Comment rendre ses comptes confidentiels ?

À chaque clôture d’exercice, les sociétés sont dans l’obligation de déclarer et de déposer des comptes sociaux au registre du commerce et des sociétés (RCS). Ces derniers sont ensuite publiés au Bodacc. Bien que cette opération permette de garantir une certaine transparence, certaines entreprises font le choix de garder leurs comptes confidentiels. Indy vous explique comment cette option fonctionne !

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📝 En résumé :

• Pour rendre ses comptes confidentiels, la décision doit être prise par la direction et en principe au cours d’une assemblée générale annuelle ;
• Les sociétés concernées par la confidentialité des comptes sont : les petites et moyennes entreprises ainsi que les micro-entreprises (telles que définies par l’article L123-16-1 du Code de commerce) ;
• Certaines sociétés sont néanmoins exclues et ne peuvent demander la confidentialité des comptes. C’est notamment le cas des petites et moyennes entreprises qui appartiennent à un groupe, des établissements de crédit et sociétés de financement…

Pourquoi rendre ses comptes confidentiels ?

Plusieurs raisons peuvent pousser un chef d’entreprise à décider de ne pas publier ses comptes annuels. Cette décision est prise par la direction de l’entreprise et peut être décidée en assemblée générale annuelle.

Les deux situations les plus fréquentes sont les suivantes :

• Si les comptes sont négatifs. Dans ce cas, ne pas les publier permet à l’entreprise de garder une certaine crédibilité. Cela peut notamment intervenir si l’entreprise est jeune et qu’elle n’a pas encore eu le temps de faire ses preuves ;
• Si l’entreprise souhaite « cacher » ses chiffres à la concurrence. Cette stratégie vise à éviter de trop en dévoiler sur sa situation comptable.

Gardez toutefois à l’esprit que si vous décidez de garder vos comptes confidentiels, ils resteront accessibles et consultables par les administrations, les autorités judiciaires ou encore la Banque de France.

Les sociétés concernées par la confidentialité des comptes

Les micro-entreprises (voir la définition au paragraphe suivant), les petites entreprises et les moyennes entreprises sont concernées par la confidentialité selon certains critères. Ces dernières devront envoyer une déclaration supplémentaire lors de la transmission des comptes. La déclaration peut être réalisée par le chef d’entreprise. Mais attention : si vous souhaitez réaliser cette opération, veillez à bien respecter les modèles de déclaration que nous vous communiquons ci-dessous au cas par cas.

Les micro-entreprises

Ici, les micro-entreprises font référence à la taille et la capacité d’une entreprise telles que définies par l’article L123-16-1 du Code de commerce. Il ne faut donc pas les confondre avec le régime de la micro-entreprise, qui est bien distinct.

Pour être considérée comme une micro-entreprise et ainsi pouvoir garder l’intégralité des comptes en confidentiel, il faut que votre société respecte au moins deux de ces critères :

• Un bilan total de moins de 450 000€ ;
• Un chiffre d’affaires net de moins de 900 000€ ;
• Avoir moins de 10 salariés.

Si vous remplissez les critères, alors vous devrez communiquer une déclaration de confidentialité pour les micro-entreprises à partir du modèle suivant. L’information sera communiquée lorsque vous déposerez vos comptes au RCS et vous recevrez par la suite un certificat. Ce dernier précisera que vos comptes ont bien été déposés mais que ces derniers resteront confidentiels.

Les petites entreprises

A contrario des micro-entreprises, les petites entreprises ne peuvent pas garder en secret tous leurs comptes annuels, mais seulement leur compte de résultat. Ainsi, vous devrez vous assurer que votre société ne dépasse pas au moins deux des trois critères suivants :

• Un bilan total de 7,5 millions d’euros ;
• Un chiffre d’affaires net de moins de 15 millions d’euros ;
• Avoir moins de 50 salariés.

Le modèle de déclaration de confidentialité à joindre avec votre dépôt des comptes annuels est celui-ci. Et comme pour les micro-entreprises, vous recevrez un certificat précisant que les comptes ont bien été déposés mais que le compte de résultat restera confidentiel. Par ailleurs, si vous avez un commissaire aux comptes, vous devrez remplir ce document supplémentaire.

Les moyennes entreprises

Enfin, les moyennes entreprises ne sont pas totalement concernées par la confidentialité des comptes. Si vous êtes dans ce cas, vous pouvez toutefois demander une publication simplifiée et non détaillée de vos comptes annuels si votre entreprise ne dépasse pas au moins deux des trois critères suivants :

• Un bilan total de 25 millions d’euros ;
• Un chiffre d’affaires net de moins de 50 millions d’euros ;
• Avoir moins de 250 salariés.

Vous trouverez le modèle de déclaration de confidentialité pour les moyennes entreprises sur ce lien à joindre avec votre déclaration des comptes annuels. Un rapport du commissaire au compte peut également être ajouté.

Les sociétés exclues et autres exceptions

Il existe certains cas où la confidentialité des comptes ne peut s’appliquer, indépendemment des conditions mentionnées ci-dessus.

Voici la liste exhaustive proposée par le Service Public :

• Petites et moyennes entreprises appartenant à un groupe ;
• Établissements de crédit et sociétés de financement ;
• Entreprises d’assurance et de réassurance, fonds de retraite, mutuelles par exemple ;
• Sociétés cotées sur un marché réglementé ;
• Micro-entreprises dont l’activité consiste à gérer des titres de participations et de valeurs mobilières (holding) ;
• Entités faisant appel à la générosité publique.

Besoin d’aide pour déposer vos comptes ?

Au-delà de la confidentialité, le dépôt des comptes peut s’avérer fastidieux. Pour vous accompagner étape par étape dans vos démarches, et vous aider à y voir plus clair, Indy s’occupe de remplir la déclaration de confidentialité pour vous !

Et pour mieux comprendre comment s’articulent les comptes, n’hésitez pas à consulter nos deux articles à ce sujet : Le dépôt des comptes sociaux pour les sociétés et Comment fonctionnent les comptes annuels ?

La confidentialité des comptes n’a désormais plus de secret pour vous. Vous avez une question supplémentaire ? Posez-la en commentaire, l’équipe d’Indy y répondra sans délai.