Comment gérer les impayés ?

Être indépendant, c’est devoir gérer des situations stressantes ainsi que des déconvenues de manière ponctuelle. Et les impayés arrivent souvent en tête de liste ! En effet, ces derniers sont malheureusement fréquents et mettent dans une situation inconfortable. Vous vous demandez comment réagir sereinement face à un client qui n’a pas réglé sa facture ? Nous vous offrons quelques solutions et stratégies pour vous aider dans vos démarches.

Cet article a été initialement diffusé sur le groupe Facebook Compta Pour Les Professions Libérales, réseau d'entraide des praticiens libéraux dans leur comptabilité.

Les différents recours face aux impayés

En cas de dépassement de la date butoir et des délais légaux inscrits sur la facture, voici les différentes étapes qui s’appliquent pour gérer les impayés.

La gestion à l’amiable

Avant de passer par la case judiciaire, la première chose à faire en cas d’impayés est de contacter votre client. Cette démarche de relance permet de renouer le contact, et d’avoir des explications. Car parfois, l’impayé relève simplement d’un oubli.

Privilégiez l’e-mail pour envoyer votre relance, afin de conserver une trace écrite, et ajoutez également la facture impayée en pièce jointe.

La mise en demeure

La gestion à l’amiable n’a pas fonctionné ? Alors il est temps de passer à des démarches plus engageantes afin d’obtenir la compensation attendue. C’est grâce à une mise en demeure que vous pourrez, espérons-le, mettre un terme à cette situation.

La mise en demeure consiste à rédiger par vous-même un courrier envoyé en recommandé avec accusé de réception réclamant le paiement au client. Le courrier doit comporter les mentions suivantes :

• La mention “mise en demeure”
• Le nouveau délai de paiement (optez pour une ou deux semaines)

Retrouvez un modèle de mise en demeure sur le site de la Chambre de commerce et des industries de Paris.

Le recouvrement judiciaire

Si ni la gestion à l’amiable, ni la mise en demeure n’ont donné de résultats, alors il est nécessaire de passer par la voie judiciaire.

Le recouvrement judiciaire se fait de quatre manières différentes :

• Le recouvrement simplifié

Cela concerne les impayés dont le montant est inférieur à 5 000 €. Si vous êtes dans ce cas, saisissez votre demande en ligne sur Credicys et un huissier se charge de la procédure avec le client. Credicys récupère des frais de dossier et une partie de la somme recouvrée.

• L’injonction de payer

Cette procédure consiste à recourir au tribunal de commerce. Ce dernier vous aide à récupérer l’argent via une demande en ligne ou ce formulaire cerfa. Pour un envoi papier, ou si le montant impayé est supérieur à 10 000 €, alors la demande doit être réalisée par un avocat. Par ailleurs, il faut joindre à cette demande toutes les preuves antérieures, comme les traces écrites de la relance à l’amiable et la lettre de mise en demeure. Après l’étude du dossier, le juge délivre (ou non) l’injonction de payer qu’un huissier de justice transmet au client mis en cause.

• Le référé provision

Dans ce cas-là, fournissez au tribunal toutes les pièces qui justifient le recours judiciaire pour une situation d’impayés. Ensuite, la justice propose au client de se défendre, ce qui n’est pas possible dans la procédure d’injonction à payer. Si le juge décide de vous donner raison, alors vous pourrez obtenir votre paiement en moins de deux semaines.

• L’assignation en paiement

Enfin, cette procédure consiste en la rédaction d’un acte par un huissier de justice. Ce dernier oblige le client qui n’a pas réglé sa dette à venir devant le tribunal pour s’expliquer avec vous.

Toutes ces démarches impliquent l’intervention d’un cabinet de recouvrement ou d’un huissier. Vous êtes ainsi en droit de demander au client accusé d’impayés de régler ces frais.

3 solutions pour éviter les impayés

Si vous voulez éviter les différentes situations mentionnées ci-dessus, vous pouvez opter pour l’anticipation. De fait, encadrer vos demandes de paiements permet parfois d’éviter les retards de paiement et les impayés.

Toujours prévoir un contrat/devis

Les documents officiels comme les contrats et les devis permettent d’avoir une trace de la relation commerciale. Ainsi, si un client vous sollicite, pensez à rédiger un contrat ou un devis en fonction de la demande. Le document doit comporter les mentions suivantes :

• Les informations complètes du client et de son activité, comme le SIREN, l’adresse de domiciliation de l’entreprise.
• Inscrire le montant, le mode de paiement préféré et les délais dudit paiement comme convenu avec le client.
• Rédiger des modalités de paiement avec les pénalités de retard et les indemnités forfaitaires en cas d’impayés. Cette mention doit également être inscrite sur la facture.
• Rédiger les sanctions juridiques qui peuvent s’appliquer en cas d’impayés.

Avec un contrat ou un devis en bonne et due forme, le client aura sous les yeux les sanctions possibles en cas d’impayés ce qui peut conduire à le dissuader d’une telle pratique.

Par ailleurs, en amont de la rédaction du contrat ou du devis, n’hésitez pas à entamer quelques recherches sur le client. Ce travail permet de mieux appréhender le type de structure qui vous sollicite. Certaines données, comme l’absence de présence sur Internet par exemple, peuvent également vous mettre la puce à l’oreille sur le sérieux de votre interlocuteur et sur sa solvabilité.

Demander un acompte

Cette stratégie consiste à demander au client une partie du prix de la facture en amont de la vente ou de la prestation de service. Vous choisissez alors le pourcentage qui vous semble le plus adéquat.

Pensez à encadrer la demande d’acompte dans un contrat/devis ou un document officiel, en prévoyant, par exemple, un remboursement si la commande ou la mission n’a pas pu être réalisée.

Échelonner avec des chèques

Certains clients apprécieront la possibilité de régler via plusieurs chèques, datés de leur jour de rédaction et avec une date d’encaissement pour chacun. Vous pouvez décider avec lui de la durée de l’échelonnage (plusieurs semaines, ou mois).

Vous avez des questions supplémentaires sur la gestion des impayés ? Demandez de l’aide à l’équipe d’Indy (ex Georges) en commentaire et nous vous répondrons rapidement. Vous pouvez également rejoindre notre groupe facebook de comptabilité pour partager vos problématiques avec notre communauté d’indépendants !