Nouveau : Indy lance l’option expert-comptable 
Vous dirigez une entreprise individuelle à l’IS (Impôt sur les sociétés) et utilisez votre véhicule personnel pour vos déplacements professionnels ? Le remboursement de ces frais représente un enjeu fiscal majeur souvent mal maîtrisé. La comptabilité d’une entreprise individuelle à l’IS offre pourtant des solutions avantageuses pour optimiser ces dépenses. Comment calculer précisément vos indemnités ? Quelles sont les pièces justificatives indispensables ? Quand privilégier les frais réels ? Découvrez toutes les clés pour maximiser vos indemnités kilométriques en entreprise individuelle à l’IS.
Résumé
- L‘indemnité kilométrique est un remboursement forfaitaire des frais de déplacement professionnel basé sur un barème officiel ;
- Pour en bénéficier, vous devez respecter des conditions strictes : véhicule personnel, déplacements strictement professionnels et registre des trajets obligatoire. Les trajets domicile-travail sont exclus du dispositif ;
- Cette solution offre des avantages majeurs avec une simplicité administrative remarquable et l’absence de justificatifs détaillés à conserver ;
- Le choix stratégique entre indemnités kilométriques et frais réels dépend de votre véhicule (neuf ou ancien) et de son utilisation.
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Qu’est-ce que l’indemnité kilométrique pour une EI à l’IS?
Définition et principe
L’indemnité kilométrique représente un mécanisme de remboursement forfaitaire des frais de déplacement professionnel lorsque vous utilisez votre véhicule personnel. Ce système s’appuie sur un barème officiel publié annuellement par l’administration fiscale.
Cette indemnité peut bénéficier tant au dirigeant qu’à ses salariés. La particularité réside dans le statut hybride de l’entreprise individuelle ayant opté pour l’impôt sur les sociétés. En effet, ce régime permet de considérer l’entrepreneur comme un tiers vis-à-vis de sa structure. Cette distinction fondamentale autorise l’application du barème kilométrique, identique à celui des sociétés classiques, transformant ces indemnités en charges déductibles du résultat fiscal tout en les exonérant de charges sociales.
Les conditions à respecter en entreprise individuelle à l’IS pour bénéficier des indemnités kilométriques
Pour bénéficier des indemnités kilométriques en entreprise individuelle à l’IS, plusieurs conditions doivent être respectées. Premièrement, seul un véhicule personnel non inscrit à l’actif du bilan peut être éligible. Les déplacements doivent avoir une nature strictement professionnelle : visites clients, livraisons, chantiers, formations, salons professionnels, etc. Enfin, vous devez impérativement tenir un registre détaillé de vos déplacements. Ce document constitue votre principale protection en cas de contrôle fiscal.
Comment calculer et comptabiliser les indemnités kilométriques en EI à l’IS ?
Le barème officiel des indemnités kilométriques
La formule de calcul des indemnités kilométriques est la suivante :
La distance parcourue (d) x le coefficient du barème kilométrique en fonction des caractéristiques du véhicule utilisé.
Vous trouverez ci-dessous le barème voiture de 2025. Des grilles spécifiques existent également pour les motos et les cyclomoteurs, que vous pourrez retrouver ici.
| Puissance fiscale | Distance jusqu’à 5 000 km | Distance de 5 001 à 20 000 km | Distance au-delà de 20 000 km |
| 3 CV et moins | d x 0,529 | (d x 0,316) + 1 065 | d x 0,370 |
| 4 CV | d x 0,606 | (d x 0,340) + 1 330 | d x 0,407 |
| 5 CV | d x 0,636 | (d x 0,357) + 1 395 | d x 0,427 |
| 6 CV | d x 0,665 | (d x 0,374) + 1 457 | d x 0,447 |
| 7 CV et plus | d x 0,697 | (d x 0,394) + 1 515 | d x 0,470 |
Les dépenses non couvertes par le barème
Le barème kilométrique ne couvre pas l’intégralité des frais liés à l’utilisation de votre véhicule. Par exemple, certaines réparations importantes (moteur, transmission, carrosserie) dépassent largement le montant forfaitaire des indemnités annuelles.
Dans ces situations, il peut être préférable d’opter pour un véhicule professionnel inscrit à l’actif de votre entreprise individuelle. Cette solution permet de déduire l’ensemble des frais réels (réparations, entretien, carburant, assurance) et d’amortir l’achat du véhicule sur plusieurs années, optimisant ainsi la charge fiscale.
Prenons le cas d’un entrepreneur utilisant un véhicule thermique de 5 CV pour parcourir 8 500 km professionnels annuels. Selon le barème, la formule applicable est :
(8 500 × 0,357) + 1 395 = 4 429 €.
Cette somme est intégralement déductible du résultat fiscal de l’entreprise. L’impact sur le résultat est significatif : avec un taux d’IS à 15%, l’économie d’impôt représente 664 € pour le véhicule thermique et 797 € pour l’électrique.
Enregistrement en comptabilité et justificatifs à conserver
L’enregistrement comptable des indemnités kilométriques dans une entreprise individuelle à l’IS suit un schéma précis : débitez le compte 6251 « Voyages et déplacements » et créditez le compte 108 « Compte de l’exploitant » du montant calculé selon le barème. Contrairement aux sociétés qui utilisent le compte 455, l’EI à l’IS emploie spécifiquement le compte 108.
Avantage des indemnités kilométriques : vous n’êtes pas dans l’obligation de conserver l’intégralité de vos justificatifs (tickets d’essence, factures de garage, etc.). Vous devez néanmoins être en mesure de justifier vos trajets en cas de contrôle fiscal.
Pour cela, il suffit de tenir à jour un document (fichier Excel par exemple) listant l’ensemble de vos trajets professionnels avec plusieurs colonnes :
- La date du trajet ;
- Les kilomètres parcourus ;
- Le client ou motif professionnel ;
- Le lieu de destination.
Nous vous conseillons de conserver ce registre pendant 10 ans. Vous pouvez également, afin de simplifier votre gestion, passer directement sur Indy !
Indemnités kilométriques ou frais réels en EI à l’IS : que choisir ?
Avantages et inconvénients des deux options
Simplicité administrative contre précision économique
Les indemnités kilométriques offrent une gestion ultra-simplifiée : un seul calcul basé sur le kilométrage professionnel. Pas de justificatif à conserver, aucune ventilation complexe. À l’inverse, les frais réels exigent une comptabilisation précise de chaque dépense avec justificatifs obligatoires, mais reflètent fidèlement vos coûts réels.
Impact selon le profil véhicule et usage
Pour les véhicules coûteux à l’achat (neufs ou d’occasion chère), les frais réels s’avèrent plus avantageux car vous pouvez amortir le prix d’acquisition sur plusieurs années et déduire l’intégralité des frais. Les véhicules anciens nécessitant de nombreuses réparations bénéficient également des frais réels qui couvrent ces coûts onéreux.
À l’inverse, les indemnités kilométriques conviennent mieux aux véhicules d’occasion récents, fiables et économiques, où les frais d’entretien restent modérés. L’intensité d’usage joue également : plus vous roulez, plus les IK deviennent attractives grâce à leur dégressivité intégrée.
Avantages fiscaux spécifiques des indemnités kilométriques
Les indemnités kilométriques bénéficient d’avantages fiscaux considérables : elles ne sont pas soumises à l’impôt sur le revenu et n’apparaissent pas dans votre déclaration personnelle.
Pour l’entreprise, elles permettent d’éviter la taxe sur l’affectation des véhicules de tourisme (ex TVS) avec un abattement de 15 000 € par bénéficiaire et par an. Au-delà, un abattement de 15 000€ s’applique sur le montant total de la taxe, réduisant significativement cette charge.
Tableau comparatif
Pour vous aider à trancher entre ces deux options, voici un tableau comparatif synthétique :
| Critères | Indemnités kilométriques | Frais réels |
| Simplicité administrative | Très simple (calcul forfaitaire) | Complexe (suivi de chaque dépense) |
| Justificatifs à conserver | Registre des trajets uniquement | Toutes les factures (carburant, réparations, assurance, etc.) |
| Véhicule optimal | Véhicule d’occasion récent, fiable et économique | Véhicule cher à l’achat ou ancien avec réparations fréquentes |
| Amortissement du véhicule | Non possible | Possible sur plusieurs années |
| Avantages fiscaux | Exonéré d’impôt sur le revenu | Soumis aux règles classiques |
| Kilométrage favorable | Tous kilométrages (dégressif au-delà de 20 000 km) | Particulièrement avantageux si gros rouleur |
| Statut du véhicule | Personnel (non inscrit à l’actif) | Professionnel (inscrit à l’actif de l’EI) |
Bonjour,
Sauf erreur de ma part, Indy ne gère pas encore les EI à l’IS.
Ces quelques articles récents sur l’EI à l’IS sont-ils signes d’une gestion à venir très prochainement de ce statut ?
Bonjour,
Vous pouvez d’ores et déjà utiliser la version gratuite d’Indy pour éditer vos factures, ouvrir un compte pro, profiter de la synchronisation bancaire et gérer vos dépenses. Dans quelques mois, notre offre Premium vous permettra de gérer toute la comptabilité des EI à l’IS, y compris les déclarations.