Faire sa comptabilité d’auto-entrepreneur avec Excel

En micro-entreprise, l'un des principaux avantages réside dans la présence d'obligations comptables simplifiées. Cependant, un auto-entrepreneur doit tout de même respecter certaines réglementations. Parmi celles-ci, nous retrouvons le livre des recettes et le registre des achats. Le recours à un expert-comptable n'étant pas obligatoire, vous pouvez parfaitement réaliser votre comptabilité par vous-même. Pour ce faire, vous pouvez utiliser Excel. Attention toutefois à ne pas soumettre vos documents comptables sous ce format puisqu'il n'est pas reconnu par l'administration fiscale. Comment réaliser sa comptabilité avec Excel ? Existe-t-il d'autres outils tout autant voir plus efficaces ? Nous vous expliquons tout ici 👇

Faire sa comptabilité d’auto-entrepreneur avec Excel

 💡 Le saviez-vous ?
Les obligations comptables sont simplifiées en micro-entreprise ! Nul besoin de faire appel à un expert-comptable, optez pour Indy, la solution tout-en-un qui accompagne les indépendants dans leur comptabilité, et suivez toutes vos dépenses et vos recettes en un clic ! 🤩
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Les avantages d’utiliser Excel pour réaliser la comptabilité de votre micro-entreprise

✅ Le prix

En premier lieu, le principal avantage de l’outil Excel réside bien évidemment dans sa gratuité. En effet, vous n’aurez pas à débourser de fonds supplémentaires pour gérer votre comptabilité en ligne. Les économies ainsi réalisées pourront alors être réaffectées à d’autres projets liés à votre micro-entreprise (également connue sous le nom d’auto-entreprise).

✅ La flexibilité

En choisissant Excel, la gestion de l’intégralité de vos données comptables se fera en quelques clics seulement. En plus des éléments importants à enregistrer, vous aurez également la possibilité de suivre d’autres aspects cruciaux de votre comptabilité et ainsi de garder la main sur la rentabilité de votre micro-entreprise.

✅ L’accessibilité

À tout instant de la journée, vous pouvez accéder à votre document Excel vous permettant ainsi de tenir à jour votre comptabilité et assurer un suivi quotidien.

Quelles sont les spécificités de la comptabilité des auto-entrepreneurs ?

Tous les auto-entrepreneurs (aussi appelés micro-entrepreneurs) sont dans l’obligation de tenir un livre des recettes encaissées. Ce dernier constitue un registre comptable essentiel qui permet à un auto-entrepreneur de répertorier, de manière chronologique, l’ensemble des recettes encaissées au cours d’une année civile. Ainsi, que vous exerciez votre activité dans le domaine artisanal, commercial ou en activité libérale, il est obligatoire de tenir à jour ce document comptable, et ce, à chaque réception de paiement.

D’autre part, certains auto-entrepreneurs sont également tenus d’établir un registre des achats, permettant de consigner, chronologiquement et annuellement, l’intégralité des achats effectués dans le cadre de leur activité. Les activités concernées par la tenue de ce registre sont les suivantes :

  • les activités liées à la vente de marchandises, d’objets, de fournitures, de denrées à emporter ou à consommer sur place ;
  • les activités de fourniture de logement.

Ainsi, à titre d’exemple, si vous exercez une activité de prestation de services, vous n’êtes en aucun cas assujetti à la tenue du registre des achats.

Les spécificités de la comptabilité des auto-entrepreneurs

Comment suivre la comptabilité de votre micro-entreprise sur Excel ?

Création des registres comptables

Tout d’abord, il sera nécessaire de créer le ou les tableau(x) de bord qui serviront de support à la réalisation de votre livre des recettes et de votre registre des achats. À cet effet, vous devez créer deux tableaux, chacun comprenant 6 colonnes. Concernant le livre des recettes, le tableau doit comporter les éléments suivants :

  • la date d’encaissement des recettes ;
  • la référence de la facture ;
  • l’identité du client ;
  • la nature de la prestation facturée ou la référence du produit ;
  • le montant encaissé (excluant la TVA) ;
  • la modalité de règlement (chèque, espèces, carte bancaire ou virement).

Le registre des achats, quant à lui, doit inclure les mentions suivantes :

  • la date du règlement ;
  • la référence de la pièce justificative de paiement ;
  • le nom ou la dénomination du fournisseur ;
  • la nature de l’achat ;
  • le montant de la dépense en TTC (toutes taxes comprises) ;
  • le moyen de paiement.

👉 Pour faciliter cette tâche, vous trouverez sur le site officiel du gouvernement les modèles officiels du livre des recettes et du registre des achats.

Ajout des transactions

Une fois les deux tableaux réalisés, vous devez venir y enregistrer l’ensemble de vos transactions. Ainsi, à chaque dépense effectuée dans le cadre de votre activité professionnelle, il vous faudra remplir une nouvelle ligne avec les éléments nécessaires dans le registre des achats. Cette démarche permettra, in fine, d’effectuer le calcul de vos charges professionnelles. De même, à chaque recette encaissée, vous devrez créer une nouvelle ligne en y incluant les informations requises dans le livre des recettes.

✨ Petit conseil de l’équipe Indy ! 
Pour vous assurer que tout a bien été correctement comptabilisé, nous vous conseillons vivement d’effectuer de manière régulière un rapprochement bancaire. Cela vous permettra ainsi de vérifier que les relevés de votre micro-entreprise correspondent en tout point à vos enregistrements réalisés sur Excel.

Les calculs à effectuer en fin d’exercice

Une fois votre exercice terminé, il sera nécessaire de venir calculer votre chiffre d’affaires. Le chiffre d’affaires représente la totalité des recettes financières générées par l’auto-entrepreneur au cours d’une période définie. Pour déterminer votre chiffre d’affaires, vous devez uniquement prendre en considération les sommes effectivement encaissées et non celles qui ont été facturées. En d’autres termes, vous devez seulement comptabiliser les montants déjà réglés par vos clients. Bien que cela puisse sembler évident, nombreux sont ceux qui commettent encore l’erreur.

🔎 Pour plus de clarté, voici un petit cas concret :

Supposons que vous soyez un auto-entrepreneur spécialisé dans le design web. Vous avez réalisé une prestation pour un client d’une valeur s’élevant à 1500€. Lors de la réalisation de votre déclaration de chiffre d’affaires, le client a seulement réglé la moitié du montant de la prestation, soit 750€. Par conséquent, dans votre chiffre d’affaires, vous devez seulement prendre en compte les 750€ effectivement payés, et non les 1500€ facturés !

La formule pour calculer le chiffre d’affaires est donc : prix de vente unitaire * quantités encaissées.

Les calculs à effectuer en fin d'exercice

Conservation des documents

Enfin, en tant qu’auto-entrepreneur, vous êtes dans l’obligation de conserver vos documents comptables dont le livre des recettes, le registre des achats et l’ensemble des pièces justificatives pendant une période de 10 ans à partir de la clôture de l’exercice comptable concerné. En effet, bien que l’administration fiscale ait généralement une période de rappel limitée à 3 exercices en arrière, elle peut néanmoins remonter jusqu’à 10 ans en cas de suspicion de fraude. De cette manière, un livre des recettes établi pour l’année 2024 devra être conservé jusqu’en 2034 !

Existe-t-il des outils plus adaptés aux besoins d’un auto-entrepreneur ?

Tout à fait ! 😉

Comme évoqué précédemment, bien que la comptabilité sur Excel présente de nombreux avantages, il est impossible de fournir vos documents comptables sous ce format car il n’est pas reconnu par l’administration fiscale.

De plus, le risque d’erreur sur Excel est toujours présent. Afin d’éviter toute erreur, il peut être judicieux de faire appel à un expert-comptable. Celui-ci pourra alors vous aider à optimiser votre trésorerie tout en minimisant les risques d’erreur.

Cependant, les services d’un expert-comptable sont particulièrement onéreux, pouvant coûter entre 50€ et 300€ HT de l’heure. Pour remédier à ce problème, nous vous proposons une solution à la fois simple et accessible : un logiciel de comptabilité en ligne, tel qu’Indy ! Il s’agit là d’une solution économique, en moyenne 2 à 5 fois moins chère qu’un expert-comptable.

Chez Indy, toutes les fonctionnalités sont incluses dans le prix de l’abonnement, qui est sans engagement. Vous pouvez archiver vos documents comptables, réaliser vos déclarations, suivre l’évolution de votre chiffre d’affaires et ainsi avoir une vision complète sur votre comptabilité ! Pour les auto-entrepreneurs, Indy assure même un accompagnement complet 100% gratuit lors de la création de votre micro-entreprise, alors profitez-en !

Sur l’application, vous avez le choix entre 2 formules :

  • Indy : 100% gratuit et sans conditions. Cette formule permet un suivi automatisé des transactions, la réalisation de devis et factures personnalisées ainsi que la possibilité de souscrire à un compte bancaire professionnel ;
  • Indy Premium : à partir de 12€/mois, sans engagement, idéal pour automatiser la TVA et déclarer son chiffre d’affaires à l’URSSAF directement depuis le logiciel. En plus, pour cette formule, vous bénéficiez d’une période d’essai gratuite de 15 jours !

FAQ – Questions fréquentes

Je suis auto-entrepreneur, puis-je faire ma facturation avec Excel ?

En tant qu’auto-entrepreneur, vous pouvez tout à fait faire votre facturation avec l’outil Excel. Attention toutefois à bien penser à l’exporter au format PDF et à inclure les mentions obligatoires dans vos factures.

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Où trouver des exemples de fichier Excel pour les factures auto-entrepreneur ?

Vous pouvez vous procurer des exemples de factures auto-entrepreneur directement sur Internet.

Sinon, voici deux exemples de factures réalisées sous le format d’un fichier Excel. L’une est avec TVA et l’autre sans TVA.

Une question sur cet article ou un avis à nous faire parvenir ? Laissez-nous un commentaire dans l’espace prévu à cet effet, l’équipe Indy vous répondra dans les meilleurs délais ! 🤗

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par Lauriane Kadri

Lauriane est rédactrice de contenus chez Indy. Elle a la vocation de vous aider à devenir indépendants sur votre comptabilité.