Compte 614 – Charges locatives

Le compte 614 – Charges locatives est un élément essentiel de la comptabilité pour toute entreprise ou professionnel occupant des locaux. Il fait partie de la classe 6 du Plan comptable général (PCG), dédiée aux charges de l’exercice. Bien distinguer les loyers des charges est crucial pour une tenue de compte rigoureuse et une analyse précise de vos coûts fixes.

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Explications du compte 614

Le compte 614 regroupe l’ensemble des frais accessoires liés à l’occupation d’un bien immobilier (bureau, entrepôt, cabinet). Contrairement au compte 613 (Loyers), qui enregistre le coût principal de la location, le compte 614 sert à comptabiliser les charges dites « récupérables » par le propriétaire auprès du locataire.

On y retrouve généralement :

• Les charges de copropriété (entretien des parties communes, ascenseur) ;
• Les consommations d’eau, de chauffage ou d’électricité si elles sont refacturées par le bailleur ;
• Les taxes locatives (comme la taxe d’enlèvement des ordures ménagères) ;
• Les frais de gardiennage ou de nettoyage des locaux.

Règles relatives au compte 614

Pour utiliser correctement le compte 614, il convient de respecter certaines règles comptables et fiscales :

1. La distinction avec le compte 613 : ne confondez pas le loyer « nu » (6132) et les charges (614). Cette séparation permet de mieux analyser le coût réel des services liés au bâtiment ;
2. La TVA : les charges locatives suivent généralement le régime de TVA du loyer principal. Si le bailleur est assujetti, vous pouvez déduire la TVA sur ces charges ;
3. Le justificatif : chaque écriture doit s’appuyer sur un appel de charges ou une facture de régularisation annuelle envoyée par le propriétaire ;
4. Le cas de la sous-location : si vous sous-louez une partie de vos bureaux, les charges que vous récupérez auprès de votre sous-locataire seront enregistrées en produits (classe 7) et non en déduction du compte 614.

Exemples d’opérations

Voici trois scénarios classiques pour illustrer l’utilisation du compte 614 dans votre journal d’achats.

Exemple 1 : Paiement d’une provision mensuelle de charges

Votre bailleur vous appelle 100 € de charges provisionnelles en même temps que votre loyer.

Exemple 2 : Régularisation annuelle de charges (solde débiteur)

Après décompte annuel, le propriétaire vous réclame un complément de 200 € car les frais réels ont dépassé les provisions.

Exemple 3 : Remboursement de la Taxe d’Enlèvement des Ordures Ménagères (TEOM)

Le propriétaire vous refacture la taxe d’ordures ménagères figurant sur sa taxe foncière.

Nos conseils pratiques

La régularisation de charges peut parfois réserver des surprises (augmentation des prix de l’énergie, travaux imprévus).

Comparez chaque année le montant des provisions versées avec le décompte réel pour ajuster votre budget de trésorerie.

Les charges locatives sont souvent un indicateur de la performance énergétique de vos bureaux.

Si le compte 614 représente plus de 20 % de votre loyer total, il peut être intéressant de discuter avec le bailleur de travaux d’isolation ou de revoir vos contrats d’énergie.

En cas de contrôle fiscal, la simple preuve du virement bancaire ne suffit pas.

Archivez scrupuleusement le décompte annuel détaillé fourni par le syndic ou le propriétaire, car c’est lui qui justifie la déductibilité des montants en 614.

Le compte 614 est le reflet des coûts de fonctionnement de votre espace de travail. Une saisie rigoureuse permet non seulement d’être en règle avec l’administration, mais aussi de garder un œil sur l’évolution de vos frais généraux.

📚 Consulter d’autres comptes de la classe 6 – Comptes de charges :

• Compte 609 – Rabais, remises et ristournes obtenus sur achats ;
• Compte 611 – Sous-traitance générale ;
• Compte 612 – Redevances de crédit-bail ;
• Compte 613 – Locations (loyers immobiliers, matériel, etc.).

Vous avez davantage de questions sur le compte 614 – charges locatives ou sur le bilan comptable ? N’hésitez pas à utiliser l’espace commentaire, nous vous répondrons avec plaisir !