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Comment remplir sa DSN en société ?

Vous avez une société privée et vous employez du personnel en France ? Alors il sera nécessaire de vous pencher sur la Déclaration sociale nominative (DSN) qui remplace la DADS-U depuis 2017. Ce fichier produit à partir de la paie doit être rempli et transmis tous les mois, sans exception, aux organismes concernés. On vous en dit plus !

Comment remplir sa DSN en société ?

Sommaire

  1. Qu’est-ce que la DSN ?
  2. Qui est concerné par la DSN ?
  3. Les étapes pour remplir la DSN
  4. Quand transmettre sa DSN ?
  5. Que se passe-t-il en cas de manquements ?

Qu’est-ce que la DSN ?

La Déclaration sociale normative est un sous-produit de la paie, c’est-à-dire qu’elle repose sur des données comme les cotisations, le SIRET, ou encore les salaires. Ainsi, elle a pour but de transmettre les informations périodiques requises pour la gestion de la protection sociale de tous les salariés rattachés à la société. Autrement dit, la DSN va permettre signaler certains événements qui ont un impact sur la paie aux organismes et administrations concernées comme l’Urssaf, la CPAM, ou encore Pôle emploi.

Parmi les événements qui ouvriront les droits des salariés, on peut penser à :

  • La maternité/paternité
  • Un accident du travail
  • Un arrêt maladie
  • La reprise anticipée de travail
  • Le changement ou fin de contrat (comme une démission par exemple)

Au-delà de son rôle informatif, la DSN a été lancée en 2017 et généralisée en 2019 pour simplifier et sécuriser toutes les obligations sociales des employeurs, tout en réduisant le poids des formalités. Et depuis le 1er janvier 2020, elle remplace également la déclaration obligatoire d’emploi de travailleurs handicapés (DOETH).

Par ailleurs, la DSN est unique, et surtout dématérialisée !

Qui est concerné par la DSN ?

La DSN est obligatoire pour toutes les entreprises du secteur privé du régime général. Toutefois, un changement est envisagé à partir de 2022 : la DSN pourrait devenir obligatoire pour le secteur public, en référence à la loi du 10 août 2018 pour un « État au service d’une société de confiance ».

Par ailleurs, sont exclus de la DSN et doivent, à la place, remplir la DADS-U (déclaration annuelle de données sociales unifiées) :

  • Les employeurs particuliers
  • Les employeurs de la fonction publique
  • Certaines entreprises situées dans des zones géographiques non concernées par la DSN comme Monaco, certaines collectivités d’Outre-Mer, certaines entreprises de Mayotte sans SIRET, etc.
  • Les employeurs qui remplissent la DSN mais emploient des salariés hors du périmètre DSN.

Les étapes pour remplir la DSN

Le logiciel de paie

D’abord, la DSN est générée par un logiciel de paie compatible. Ce dernier doit être paramétré en conséquence et rassembler les cotisations légales et complémentaires. Et chaque année, vous pourrez y intégrer les fiches de paramétrage de vos organismes complémentaires (FPOC) qui vous concernent.

Par ailleurs, si vous ne possédez pas de logiciel de paie, vous pouvez avoir recours au Titre emploi service entreprise (TESE) par exemple.

Les vérifications

Ensuite, pour ajouter votre DSN, vous devrez vous inscrire sur net-entreprises.fr. Après quoi, il faudra opérer à plusieurs étapes vérifications :

  • Faire contrôler la fiabilité des Numéros d’inscription au répertoire des salariés via le BIS (bilan d’identification des salariés) transmis après une embauche.
  • Faire vérifier votre Siret.
  • Déterminer si votre logiciel de paie est compatible à la norme NEODeS qui permet d’émettre des DSN.
  • Opérer à un pré-contrôle quant au respect du cahier technique de la DSN. Vous pouvez consulter le cahier technique 2020 et celui de 2021.

Le dépôt du fichier

Une fois les étapes de vérification validées, alors vous pourrez accéder à la DSN :

  1. Rendez-vous dans la rubrique “Dépôt d’un nouveau fichier
  2. Sélectionnez votre DSN et ajoutez le fichier
  3. Cliquez sur “Envoyer”
  4. Ouvrez le certificat de conformité de votre fichier (téléchargeable)
  5. Affichez les détails de votre déclaration (téléchargeables)

Vous pourrez également accéder à l’Attestation employeur ainsi qu’à la BPIJ (Bordereau de paiement des indemnités journalières). En bref : tout est disponible sur votre espace pour faire un suivi efficace !

Quand transmettre sa DSN ?

Quand transmettre sa DSN ?

Vous devez remplir et transmettre la DSN une fois par mois selon les modalités suivantes :

  • Avant le 5 du mois pour les entreprises d’au-moins 50 salariés et dont la paie est versée au cours du même mois que la période de travail.
  • Avant le 15 du mois pour le reste.

Ainsi, si un événement survient au cours du mois, vous devrez alors le signaler via la DSN dès qu’il est connu.

Que se passe-t-il en cas de manquements ?

En cas de retard

Si vous loupez les délais mentionnés ci-dessus, alors vous risquez de payer une pénalité de 51 € par salarié à chaque retard mensuel. Il existe cependant un plafonnement à 5 142 € par entreprise et par an si le retard est inférieur ou égal à 5 jours .

En cas de non-production

Dans le cas où vous ne produisez pas de DSN, alors vous encourez le risque de payer une pénalité à hauteur de 17,14 € pour chaque salarié. Il existe toutefois des seuils de pénalité : si vous employez plus de 2 000 salariés, le montant maximum des pénalités ne peut pas être supérieur à 10 000 €. En revanche, si vous employez moins de 2 000 salariés, alors le montant plafonné est à 750 €.

En cas d’omission

Vous avez oublié de déclarer un salarié ? Dans ce cas précis, et comme pour le retard, la pénalité s’élève à 51 € par salarié omis, avec un plafond de 5 142 € par entreprise et par an si le retard est inférieur ou égal à 5 jours. Toutefois, si le salarié est bien déclaré mais qu’il manque des données clés, la pénalité sera alors de 17,14 € dans le cas où la régularisation n’est pas faites dans les 30 jours qui suivent la transmission de la DSN.

En cas d’une inexactitude

Ici, la pénalité encourue est de 11,32 € si la régularisation n’est pas faite dans les 30 jours qui suivent la transmission de la DSN. En revanche, si les rémunérations qui sont déclarées viennent réduire le montant des cotisations dues, alors l’employeur devra payer une pénalité de 34,28 € par salarié.

Vous avez des questions sur la DSN ? N’hésitez pas à nous les poser en commentaire. Et rejoignez notre communauté d’indépendants sur notre groupe Facebook de comptabilité !

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par Clémentine Pougnet

Rédactrice pour Indy, la comptabilité des indépendants tout simplement.

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