuels (625) et transport collectif (624) ;
• Respectez les règles de déduction de TVA, notamment sur les repas et l’hébergement ;
• Conservez systématiquement tous les justificatifs (factures, notes de frais détaillées) ;
• Encadrez les frais de réception pour éviter tout risque de redressement fiscal ;
• Automatisez la gestion des notes de frais avec un logiciel de comptabilité comme Indy pour gagner du temps et limiter les erreurs.

📓 Consultez d’autres comptes de la classe 6 – Comptes de charges :

• Compte 607 – Achats de marchandises ;
• Compte 6227 – Frais d’actes et de contentieux ;
• Compte 6228 – Rémunérations d’intermédiaires et honoraires – Divers ;
• Compte 623 – Publicité, publications, relations publiques ;
• Compte 624 – Transport de biens et transport collectif du personnel.

D’autres questions concernant le compte 625 ou le bilan comptable ? Laissez-nous un commentaire dans l’espace ci-dessous, l’équipe Indy se fera une joie d’y répondre ! 🤗