Lettrage comptable : définition, utilité et méthode

Vous arrive-t-il de faire des relances de factures impayées alors qu’elles ont déjà été réglées ? Cette erreur courante provient d’une mauvaise traçabilité des paiements. Le lettrage comptable résout ce problème en associant chaque facture à son règlement. Mais comment fonctionne concrètement le lettrage comptable ? À quelle fréquence l’effectuer ? Quels comptes sont concernés ? Découvrez tout ce qu’il faut savoir pour maîtriser cette technique essentielle.

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Qu’est‑ce que le lettrage comptable ?

Définition

Le lettrage comptable : attribuer un code unique

Cette technique consiste à attribuer un code unique (lettre A, B, AA, AB…) à au moins deux écritures comptables pour établir le lien entre une facture et son règlement.

Concrètement, une facture client de 1 000 € porte le code « A », et le règlement correspondant reçoit également le code « A ». Résultat : le système identifie que ces opérations se compensent et que le débit égale le crédit.

Comptes lettrés vs comptes non lettrés

Un compte lettré présente uniquement des écritures associées par code, facilitant l’identification des opérations réglées. À l’inverse, un compte non lettré accumule toutes les écritures sans distinction, rendant impossible la visualisation rapide des factures payées ou impayées.

Bon à savoir : le lettrage comptable n’est pas une obligation légale. Toutefois, il constitue une bonne pratique pour sécuriser la gestion de votre facturation.

Comptes comptables concernés

Les comptes de tiers : classe 4 du Plan Comptable Général (PCG)

Le lettrage s’applique principalement aux comptes de classe 4 du PCG (disponible ici), aussi appelés comptes de tiers. Ces comptes enregistrent les créances et dettes de l’entreprise envers ses partenaires externes.

Focus sur les comptes clients et fournisseurs

Le compte 411 (Clients) et le compte 401 (Fournisseurs) constituent l’essentiel des opérations de lettrage. Le premier suit vos factures émises et les encaissements reçus, tandis que le second trace vos factures fournisseurs et les décaissements effectués via virement ou autres moyens de règlement.

Bon à savoir : d’autres comptes peuvent être lettrés, notamment le 421 (Personnel pour les salaires), le 43 (Organismes sociaux) et le 455 (Associés). Toutefois, la pratique reste moins systématique que pour les comptes clients et fournisseurs.

Lettrage vs autres rapprochements

Lettrage vs le rapprochement bancaire

Ces deux opérations répondent à des objectifs distincts. Le lettrage associe une facture à son règlement dans les comptes de tiers, permettant d’identifier les créances et dettes soldées. Le rapprochement bancaire, quant à lui, compare le relevé bancaire au compte 512 (banque) de la comptabilité pour vérifier la concordance des mouvements financiers.

Par ailleurs, leur fréquence diffère : le lettrage s’effectue généralement de manière mensuelle ou hebdomadaire selon le volume d’activité, tandis que le rapprochement bancaire suit un rythme mensuel.

Lettrage vs comptabilité en partie double

La comptabilité en partie double constitue le principe fondamental de toute écriture comptable : chaque opération génère simultanément un débit et un crédit équivalents. Le lettrage, lui, intervient après l’enregistrement de ces écritures pour associer celles qui se compensent. Ces deux pratiques se complètent sans se substituer l’une à l’autre.

Pourquoi et quand faire le lettrage ?

À quoi sert le lettrage comptable ?

Concrètement, il remplit cinq fonctions essentielles pour la gestion d’entreprise :

• Suivre la trésorerie en temps réel : le lettrage permet d’anticiper les besoins de financement et de prendre des décisions éclairées sur les investissements ou dépenses à venir ;
• Identifier les impayés rapidement : cette méthode détecte en quelques secondes les factures non réglées. L’entreprise peut alors facturer rapidement et relancer efficacement ses clients en retard ;
• Éviter les pénalités de retard : le lettrage révèle également les retards de paiement envers les fournisseurs. Cette visibilité permet de régulariser rapidement la situation et d’éviter les pénalités légales applicables au-delà des délais contractuels ;
• Faciliter la clôture comptable : un lettrage régulier accélère l’établissement du bilan annuel en ne laissant apparaître que les opérations réellement en cours ;
• Introduire un contrôle interne et détecter les erreurs : le lettrage identifie les incohérences (doubles paiements, factures oubliées ou montants erronés). Ce contrôle renforce la fiabilité comptable.

Fréquence recommandée du lettrage

La périodicité du lettrage dépend du volume de factures émises et reçues, de la taille de l’entreprise et de son secteur d’activité. Plus les flux financiers sont importants, plus le lettrage doit être fréquent :

• Freelance / TPE (Très petites Entreprises) : lettrage mensuel adapté aux volumes limités ;
• PME (Petites et Moyennes Entreprises) : rythme hebdomadaire recommandé ;
• Grande entreprise : automatisation quotidienne indispensable.

Notre conseil : évitez d’attendre la clôture d’exercice, car cette pratique génère une charge de travail considérable. Effectuez plutôt votre lettrage dès réception de vos relevés bancaires. Cette synchronisation maintient vos comptes actualisés et révèle immédiatement les incohérences entre vos enregistrements et les opérations réelles.

Erreurs fréquentes et conséquences des comptes non lettrés

Les erreurs courantes de lettrage

Plusieurs erreurs compromettent la fiabilité de votre comptabilité :

• Oubli de lettrage : certaines factures réglées restent marquées comme impayées, risquant un double paiement ;
• Erreur d’imputation : une facture est lettrée au mauvais règlement, faussant le suivi des créances ;
• Écarts non régularisés : les différences de montant ne sont pas comptabilisées, générant des comptes déséquilibrés ;
• Factures en doublon : les doublons passent inaperçus sans lettrage systématique.

Les conséquences des comptes non lettrés

L’absence de lettrage expose votre entreprise à des risques juridiques et financiers. Non-négligeable : les retards de paiement envers vos fournisseurs déclenchent automatiquement les pénalités légales au-delà de 45 jours fin de mois. Ces sanctions s’appliquent même en cas de simple négligence comptable.

Par ailleurs, relancer des clients pour des factures déjà réglées dégrade sérieusement votre image professionnelle et nuit à la relation commerciale. Enfin, l’accumulation d’écritures non lettrées complique l’établissement de votre bilan annuel, pouvant retarder sa validation.

Comment effectuer un lettrage comptable ?

Lettrage manuel : méthode et bonnes pratiques

Vérification des comptes

Le lettrage manuel consiste à attribuer vous-même les codes de lettrage à chaque paire d’écritures. Commencez par identifier les comptes à lettrer. Extrayez le grand livre ou le relevé de compte pour visualiser l’ensemble des écritures non lettrées.

Notre conseil : classez les opérations par ordre chronologique pour faciliter les rapprochements.

Association des écritures

Rapprochez chaque facture à son règlement correspondant en comparant les montants, dates et références. Traitez prioritairement les cas simples où une facture correspond exactement à un paiement. Cette approche vous permet de vous concentrer ensuite sur les situations complexes nécessitant une analyse plus approfondie.

Attribution du code unique

Attribuez le même code aux écritures qui se compensent. Assurez-vous de ne jamais réutiliser un code déjà attribué pour maintenir la traçabilité rigoureuse de vos opérations comptables.

Validation et régularisation des écarts

Vérifiez que le solde des écritures lettrées est nul. En cas d’écart, régularisez immédiatement via les comptes appropriés :

• Compte 658 (Charges exceptionnelles) : écart défavorable générant une perte ;
• Compte 758 (Produits exceptionnels) : écart favorable générant un gain.

Gérer les situations complexes

Certains cas nécessitent une attention particulière lors du lettrage :

• Facture payée en plusieurs fois : lettrez tous les règlements partiels à la facture initiale en attribuant le même code à chaque versement ;
• 1 règlement = plusieurs factures : lettrez le paiement global à l’ensemble des factures concernées ;
• Écarts de change : enregistrez les différences de conversion dans les comptes appropriés lorsque des transactions impliquent des devises étrangères.

Lettrage automatique : dans les logiciels comptables

Lettrage automatique a priori

Le lettrage a priori attribue un code unique à la facture dès sa saisie initiale dans le logiciel. Concrètement, lors de l’enregistrement du règlement, le comptable indique simplement le code facture correspondant et le système effectue automatiquement l’association. Cette méthode offre une précision élevée et gère efficacement les cas complexes.

Lettrage automatique a posteriori

Le lettrage a posteriori intervient après la saisie complète des opérations. Le logiciel analyse les écritures et rapproche automatiquement celles présentant des correspondances de montant, date ou libellé. Cette approche réduit drastiquement l’intervention humaine et accélère le traitement.

Toutefois, elle atteint ses limites face aux situations complexes : factures payées en plusieurs fois, règlement global pour plusieurs factures ou montants identiques nécessitant une vérification manuelle.

Des interrogations sur le lettrage comptable ? Notre équipe vous répond dans les commentaires !