Comment créer et utiliser un tableau de suivi des paiements clients sur Excel ?

Pour toute entreprise, quel que soit son statut (freelance, PME, startup), suivre les paiements de ses clients est un enjeu majeur de santé financière. Un tableau de suivi des paiements clients Excel bien pensé offre une solution flexible et accessible à tous, sans nécessiter d’outil complexe ni de logiciel coûteux. C’est un outil de pilotage clé qui s’intègre naturellement dans la stratégie de suivi de facturation de l’entreprise, facilitant la gestion des relances et des retards. Dans cet article, Indy vous dit tout ce que vous devez savoir !

Fini le suivi des paiements via Excel !
Indy propose un module de facturation gratuit pour éditer et personnaliser vos devis et vos factures. Vous pouvez également suivre tous vos paiements depuis l’outil ! 🚀
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Modèle de tableau de suivi des paiements clients Excel à télécharger

Pour vous aider dans votre suivi des paiements via Excel, Indy met à votre disposition un tableau de suivi des paiements clients gratuit :

• Pour le télécharger au format Excel, cliquez 👉🏻 ici ;
• Pour le télécharger au format PDF, cliquez 👉🏻 ici.

Pourquoi utiliser un tableau Excel pour suivre les paiements clients ?

Quels sont les bénéfices pour votre gestion ?

Un tableau de suivi des paiements clients vous aide à maintenir une vision claire de vos créances. Il vous permet de distinguer rapidement les factures réglées, celles en attente et celles en retard, ce qui est crucial pour anticiper les besoins de trésorerie et prendre des décisions informées pour votre entreprise.

Comment concevoir un tableau suivi paiement client Excel efficace ?

Quelles colonnes inclure dans votre fichier ?

Un tableau de suivi de paiements efficace doit intégrer des éléments essentiels qui reflètent l’état de vos créances et paiements. Parmi ces champs incontournables :

Les données de facturation

Vous devez inclure la date d’émission, la date d’échéance, le numéro de facture et le montant total dû. Cela constitue le cœur de votre suivi et garantit que votre tableau reflète fidèlement votre activité de facturation.

Les informations de paiement

Il est essentiel d’avoir une colonne pour le montant payé à ce jour, ainsi qu’une colonne de statut de paiement (par exemple “payé”, “en attente”, “en retard”). Cela vous permet d’avoir immédiatement une idée claire des encours à relancer.

Faut-il ajouter des champs automatisés ?

L’utilisation de formules Excel peut grandement fluidifier le suivi :

• Calcul automatique du montant restant dû après un paiement ;
• Calcul du nombre de jours de retard ;
• Indicateurs de statut.

Ces fonctionnalités avancées permettent de réduire les erreurs humaines tout en accélérant le traitement des données.

Comment exploiter votre tableau pour optimiser vos relances ?

Quand relancer un client qui n’a pas payé ?

La gestion des relances est une compétence clé qui complète votre tableau de suivi.

En principe, dès qu’une facture dépasse sa date d’échéance sans paiement, vous devez entamer une démarche de relance, en vous appuyant sur les informations consignées dans votre tableau pour contextualiser vos échanges.

Comment le tableau aide-t-il à structurer les relances ?

En associant vos statuts de paiement à des dates et des commentaires sur les actions déjà réalisées, vous obtenez une chronologie précise des échanges avec vos clients.

Cela vous permet de planifier et d’automatiser vos relances, ce qui améliore vos chances de récupérer les paiements rapidement et de limiter les impayés.

Faut-il suivre aussi les factures fournisseurs ?

Bien que notre focus soit sur les paiements des clients, il est aussi pertinent pour certaines entreprises de gérer un tableau de suivi des factures fournisseurs via Excel pour garder une visibilité complète sur l’ensemble de leurs engagements financiers.

Cette gestion combinée des clients et des fournisseurs améliore la maîtrise de la trésorerie et la planification budgétaire.

Gagnez du temps avec Indy !

Indy ne se limite pas à un simple logiciel de facturation : il s’agit d’une solution comptable complète conçue pour accompagner les auto-entrepreneurs, entrepreneurs individuels ou encore les dirigeants de société.

La plateforme met à disposition un module de facturation intuitif gratuit, permettant de gérer facilement ses documents commerciaux au quotidien.

Une fois connecté à votre espace Indy, la prise en main est rapide et logique.

• Pour créer un devis, il suffit d’accéder à la rubrique « Facturation », de sélectionner l’option « Nouveau », puis de choisir la création d’un devis. La procédure est similaire pour générer une facture : il suffit cette fois de sélectionner l’option correspondante ;
• Indy permet également de personnaliser entièrement vos documents à votre image. Vous pouvez renseigner vos informations légales, celles de vos clients, intégrer votre logo et appliquer les couleurs de votre identité visuelle afin d’obtenir des factures professionnelles et cohérentes ;
• Une fois la facture prête, plusieurs options s’offrent à vous : l’enregistrer en brouillon pour y revenir plus tard ou la valider définitivement. Lors de la validation, la plateforme vous demande d’indiquer la date d’émission afin d’assurer la conformité du document ;
• Autre avantage, la section « Facturation » donne accès à une vue claire de votre suivi de facturation, vous permettant de visualiser rapidement l’état de vos devis et factures en un seul endroit.

Vos données sont aussi centralisées dans le répertoire clients. Cet espace vous offre une vue synthétique, par client, de l’ensemble des informations de paiement : montants facturés, règlements effectués et statut des factures (payées, en attente ou en retard).

🤝 Besoin d’aide ? Notre service client est disponible pour répondre à toutes vos questions et vous accompagner dans chacune de vos démarches !

Un tableau de suivi des paiements clients Excel est un outil puissant pour toute entreprise souhaitant optimiser sa trésorerie et limiter les impayés. En structurant correctement vos données, en téléchargeant un modèle adapté pour gagner du temps et en combinant cet outil avec des relances régulières et structurées, vous développez une gestion de facturation plus efficace. Que vous soyez indépendant ou dirigeant d’une PME, investir quelques heures pour concevoir ou personnaliser votre tableau Excel vous fera gagner de précieuses perspectives sur la santé financière de votre activité.

Vous avez des questions sur le tableau de suivi des paiements clients sur Excel ? 💬 Utilisez l’espace commentaires, nous vous répondrons avec plaisir ! 😉