Le statut d’auto-entrepreneur présente de nombreux avantages. En optant pour ce statut juridique vous bénéficierez notamment d’une comptabilité allégée. Mais permet-il de déduire ses charges professionnelles via l’établissement de Notes de Frais ? Nous vous expliquons tout, suivez-nous ! 🚀
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Qu’est-ce qu’une note de frais ?
Définition
Un chef d’entreprise ou un salarié peut être amené à effectuer des dépenses professionnelles avec son compte bancaire personnel, il est alors légitime que ces derniers en demandent le remboursement.
La procédure pour effectuer cette demande de remboursement étant encadrée par l’administration fiscale. Le remboursement sera soumis à l’établissement d’une ✨ note de frais ✨. Il s’agit là d’un document (physique ou immatériel) par lequel le demandeur consigne les diverses dépenses effectuées depuis son compte bancaire personnel pour les besoins de l’activité de l’entreprise. Cette note de frais mentionne l’identité du fournisseur, la date d’achat, le descriptif de la dépense, ainsi que la TVA.
Cette demande de remboursement doit également être accompagnée d’un justificatif, pouvant prouver le montant de la dépense professionnel en cas de contrôle de l’administration. En l’absence de justificatif, le demandeur ne pourra pas se voir rembourser le montant.
💡 Bon à savoir : Sont entendus comme frais professionnels des auto-entrepreneurs, l’ensemble des frais engagés par ce dernier dans l’exercice de ses fonctions. Il s’agit de frais pour lesquels les factures sont établies au nom de l’entrepreneur. Ces derniers incluent notamment les frais de déplacement, l’achat de matériel ou encore les frais de restauration.
Puis-je établir des notes de frais en tant qu’auto-entrepreneur ?
La réponse est NON. En tant qu’auto-entrepreneur, vous bénéficiez du régime de la micro-entreprise, ce régime fiscal, vous empêche de déduire vos frais professionnels. Nous vous expliquons le pourquoi du comment, tout de suite ! 🚀
Zoom sur le régime micro de l’auto-entrepreneur
Bien que le statut d’auto-entrepreneur comporte de nombreux avantages, notamment d’un point de vue comptable et fiscal, son principal inconvénient réside en l’impossibilité de déduire ses frais professionnels de son chiffre d’affaires. Ainsi, contrairement à tous les autres statuts juridiques, et notamment la SASU ou l’EURL, il ne sera pas possible pour l’auto-entrepreneur d’effectuer des notes de frais.
Le régime micro-fiscal (micro-BIC ou micro-BNC) est un régime s’appliquant de plein droit à l’auto-entrepreneur, sauf s’il décide d’opter pour le régime du versement libératoire. L’auto-entrepreneur indique son chiffre d’affaires annuel dans la déclaration n°2042-C Pro. L’administration fiscale applique alors automatiquement l’abattement forfaitaire, pour calculer le bénéfice imposable et déduire les frais professionnels. Autrement dit, vous n’êtes pas imposé sur la totalité de votre chiffre d’affaires, et ne pouvez déduire une seconde fois vos frais professionnels en émettant une note de frais.
Le taux de l’abattement varie en fonction de la profession de ce dernier :
- 71% pour les activités d’achat et revente ;
- 50% pour les autres activités relevant des Bénéfices Industriels et Commerciaux (BIC) ;
- 34% pour les Bénéfices Non Commerciaux (BNC).
Que l’auto-entrepreneur soit au régime micro-fiscal, ou au versement libératoire, il ne pourra en aucun cas déduire ses charges professionnelles, à moins d’opter pour le régime d’imposition réel.
💡 Petit rappel : En tant qu’auto-entrepreneur, vous devez déclarer votre chiffre d’affaires mensuellement ou trimestrielle à l’Urssaf.
Bonne nouvelle ! Il existe tout de même un moyen de vous faire rembourser certaines charges liées à votre activité !
Les frais de débours, une alternative à la Note de Frais ?
Qu’est que les frais de débours ?
Les frais de débours englobent les dépenses effectuées par un auto-entrepreneur, dans le cadre d’une prestation, pour le compte d’un de ses clients. Il s’agit généralement de matériel ou de matières premières.
Ces frais peuvent être déduits de votre chiffre d’affaires, en vertu de l’article 267 du Code Général des Impôts. D’après ce dernier, sont exclues de la base d’imposition, « Les sommes remboursées aux intermédiaires qui effectuent des dépenses au nom et pour le compte de leurs commettants dans la mesure où ces intermédiaires rendent compte à leurs commettants ». Pour consulter l’article dans son intégralité c’est 👉 par ici 👈.
Autrement dit, ces frais ne sont pas comptabilisés dans votre chiffre d’affaires, ce qui vient diminuer vos cotisations sociales !
Quelles dépenses peuvent être comptabilisées en tant que débours ?
En pratique, les frais de débours peuvent correspondre par exemple des frais de port pour l’envoi de marchandise, ou encore l’achat de matières premières pour le compte de votre client.
🚨 De nombreux frais ne peuvent être considérés comme des frais de débours, c’est notamment le cas des frais kilométriques (il ne pourra pas bénéficier du barème kilométrique), des frais de déplacements, des frais de restauration…
Quels critères respecter pour facturer des frais de débours ?
Pour pouvoir être déduit du chiffre d’affaires, et ainsi, ne pas être considérés lors du calcul de l’impôt sur le revenu, les frais de débours de l’auto-entrepreneur doivent remplir un certain nombre de conditions, les voici :
1️⃣ Obtenir l’accord préalable écrit du client
Dans un premier, il est primordial, que vous obteniez l’accord de votre client par écrit. Ce document est communément nommé « mandat de débours », il vient formaliser l’achat et servira de preuve en cas de contestation de la part de votre client.
2️⃣ Payer les frais avec votre compte professionnel
Le micro-entrepreneur avance les frais de débours pour son client. Ainsi, vous devrez impérativement régler votre achat avec votre compte bancaire professionnel.
3️⃣ La facture est au nom de votre client
Lors de l’achat, vous devrez demander une facture au nom de votre client. Cette dernière devra contenir l’ensemble des mentions obligatoires, et notamment, les coordonnées de votre client, son adresse, son SIRET s’il s’agit d’un professionnel…Et bien entendu le montant précis de la vente. Le double de la facture devra être remis à votre client.
4️⃣ Demander le remboursement à la fin de votre mission.
Les frais de débours ne sont en aucun cas une opportunité pour réaliser du bénéfice. Ainsi le montant des frais de débours doit être strictement égal au montant des frais avancés.
Dans un souci de transparence il convient de transmettre au client une facture de débours, distincte de la facture émise par l’auto-entrepreneur pour la prestation.
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5️⃣ La conservation de vos justificatifs
Enfin, sachez que le micro-entrepreneur est dans l’obligation de conserver l’ensemble de ses factures et justificatifs, cela inclut notamment les frais de débours. Ces derniers vous seront indispensables en cas de litige ou de contrôle de l’administration fiscale 🚔
📝 En résumé :
👉 Les frais professionnels ne sont pas déductibles en auto-entreprise, en raison du régime micro-fiscal. Autrement dit, l’auto-entrepreneur, est dans l’impossibilité de se rembourser ses notes de frais, puisqu’un abattement s’applique automatiquement sur son chiffre d’affaires ;
👉 Le taux d’abattement dépendra de la nature de son activité ;
👉 Une solution existe tout de même si vous souhaitez vous faire rembourser certains frais professionnels : les frais de débours. Il s’agit de dépenses que vous engagez pour le compte d’un client et pour lesquelles la facture est à son nom. Ces derniers permettent de demander un remboursement de certains frais professionnels, sans pour autant augmenter votre chiffre d’affaires. Ils ne sont donc pas imposables. Pour être considéré en tant que tels, vous devez respecter certaines conditions :
- Obtenir l’accord écrit de votre client ;
- Payer les frais avec votre compte bancaire professionnel ;
- Obtenir une facture au nom de votre client ;
- Faire apparaître le débours sur la facture finale ;
⚠️ Vous ne pouvez pas réaliser de marge sur la refacturation d’un débours. Autrement dit, vous devez ainsi refacturer la somme au centime près.
Vous avez la moindre interrogation sur les frais de débours ? Laissez-nous un message en commentaire, nous nous ferons un plaisir de vous éclairer ! 💡
FAQ : questions fréquentes
Quels sont les avantages des frais de débours ?
Dans un premier temps, contrairement aux notes de frais, les frais de débours peuvent être déduits du chiffre d’affaires de l’auto-entrepreneur. Ainsi, ils vous évitent un dépassement des seuils pour bénéficier de la micro-entreprise. D’autre part, ces derniers ne sont pas considérés lors du calcul de votre impôt sur le revenu, ils vous permettent donc de payer moins de cotisations sociales.
Quelle différence entre frais de débours et frais réels ?
Les frais réels correspondent à des dépenses engagées au nom de l’auto-entrepreneur dans le cadre de son activité professionnelle. Il peut s’agir d’achat de fournitures de bureau, de frais de déplacements, de frais de restauration…Ces derniers peuvent en principe être remboursés via l’établissement d’une Note de Frais.
Les débours, quant à eux, sont des dépenses engagées par l’auto-entrepreneur pour le compte de ses clients, et à leur nom. Ces dernières sont alors refacturées par ses soins au centime près. À la différence des frais réels, les frais de débours, seront déduits du chiffre d’affaires. Ces derniers ne seront ainsi, pas comptabilisés lors de la déclaration de revenus.
Quels frais puis-je déduire en tant qu’auto-entrepreneur ?
En raison de son régime fiscal et de l’abattement automatique s’appliquant sur son CA, l’auto-entrepreneur ne pourra pas déduire ses notes de frais. Ce dernier pourra néanmoins appliquer des frais de débours à condition de respecter des critères précis.
